Plan du cours ARV1054 - Classification des archives (Automne 2016)

3 crédits

Concomitant : ARV1050

Professeure : Sabine Mas
Courriel : sabine.mas@umontreal.ca
Téléphone : 514-343-2245
Bureau : C-2040, Pavillon Lionel-Groulx
Disponibilités : Sur rendez-vous

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/


Les cours se donnent le jeudi 16h00 à 19h00, B-3345 du Pavillon Jean-Brillant.


Description officielle

Classification et autres métadonnées. Méthodes et modes de classement. Contexte du respect des fonds. Création d’outils de repérage: index, contrôle d’autorité. Application informatique spécifique aux documents analogiques et numériques.

Objectifs d'apprentissage

Ce cours vise:

 

  1. à initier l’étudiant(e) aux fondements théoriques de la classification, du classement et de l’indexation des archives;
    1. comprendre les principes de base en matière de classification des archives;
    2. différencier les principaux systèmes de classification;
    3. expliquer les étapes de l’implantation d’un plan de classification;
    4. comprendre l’utilité des métadonnées;
    5. démontrer l’importance de la formation et d’un manuel de procédures pour la classification.
  2. à mettre en application les principes de classification, classement et indexation des archives.
    1. élaborer un plan de classification pour les archives courantes ainsi que pour les archives définitives;
    2. évaluer des plans de classification;
    3. comprendre les différentes étapes de l’indexation;
    4. démontrer l'importance de la formation et d'un manuel de procédures pour la classification.

Méthodes pédagogiques

Le cours prendra la forme d’exposés magistraux, de conférences de professionnels du milieu des archives, d’exercices en classe et au laboratoire d’informatique.

Calendrier des activités

DateActivité(s)Évaluation
2016-09-01

Présentation du plan de cours

Notions générales de classification

 
2016-09-08

Notion de document / dossier

La classification des archives courantes

 
2016-09-15

La classification des archives courantes (suite)

Principaux systèmes de classification

Quiz 1 (5%)

2016-09-22

Cotation des archives courantes

Classement des archives courantes

 
2016-09-29

Autres systèmes de classification

Application d’un plan de classification

Quiz 2 (5%)

2016-10-06

Qualités pour réaliser / implanter un système de classification

Élaboration d’un plan de classification

Implantation d’un plan de classification

 
2016-10-13

Analyse de plans de classification

Formation des usagers à la classification

Remise de la version préliminaire (facultatif) ou de la version finale du TP1

(Note : 5% de bonus pour une remise finale)

2016-10-20

Formation des usagers à la classification (suite)

Conférence de Nathalie Denis, archiviste, Division de la gestion des documents et des archives, Université de Montréal

 
2016-10-27

Pas de cours (semaine de lectures)

 
2016-11-03

Indexation des archives courantes

Métadonnées

Quiz 3 (5%)

2016-11-10

Classification des archives historiques

Conférence de Isabelle Dion, coordonnatrice de stages et chargée de cours, École de bibliothéconomie et des sciences de l'information, Université de Montréal

Remise du TP1 (35%)

2016-11-17

Utilisation d’un logiciel en gestion documentaire

Conférence de Robert Innes, président de GCI

Quiz 4 (5%)

2016-11-24

Exercice de classification avec un logiciel en gestion documentaire

Séance au laboratoire d'informatique documentaire (C-2035)

2016-12-01

Classification des collections

Classification des documents autres que textuels

Conférence de Marysol Moran, archiviste chez Groupe Serdy (chaînes Évasion et Zeste)

Révisions pour l'examen final

Quiz 5 (5%)

2016-12-08

Pas de cours (horaire du lundi)

 
2016-12-15

Pas de cours (1ère semaine d'examens)

Remise du TP2 (15%)

2016-12-22

Examen final

 

ATTENTION : changement de local. L'examen final aura lieu au B-0325 (Pavillon Jean-Brillant).

Examen en classe (durée : 2h50) (25%)

Veuillez noter que la matière et sa répartition sont sujettes à changement.

Évaluation

La notation des travaux ainsi que de l’examen se fait en pourcentage. À la fin du cours, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l’Université de Montréal.

