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Plan du cours BLT6112 - L'évaluation des archives (Hiver 2009)

Université de Montréal, École de bibliothéconomie et des sciences de l'information, Maîtrise en sciences de l'information

3 crédits
Cours obligatoire (MSI 2e année, option archivistique)
Préalable(s) : BLT 6059 Archivistique et information documentaire

Professeur : Yvon Lemay

Courriel : yvon.lemay@umontreal.ca
Téléphone : 514 343 7552
Bureau : C 2042
Site Web du cours : http://cours.ebsi.umontreal.ca/blt6112/

Les cours se donnent le mardi, 13h - 16h au B-3270.
Les heures de disponibilités sont le jeudi, 13h - 16h ou sur rendez-vous.

Description

Description :
L'évaluation intellectuelle : définition, perspectives historiques, problématique. Principes directeurs. Valeurs et fonctions des archives. Processus, critères et outils d'évaluation. Approches. L'évaluation financière.

Introduction :
Dans le cadre de ce cours, l’évaluation est envisagée selon trois différentes perspectives : 1) l’évaluation dans une optique de gestion du cycle de vie des documents d’archives, 2) l’évaluation en rapport avec l’acquisition de fonds d’archives et 3) l’évaluation de la valeur monétaire des archives. À la différence du cours ARV1053, le cours BLT6112 s’intéresse davantage à la dimension intellectuelle de l’évaluation des archives.

« Puis, passant à l'application de son modèle théorique d'analyse fonctionnelle, (Helen Samuels) identifie les fonctions sociales de l'université — « confer credentials ; convey knowledge ; foster socialization  ; conduct research ; sustain institution ; provide public service ; promote culture  » et suggère qu'elles tiennent lieu de paramètres dans les choix de rétention des archives... de manière à très bien documenter, non seulement les activités, mais aussi et surtout le rôle social de l'organisation, et à mettre à la disposition des éventuels utilisateurs une mémoire cohérente et crédible. » Helen Willa Samuels, Varsity Letters. Documenting Modern Colleges and Universities, 1992, 7, cité dans : Grimard, Jacques. 1994. Mémoire et archives : les choix des témoignages. In Actes du séminaire : L’Objet contemporain, Québec, 14-15 mars, 59-70. Québec : Musée de la civilisation.

« Une archive est un dépôt pour le futur, un point de départ, non un point d’arrivée. » Anna Harging, ed., Potential: Ongoing Archive, 2002, 51, cité dans : Spieker, Sven. 2008. The Big Archive: Art from Bureaucracy. Cambridge: The MIT Press, 202, note 6 (notre traduction).

Objectif général

Le cours vise à rendre l’étudiant(e) apte à :

• développer une vision synthèse et à porter des jugements sur les fondements théoriques et les pratiques d’évaluation des archives, y compris dans l’environnement numérique.

Objectifs spécifiques

À la fin de ce cours, l’étudiant(e) sera en mesure de :

• comprendre les concepts, les principes et les finalités de l’évaluation archivistique;

• procéder à une analyse critique de la littérature scientifique et professionnelle relative aux fondements théoriques et aux applications pratiques de l’évaluation archivistique;

• porter un jugement sur les diverses approches analytiques et les différents modes d’application en matière d’évaluation des archives, dont tout particulièrement les valeurs primaire et secondaire et le calendrier de conservation;

• présenter une vision synthèse d’un ou de plusieurs aspects de la fonction «évaluation des archives».

• communiquer oralement et par écrit les résultats de ses lectures et travaux de recherche.

Méthodes pédagogiques

Le cours BLT6112 s’adresse à des étudiant(e)s qui sont parvenus au terme de leur programme d’études. Dans la planification des activités d’enseignement et d’apprentissage, une large place est donc accordée à leur participation. Discussions à partir de lectures, travaux pratiques, travail de recherche, exposés, etc. les étudiant(e)s seront ainsi appelés à prendre une part active à leur formation. En conséquence, l’enseignement magistral sera réduit au minimum et le professeur agira davantage à titre de personne-ressource.

De plus, dans le but de permettre aux étudiant(e)s d’approfondir leurs connaissances et de développer leur propre vision, des conférenciers seront appelés au cours de la session à venir faire part de leurs expériences et de leurs préoccupations en matière d’évaluation des archives.

