Couche sémantique apportée par la structure
Structure de base d'un fichier de tableur
Un tableur enregistre ses données sous forme de classeurs qui peuvent contenir une ou plusieurs feuilles de données. Cette division en plusieurs feuilles au sein d'un classeur permet de regrouper ensemble des données sur certaines thématiques. Imaginons par exemple que les données sur les clients et les projets de la firme ABC Courtage informationnel soient conservées dans un classeur. Les données y seraient logiquement divisées en deux feuilles de données, une pour les clients et l'autre pour les projets, comme illustré ci-dessous par les deux onglets du classeur. Cette structuration des informations représente une première couche sémantique.
La manière dont l'information se présente dans une feuille de données est aussi porteuse de sens (sémantique) :
Les lignes représentent habituellement des enregistrements;
Les colonnes représentent des caractéristiques de ces enregistrements.
Dans l'exemple ci-dessus, chacune des lignes représente un(e) client(e) de la firme ABC Courtage informationnel. Les colonnes décrivent des caractéristiques de ces clients (titre, prénom, nom, etc.).
La numérotation des lignes et des colonnes sert à identifier de manière unique chacune des cellules (c'est-à-dire des boîtes contenant une donnée) de la feuille de données (on parle de l'adresse de la cellule). Le prénom Ana, dans l'exemple ci-dessus, se situe au croisement de la colonne C et de la ligne 2. Son adresse relative est ainsi C2.
Remarque : Adresse relative?
Eh oui, ici aussi on retrouve la notion d'une adresse relative et d'une adresse absolue! C'est lorsque vient le temps de faire des formules que cette notion est importante :
On peut en effet utiliser une adresse relative dans une formule pour pointer vers une cellule à une certaine position par rapport à la cellule où se trouve la formule. La formule ainsi construite s'adaptera si on la colle dans une autre cellule.
On peut aussi vouloir pointer vers une cellule fixe (c'est-à-dire qui ne s'adaptera pas si on colle la formule dans une autre cellule) auquel cas il faut utiliser une adresse absolue. La syntaxe pour une adresse absolue consiste à ajouter un signe de dollar ($) devant la colonne et/ou la ligne dans l'adresse comme, par exemple, $C$2.
Cette structure en colonne permet entre autres d'ajouter des filtres pour faciliter la navigation dans la feuille de données. Dans Calc, c'est la fonction Autofiltre (dans le menu Données) qui permet de faire apparaître ces filtres en haut des colonnes. Comme illustré ci-dessous, cette fonction fait apparaître un menu déroulant pour les entêtes de colonne, menu déroulant qui présente toutes les valeurs prises dans une colonne pour permettre d'en sélectionner. Si on coche certaines valeurs parmi les valeurs affichées, seules les lignes correspondant à cette catégorie demeureront visibles dans la feuille de données. Les filtres n'effacent en effet pas les lignes, ils ne font que les masquer. Pour les afficher de nouveau, il suffit de retourner dans le filtre de la colonne pour sélectionner toutes les valeurs.
Remarque : Et les feuilles de graphique?
Les habitué(e)s du tableur Excel de la suite Microsoft Office se disent probablement que ce qui a été dit n'est pas tout à fait complet. Dans un classeur Excel, en sus des feuilles de données, on peut retrouver des feuilles de graphique. Dans ces dernières, on ne retrouve pas des lignes et des colonnes de données, mais uniquement un graphique. En fait, ce ne sont pas tous les tableurs qui possèdent des feuilles de graphique. Calc, de la suite LibreOffice, n'en contient pas. Ce qui se retrouve par contre dans tous les classeurs de tableur sont des feuilles de données! Nous nous concentrerons ainsi uniquement sur ces dernières.