Méthodologies de mise sur pied de solutions documentaires
Remarque :
Matériel adapté de Marcoux, Yves. 2007. Notes de cours du SCI6052 Information documentaire numérique. EBSI, FAS, UdeM.
Vous croiserez dans votre vie professionnelle des situations où vous (ou votre milieu) implanterez une nouvelle solution documentaire : création d'une base de données, informatisation de votre collection, développement d'un site web, implantation d'un système de GED, etc. Pour arriver à bien le faire, il faut adopter une démarche systématique adaptée à la situation. C'est ce que l'on appelle une méthodologie. Bien que chaque type de solution documentaire possède une méthodologie qui lui est propre, on y retrouvera nécessairement les cinq étapes illustrées ci-dessous :
Plus précisément :
Analyse de besoins : C'est la toute première étape d'un projet d'implantation d'une solution documentaire où il faut s'assurer de bien comprendre le besoin, le contexte, les ressources disponibles, etc. Certains vont parler d'une étude de faisabilité ou de la définition du cahier des charges.
Conception : Après avoir fait l'analyse des besoins, pris la décision d'aller de l'avant avec le projet et décidé de la plateforme retenue, il est temps de réfléchir aux fonctionnalités nécessaires, aux caractéristiques recherchées, mais sans implantation.
Développement : L'étape de développement consiste à acquérir la plateforme et à l'installer s'il s'agit d'une solution existante. Dans certains cas, il est possible que le choix se soit porté sur une solution maison qu'il faudra donc programmer.
Implantation : L'implantation comme telle correspond à l'opérationnalisation de la solution dans le milieu. Les étapes précédentes (conception et développement) se font en vase clos, par l'équipe de développement et parfois certains utilisateurs choisis pour prétester. L'implantation se fait plus largement dans tout le milieu. Il faut habituellement prévoir à cette étape de la formation auprès des utilisateurs, des stratégies pour faire la transition d'un ancien système vers le nouveau (le cas échéant), de la saisie ou migration de données, etc.
Évaluation : Il est important de faire un suivi serré suite à l'implantation, pour s'assurer que tout se passe bien. Ce suivi doit se continuer aussi par la suite de manière régulière. Éventuellement, la solution documentaire pourrait devenir moins pertinente si les activités de votre milieu changent par exemple. Le suivi permettra de détecter cette situation pour recommencer en ce cas le cycle.
Ainsi, toute méthodologie d'implantation d'une solution documentaire comprendra ces étapes. Elles pourront être nommées différemment, le découpage pourrait aussi être un peu différent et certaines étapes être moins présentes dans un cas que dans un autre, mais on les y retrouvera. Nous examinerons plus avant le cas de l'implantation d'une base de données documentaire.
Remarque :
Des liens peuvent être faits entre ces étapes et les différents constats effectués précédemment lors de l'examen des modèles d'intégration des technologies dans les organisations et d'acceptation et d'utilisation des technologies, notamment :
La première étape d'analyse des besoins sert entre autres à s'assurer de bien comprendre le contexte où la solution documentaire sera implantée. On y retrouvera entre autres certaines caractéristiques organisationnelles (notamment les ressources disponibles) ainsi que les caractéristiques de son utilisation (besoin, profils d'utilisateurs par exemple).
Les étapes de conception et de développement seront enrichies par la bonne compréhension du contexte obtenu à la première étape. On ne peut en effet concevoir et développer une solution documentaire de manière efficace sans cette connaissance de l'environnement. L'implication d'utilisateurs dans ces étapes pour prétester la solution documentaire démontre bien l'importance mise sur les acteurs/utilisateurs dans les modèles présentés.
Lors de l'implantation, la formation qui est à prévoir est un exemple de mise en place de conditions facilitatrices pour aider à l'acceptation de la solution documentaire.
Finalement, la dernière étape d'évaluation permet un ajustement constant de la solution à son environnement.
Exemple : Méthodologie pour l'implantation d'une base de données documentaire
La figure ci-dessous résume les différentes étapes proposées par Marcoux (2007) (note : ce texte est présenté à la section suivante) pour la conception et la mise en place d'une base de données documentaire, avec en surimposition les 5 étapes présentées précédemment :
On remarque ainsi que les 5 étapes s'y retrouvent bien :
Analyse des besoins : Cette étape correspond pour une base de données à l'étude de faisabilité. Il est intéressant de noter, d'une part, le "déclencheur" qui amène à démarrer le processus, soit l'identification d'un besoin pour ce type de solution documentaire et, d'autre part, le fait que l'étude de faisabilité ne mène pas toujours nécessairement à la mise en place de la solution. Il est possible que l'analyse des besoins et des ressources mène à la conclusion que ce projet n'est pas possible.
Conception : Pour une base de données, il s'agit ici de définir le dictionnaire de données qui comprendra le détail sur tous les champs nécessaires dans la base de données. Comme indiqué précédemment, à cette étape, la base de données n'est pas développée, elle est conceptualisée uniquement.
Développement & Implantation : Dans la méthodologie décrite par Marcoux (2007), ces deux étapes sont regroupées ensemble. Le développement comme tel, c'est-à-dire de monter la structure de données de la base de données dans un système de gestion de base de données est compris à même l'implantation. On note la présence de test et de formation ainsi que la saisie de données.
Évaluation : L'auteur ici propose une mise à jour et un suivi périodiques.