Le programme des conférences est le suivant :

• Aïda Chebbi, étudiante au doctorat, EBSI : 10-03-09 (Sites Web)
• Basma Makhlouf, étudiante au doctorat, EBSI : 07-04-09 (L’évaluation de l’évaluation)
• Marcel Caya,  professeur et responsable du programme de gestion des documents et des archives à l’UQAM : 24-03-09 (Évaluation monétaire)

Contenu du cours

Le contenu du cours comprend quatre principaux aspects :

1. Évaluation des archives : concepts, principes et finalités
Qu’est-ce que l’évaluation archivistique ? À quoi sert-elle ? Sur quel(s) principe(s) et sur quelles notions fondamentales prend-elle appui ? Pour répondre à ces questions, les points suivants seront notamment abordés : définitions, genèse (approches), principes directeurs, notion de valeur, cycle de vie, théorie des trois âges.

2. Évaluation des archives : analyse évaluative
Quelles sont les différentes approches de l’évaluation ? En fonction de quels critères les processus d’évaluation s’opère-t-il ? Pour répondre à ces questions, nous aborderons entre autres les points suivants : micro-évaluation et calendrier de conservation; macro-évaluation (macro-appraisal) et analyse fonctionnelle; analyse de contenu et valeurs / fonctions des archives; valeur primaire et valeur secondaire; critères en fonction de la valeur de l’information, des coûts de conservation et des implications de la décision de sélection; stratégie de documentation archivistique (documentation strategy), etc.

3. Évaluation des archives : processus de gestion
À l’aide de quels moyens l’évaluation des archives est-elle mise en œuvre ? Les principaux points traités seront les suivants : accroissement (versement, acquisition), politique d’acquisition, acquisition d’archives privées (entente contractuelle), règles de conservation (élimination, versement, transfert), autorisation d’élimination (disposition authority), tri ou échantillonnage, évaluation monétaire, etc.

4. Recherche thématique
En plus d’effectuer des travaux pratiques en rapport avec la stratégie de documentation archivistique, les calendriers de conservation types, la révision de règles de conservation et l’élaboration de critères de sélection de documents d’archives, les étudiant.es seront appelés dans le cadre d’un travail de session à faire une étude approfondie sur l’un des divers aspects de l’évaluation en rapport avec l’environnement numérique.

Calendrier des activités

Évaluation

Moyens d’évaluation, pondération et date de remise :

• Travaux pratiques  (en équipe) : (40%)
  • TP1 : Stratégie de documentation (10%) 10-02-09
  • TP2 : Calendrier type (10%) 24-02-09
  • TP3 : Révision de règles de conservation (10%) 24-03-09
  • TP4 : Critères de sélection (10%) 31-03-09
• Travail de recherche (individuel) : (40%)
  • TR1 : Projet (5%) 27-01-09
  • TR2 : Plan de documentation (5%) 17-02-09
  • TR3 : Plan détaillé (5%) 24-03-09
  • TR4 : Présentation orale (5%) 14-04-09
  • TR5 : Travail final  (20%) 14-04-09
• Examen final : (10%)
  • Question synthèse sur la matière du cours (formule examen maison) 21-04-09
• Participation : (10%)
  • Présence aux cours
  • Rôle actif lors des rencontres

Travaux pratiques (en équipe) :
À l’exception du premier travail pratique, les autres travaux pratiques en équipe seront principalement effectués en classe. Chacun d’entre eux donnera lieu à une présentation orale et à un rapport écrit. Il est à noter que deux de ces travaux seront en lien avec des milieux de travail. En voici un aperçu :

• Stratégie de documentation : À partir des orientations du GARM, le Groupe des archivistes de la région de Montréal, chacune des équipes devra choisir un domaine d’activités et développer une stratégie de documentation archivistique étant en mesure d’assurer le plein développement des archives dans ce domaine.
• Calendrier de conservation type : Les équipes nous feront découvrir les principaux aspects de l’un ou l’autre des calendriers de conservation types qui ont été développés au Québec suite à l’adoption de la Loi sur les archives.
• Révision de règles de conservation : En collaboration avec le Service des archives de HEC Montréal, les équipes seront appelés à prendre une part active au processus de révision des règles du calendrier de conservation qui est présentement en cours.
• Critères de sélection : En collaboration avec le Service de la gestion des documents et de l’information de Pratt et Whitney Canada, les équipes auront à développer des critères de sélection qui seront utilisés lors du versement de certains types de documents aux archives historiques.

