Plan du cours SCI6115 - Classification archivistique (Automne 2023)
3 crédits
Préalable : SCI6001
Chargée de cours : Charlotte de Celles
Courriel : charlotte.de.celles@umontreal.ca
Bureau : C-2007
Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/
Les cours se donnent le mardi de 8 h 30 à 11 h 30.
Description officielle
Classification des archives à des fins administratives et à des fins de recherche. Principes, méthodes et outils de classification et de repérage. Organisation des archives électroniques. Indexation. Métadonnées.
Objectifs d'apprentissage
Ce cours vise à initier les étudiant·e·s à la classification archivistique et à les rendre capable de développer des plans de classification des archives courantes et des archives définitives. À la fin du cours, les étudiant·e·s seront capables de :
- Étudier les plans de classification à partir des méthodes propres à l’archivistique;
- Développer le cadre intellectuel nécessaire à la conception d’un plan de classification dans n’importe quel milieu organisationnel et quel que soit le stade de vie des documents;
- Comprendre, pour les besoins d’un travail archivistique, le lien organique entre les documents, les dossiers et les fonctions de gestion et d’exploitation d’une organisation;
- Élaborer un inventaire des documents et des dossiers d’une organisation ou d'un individu en vue de concevoir un plan de classification;
- Reconnaître et s’assurer de la présence des composantes qui assurent la cohérence, la pertinence, et l’hospitalité d’un plan de classification, notamment dans un environnement numérique.
Méthodes pédagogiques
Le cours prendra la forme d’exposés magistraux, de conférences de professionnels du milieu de la gestion de l'information, de discussions en classe et de travaux pratiques réalisés avec la collaboration d'un organisme.
À l'automne 2023, la partie théorique du cours se déroulera en présentiel. Les présentations données par des conférenciers et la collecte des données en partenariat avec un organisme se dérouleront également en présentiel ou place.
Contenu du cours
Ce cours, qui comporte une partie théorique et une partie pratique, s’intéresse principalement à quatre éléments : la classification des archives courantes, la classification des archives définitives, la classification des archives dans l’environnement numérique et l’organisation personnelle des documents.
Partie théorique
- Classification des archives courantes
- Classification des archives définitives
- Classification des archives dans l’environnement numérique
- Analyse des besoins
- Constitution et analyse des outils de classification des archives
- Organisation personnelle des archives en milieu de travail
- Classification à facettes des documents d'archives
Partie pratique
Dans un cadre voulant reproduire le plus exactement possible la réalité archivistique, l’étudiant·e sera appelé·e à intervenir en présentiel dans un milieu en participant à :
- la réalisation d’une analyse de besoins;
- la création d’un système de classification;
- la présentation orale d'un système de classification;
- la rédaction d’un rapport d’intervention.
Calendrier des activités
| Date | Activité(s) | Évaluation |
|---|---|---|
| 2023-09-05 | Présentation du cours Introduction générale (théorie) | Note : Cours en classe |
| 2023-09-12 | Principes classificatoires généraux (théorie) | Note : Cours en classe Ouverture du Quiz 1 sur StudiUM |
| 2023-09-19 | Classification des archives courantes (théorie) | Note : Cours en classe Quiz 1 (10 %) à réaliser sur StudiUM avant 23 h 59 |
| 2023-09-26 | Classification personnelle des documents en milieu de travail (théorie) Séance possiblement animée par un·e conférencier·ère | Note : Cours ou conférence en classe |
| 2023-10-03 | Classification à facettes et automatique (théorie) | Note : Cours en classe Ouverture du Quiz 2 sur StudiUM |
| 2023-10-10 | Classification des archives définitives (théorie) Séance animée par Isabelle Dion, chargée de cours et coordonnatrice de stages à l'EBSI | Note : Conférence en classe Quiz 2 (10 %) à réaliser sur StudiUM avant 23h59 |
| 2023-10-17 | Période d'activités libres (semaine de relâche) | Pas de cours |
| 2023-10-24 | Analyse des besoins (théorie) : élaboration en classe d’un questionnaire pour la connaissance du milieu et d’un formulaire d’inventaire Contenu du rapport d’intervention et répartition des tâches Déontologie professionnelle | Note : Cours en classe |
| 2023-10-31 | Examen en classe | Examen de mi-session (20 %) Durée : 2 h 30 (de 9 h à 11 h 30) |
| 2023-11-07 | Analyse des besoins (pratique) Collecte des données (1) : utilisation du questionnaire et participation active des étudiant·e·s durant l’entrevue avec le ou la responsable du milieu. | Note : séance réalisée dans le milieu d'intervention |
| 2023-11-14 | Collecte des données (2) : inventaire (pratique) | Note : séance réalisée avec la participation des membres du milieu d'intervention dans le milieu d'intervention Ouverture du Quiz 3 sur StudiUM |
| 2023-11-21 | Collecte des données (3) : inventaire (pratique) | Note : séance réalisée avec la participation des membres du milieu d'intervention dans le milieu d'intervention Quiz 3 (10 %) à réaliser sur StudiUM avant 23 h 59 |
| 2023-11-28 | Collecte des données (4) : inventaire (pratique) | Note : séance réalisée avec la participation des membres du milieu d'intervention dans le milieu d'intervention |
| 2023-12-05 | Formation des usagers à l'utilisation du plan de classification (à confirmer) (théorie) Séance possiblement animée par un·e conférencier·ère | Note : Cours ou conférence en classe |
| 2023-12-12 | Présentation orale du rapport au responsable du milieu d'intervention (pratique) | Présentation orale (10 %) IMPORTANT : Présentations orales réalisées devant le ou la responsable et les intervenants du milieu d'intervention en présentiel |
| 2023-12-19 | Pas de cours | Remise du rapport d'intervention (40 %) sur StudiUM avant 23 h 59 |
Le mode d'enseignement (en présentiel ou à distance), la matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la vitesse de progression de la classe et de la disponibilités des conférenciers.