Les cours de sigle ARV et INU sont soumis à la politique d’évaluation avec seuil : pour réussir le cours, il faut non seulement  atteindre (ou dépasser) la note de passage sur l’ensemble des évaluations du cours, mais également atteindre (ou dépasser) cette même note de passage sur le sous-ensemble (pondéré) des activités évaluées qui sont réalisées individuellement (et non en équipe).  (Guide de l’étudiant. Repéré à http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-1ercycle.pdf ).

Les apprentissages et connaissances seront évalués au moyen de cinq quiz, deux travaux pratiques et un examen :

1. Quiz (25%)

Cinq quiz (questions fermées) sont à remettre généralement toutes les deux semaines à partir d’un questionnaire communiqué en classe et déposé sur StudiUM. Ce travail a pour objectif de vous amener à développer et tester vos connaissances sur différentes thématiques abordées dans le programme de lectures obligatoires (voir section « Programme de lectures ») ou durant les séances en classe. Il vous incite à lire sur le sujet, de même qu’à participer activement et adéquatement au cours.

Travail individuel.

Dates de remise sur StudiUM : jeudi 15 septembre, 29 septembre, 3 novembre, 17 novembre, et 1er décembre 2016.

 

2. TP1 : Élaboration et application d’un plan de classification des archives courantes (35%)

Ce travail consiste à élaborer et appliquer un plan de classification à partir des dossiers numériques actifs d’une personne physique ou morale.

Travail en équipe de 2 à 4 personnes.

Date de remise d'une version de travail sur StudiUM : 13 octobre 2016. (Note : 5% de bonus pour une remise finale le 13 octobre)

Date de remise finale sur StudiUM : 10 novembre 2016.

 

3. TP2 : Élaboration et application d’un plan de classification des archives définitives (15%)

Ce travail consiste à élaborer un plan de classification pour un fonds d’archives historiques et à appliquer celui-ci aux dossiers du fonds.

Travail en équipe de 2 personnes.

Date de remise sur StudiUM : 15 décembre 2016.

 

4.   Examen de fin de session (25%)

Examen en classe (questions fermées ou à court développement) portant sur la totalité de la matière vue en classe (cours magistraux, conférences et exercices en classe) et sur les lectures obligatoires.

Travail individuel.

Date de l’examen : 22 décembre 2016

Lien entre les objectifs spécifiques et la validation des apprentissages

 TP1 Élaboration et application d'un plan de classification pour les archives courantesTP2 Élaboration et application d'un plan de classification pour les archives historiquesQuizExamen fin de session
comprendre les principes de base en matière de classification des archives;XXXX
différencier les principaux systèmes de classification;X
expliquer les étapes de l’implantation d’un plan de classification;X
comprendre l’utilité des métadonnées;X
démontrer l’importance de la formation et d’un manuel de procédures pour la classification.X
élaborer un plan de classification pour les archives courantes ainsi que pour les archives définitives;XXX
évaluer des plans de classification;X
comprendre les différentes étapes de l’indexation;X
démontrer l'importance de la formation et d'un manuel de procédures pour la classification.X

Politiques, règlements et directives

RETARD DANS LA REMISE D’UN TRAVAIL

En cas de retard dans la remise d’un travail, les pénalités prévues dans le règlement pédagogique de l’EBSI seront appliquées :

1ière semaine du calendrier : 5 % de la note du travail est retranché par jour de retard, jusqu’à concurrence de 35 %.

Le 8e jour du calendrier :         note F (échec).

Pour chacun de ces travaux, un maximum de 10 % de l’évaluation peut être retranché de la note obtenue pour la qualité du français.

 

PLAGIAT, COPIAGE OU FRAUDE

En cas de plagiat, copiage ou fraude à l’occasion d’un travail ou d’un examen, le responsable du programme sera avisé et une ou plusieurs sanctions prévues dans le règlement disciplinaire universitaire seront appliquées. L’infraction sera signalée par un écrit versé au dossier de l’étudiant.

Il est attendu que tous les étudiants inscrits au cours respectent le code d’honneur de l’EBSI : http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/code-honneur/

 

QUALITÉ DE LA LANGUE

L’Université de Montréal reconnaît la qualité du français comme un critère d’évaluation des travaux et des examens. Les professeurs en tiennent donc compte dans l’évaluation des travaux et des examens, et peuvent enlever jusqu’à 10 % de la note globale.