Travail de recherche (individuel) :
Ce travail individuel d’une dizaine de pages devra traiter d’un sujet qui est en rapport avec la thématique de l’évaluation des archives à l’ère du numérique. En effet, le contexte du numérique fait apparaître de nouveaux problèmes, de nouveaux objets et de nouveaux défis en matière d’évaluation des archives. Dans le cadre de cette thématique, il sera possible de produire des textes autant de portée théorique que de nature plus pratique. Des exemples ? En voici quelques-uns :

• Évaluer de nouveaux objets apparus avec le développement de l’environnement numérique comme les sites Web, les dépôts institutionnels, etc.
• Bilan de la littérature sur l’évaluation des archives et le numérique (ex. : un aspect en particulier)
• Discuter du point de vue largement répandue à savoir « Pourquoi évaluer quand il est plus simple de tout garder ? »
• Développement de politique d’acquisition en rapport avec l’environnement numérique
• L’archivage et l’évaluation
• Évaluation : une étape nécessaire à la pérennité
• Lieux d’archivage collaboratifs et l’évaluation
• Les services d’archives à l’ère de l’archivage : adaptation et/ou transformation
• Révision des calendriers et des règles de conservation
• Calendrier de conservation : du papier aux métadonnées
• Pertinence de la théorie de trois âges à l’ère du numérique
• Application du Records continuum
• Critères de sélection et documents d’archives numériques
• Documents personnels en format numérique
• Les étudiant.es et le numérique : mieux évaluer afin de mieux préserver
• Etc.

Il est à noter qu’à la fin de la session, j’aimerais trouver une manière de réunir et de diffuser les travaux par l’entremise par exemple de Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal. D’ailleurs, il existe déjà dans les communautés et collections, une section  « EBSI - Étudiant(e)s de 2e et 3e cycles - Travaux et publications » qui pourrait servir à cette fin. Si ce projet se concrétise, il se fera sur une base volontaire et les corrections jugées nécessaires devront être apportées aux textes avant leur diffusion.

N.B. : Des directives plus précises vous seront fournies en temps opportun pour chacune des évaluations prévues au plan de cours.

Politiques

Notes de cours :
Les notes seront disponibles sur le site Web du cours à l’adresse suivante : <http://cours.ebsi.umontreal.ca/blt6112/>

La formule utilisée sera la suivante. 1) Le plan de la rencontre, les références des lectures et les directives pour les travaux s’il y a lieu seront mis à la disposition des étudiant(e)s avant chaque séance en classe. 2) Après chacune des rencontres, une synthèse sera versée sur le serveur dans les jours suivants.

Politiques, règlements et directives :
Pour ce qui est des politiques, règlements et directives, dont celles sur la présentation des travaux, les travaux en équipe, la qualité de la langue, les délais et dates de remise des travaux, voir le Guide de l'étudiant : Maîtrise en sciences de l'information disponible sur le site de l’EBSI dans la section « Guides de l’étudiant » :
<http://www.ebsi.umontreal.ca/guides/guide-msi-0809.pdf>

De manière générale, « Il est attendu que tous les étudiant(e)s inscrits au cours respectent le code d'honneur de l'EBSI <http://www.ebsi.umontreal.ca/sout/code-honneur.html>. » Une initiative qui s’inscrit dans le cadre du nouveau règlement sur la fraude et le plagiat adopté en 2005 par la Faculté des arts et des sciences de l’Université de Montréal. Pour en savoir davantage, voir : <http://www.direction.umontreal.ca/secgen/pdf/reglem/francais/sec_30/ens30_3.pdf> et <http://www.fas.umontreal.ca/plagiat/>.

Courriel :
Pour faciliter la gestion des courriels, il est important d’indiquer le sigle du cours dans le titre de votre message. D’autre part, il est important de préciser que la messagerie électronique ne doit pas être utilisée dans le but d’obtenir des réponses à des questions devant être normalement posées en classe ou lors des périodes de consultation.

Charge de travail :
Comme il est précisé dans le Guide de l’étudiant, « pour chaque heure de cours, l’étudiant doit consacrer environ deux heures de travail, d’étude ou de lectures ». C’est donc dire que, dans votre planification, vous devrez ajouter aux 45 heures de présence en classe, 90 heures de travail individuel au minimum.

Ressources

Il s’agit d’une bibliographie générale. Des références plus précises seront fournies au besoin lors de chacune des rencontres.

Elle est divisée en trois principales sections :

1) Bibliographies;
2) Numéros thématiques ou actes de colloque ou de congrès;
3) Articles, ouvrages et autres documents.

Autre information

Critères d’évaluation :
Les critères d’évaluation sont ceux utilisés par les professeurs et chargés de cours de l’EBSI. À ce sujet, voir la section « Évaluation des apprentissages » (p. 27-28) du Guide de l’étudiant.

Notation des travaux :
La notation des travaux ainsi que des examens se fait en pourcentage. À la fin du cours, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l'Université de Montréal.

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