Évaluation
1. Quiz (3x10 % = 30 %)
Trois quiz (questions fermées ou à court développement) sont à réaliser sur StudiUM à partir d'un questionnaire disponible une semaine à l'avance. Ce travail a pour objectif de vous amener à développer et tester vos connaissances sur différentes thématiques abordées dans le programme de lectures obligatoires (voir section «Programme de lectures» sur StudiUM) ou durant les séances en classe. Il vous incite à lire sur le sujet, de même qu'à participer activement et adéquatement au cours.
Travail individuel.
Date de remise sur StudiUM : le 19 septembre, le 10 octobre et le 21 novembre, avant 23 h 59.
2. Examen en classe (20 %)
Cet examen comporte des questions à choix multiple ou à court développement. Il permettra aux étudiant·e·s d'évaluer leur compréhension des notions vues en classe, durant les conférences ou abordées dans les lectures obligatoires.
Travail individuel.
Date de l'examen : le 31 octobre, de 9 h à 11 h 30 (Durée : 2,5 heures).
3. Présentation orale du rapport d’intervention (10 %)
Comme dans une véritable intervention, les étudiant·e·s présenteront oralement au responsable et aux intervenants du milieu d’intervention le contenu du rapport d’intervention, et plus particulièrement le plan de classification proposé.
Travail en équipe.
Date des présentations orales : le 12 décembre de 8 h 30 et 11 h 30, dans les locaux de l'organisme.
4. Rapport d’intervention (40 %)
Ce rapport sera rédigé par les étudiant·e·s à partir de la mi-session selon une répartition des équipes qui devra être faite pour le 24 octobre. Le contenu du rapport décrit ici ne l’est qu’à titre indicatif. Le 24 octobre et tout au long de la deuxième partie de la session, comme dans une véritable intervention, ce contenu devra être précisé en tenant compte du milieu, des besoins qui auront été identifiés et de toutes autres nouvelles considérations.
Aperçu du contenu du rapport d’intervention :
- Introduction (Explication du mandat)
- Connaissance du milieu (Présentation de l’organisme)
- Constat (Description de la situation, compilation des données recueillies)
- Description de l’intervention (Description du système de classification à mettre en place)
- Conclusion (Réflexion de l’équipe sur le travail)
Travail en équipe (3 ou 4 étudiant·e·s maximum).
Date de remise sur StudiUM : le 19 décembre, avant 23 h 59.
Politiques, règlements et directives
Captation audio et vidéo du cours
Il est interdit de faire une captation audio ou vidéo du cours, en tout ou en partie, sans le consentement écrit de la chargée de cours. Le non-respect de cette règle peut mener à des sanctions disciplinaires en vertu de l’Article 3 du Règlement disciplinaire concernant les étudiants.
Par ailleurs, l'ensemble des politiques, règlements et directives énoncés dans le guide de l'étudiant s'appliquent. Une attention particulière doit être portée aux éléments suivants :
Travaux en équipe
Pour les travaux réalisés en équipe, la chargée de cours se réserve le droit d’évaluer séparément chaque membre d’une équipe.
Règlement disciplinaire sur le plagiat ou sur la fraude concernant les étudiants
Il est attendu que tous les étudiant·e·s inscrits au cours respectent le code d'honneur de l'EBSI (https://ebsi.umontreal.ca/ressources-services/ressources-pedagogiques/code-honneur/). Toute infraction au règlement sur le plagiat ou la fraude sera traitée suivant la procédure indiquée dans le règlement.
Délais et dates de remise des travaux
Tout retard non justifié dans la remise d’un travail sera sanctionné : 5 % de la note est retranchée par jour de calendrier de retard jusqu’à un maximum de 35 %; à la 8e journée de calendrier, la note F ou zéro (0) est attribuée.
Qualité de la langue
La chargée de cours tiendra compte de la qualité du français dans l'évaluation des travaux et peut enlever jusqu’à 10 % de la note.
Accommodements pour les étudiants en situation de handicap
Les étudiant·e·s en situation de handicap sont invité·e·s à présenter à la chargée de cours dans les deux premières semaines de cous ou au moins trois semaines avant de faire une demande, la lettre d'attestation d'accommodements émise par le SESH (Soutien aux étudiants en situation de handicap), le mémo à l'attention de la chargée de cours, qui indique les accommodements dont ils ont besoin.
Ressources
Les lectures obligatoires seront annoncées en cours de session et affichées sur StudiUM.
Des lectures complémentaires seront proposées lors des cours pour permettre aux étudiant·e·s d’approfondir certains aspects de la matière présentée en classe et pour les soutenir dans la réalisation de leurs travaux.
Ouvrages recommandés
Mas, S. (2011). Classification des documents numériques dans les organismes. Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Collection Gestion de l’information. Québec : Presses de l’Université du Québec (En vente à la Librairie Jean-Brillant et disponible à BLSH pour emprunt ou consultation sur place : https://umontreal.on.worldcat.org/oclc/702800274)
Casault, D. et Lévesque, M. (1997). Guide de classification et de classement des documents des associations et autres organismes de même nature (2e éd.). Sillery, Québec : Association des archivistes du Québec. (En vente sur le site de l'Association des archivistes du Québec et disponibles à BLSH pour consultation sur place https://umontreal.on.worldcat.org/oclc/45224099)