Ressources

Les documents de cours (présentations, exercices, etc.) seront mis en ligne sur le site Web (StudiUM) du cours au fur et à mesure de l'avancement du trimestre. Ils seront déposés sur le site du cours au plus tard à midi le jour du cours.  Il est à noter que les présentations de cours sont un support à ce qui est présenté en classe et ne suffisent pas, à elles seules, pour comprendre la matière couverte.

 

PROGRAMME DE LECTURES

Remarques préliminaires

  1. Quand un cours comporte la mention « Quiz », l’étudiant(e) devra avoir complété les lectures obligatoires avant la tenue du cours.
  2. Les lectures proposées pour chaque Quiz ont été choisies parce qu’elles présentent un bon état de la question et une bonne synthèse du sujet concerné.
  3. L’énoncé de chaque quiz sera communiqué une semaine avant sa remise sur StudiUM.

 

Quiz 1 : Classification et outils de classification des archives courantes

Lectures obligatoires :

Héon, G. (1999). La classification. In Couture, C., & collaborateurs. Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Sainte-Foy, QC : Presses de l'Université du Québec, 219-254. http://atrium.umontreal.ca/notice/dedupmrg15696379  (Accès réservé UdeM) (Réserve)

Mas, S. (2011). Principes classificatoires généraux. In Classification des documents numériques dans les organismes : impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec, 11-33. (Réserve du cours)

Date de remise : 15 septembre

 

Quiz 2 : Organisation personnelle des documents en milieu de travail – Classification à facettes

Lectures obligatoires :

Mas, S. (2011). Organisation personnelle des documents numériques. In Classification des documents numériques dans les organismes : impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec, 35-82. (Réserve de cours)

Mas, S., Bénel, A., Cahier, J.-P., & Zacklad, M. (2008). Classification à facettes et modèles à base de points de vue : Différences et complémentarité. Actes du 36e congrès annuel de l’Association canadienne des sciences de l’information (ACSI), University of British Columbia, Vancouver, 5 au 7 juin 2008. http://www.cais-acsi.ca/ojs/index.php/cais/article/view/450/545

Date de remise : 29 septembre

 

Quiz 3 : Classification des archives dans l’environnement numérique

Lectures obligatoires :

Couture, C. (2009-2010). L'élaboration et l'implantation d'un cadre de classification pour la gestion des documents numériques et sur support papier de la Ville de Brossard. Archives 41 (1): 71-91. http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol41_1/41_1_couture.pdf   

Mas, S. (2011). Classification et repérage des documents numériques. In Classification des documents numériques dans les organismes : impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec, 83-133. (Réserve du cours)

Date de remise : 3 novembre

 

Quiz 4 : Classification et outils de classification des archives définitives

Lectures obligatoires:

Duchein, M. (1977). Le respect des fonds en archivistique : principes théoriques et problèmes pratiques. La Gazette des archives, (97), 71-96. (Collection BSI)

Champagne, M. & Chouinard, D. (1987). Le classement d’un fonds. In Le traitement d'un fonds d'archives : ses documents historiques, p. 71-85. La Pocatière, QC : Documentor. (Réserve permanente B.L.S.H.)

Date de remise : 17 novembre

 

Quiz 5 : Classification des collections – Classification des documents autres que textuels

Lectures obligatoires :

Charbonneau, N. et A. Pelletier. (2001). Classification. In  La gestion des archives photographiques, sous la dir. de Normand Charbonneau et Mario Robert, p. 83-97. Sainte-Foy : Presses de l’Université du Québec.

http://atrium.umontreal.ca/notice/dedupmrg15696628 (Accès réservé UdeM)

Smith, F. (2008-2009). La collection, unité archivistique à définir : l’exemple des archives photographiques. Archives, 40(1), 15-26. http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol40_1/40_1_smith.pdf

Date de remise : 1er décembre

 

Ouvrages fortement recommandés

Disponibles à la référence de la BLSH, au laboratoire d’archivistique et à la librairie.

Casault, D. et Lévesque, M. (1997). Guide de classification et de classement des documents des associations et autres organismes de même nature (2e éd.). Sillery, Québec : Association des archivistes du Québec.

Mas, S. (2011). Classification des documents numériques dans les organismes. Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Collection Gestion de l’information. Québec : Presses de l’Université du Québec.

 

Bibliographie sommaire

Cette bibliographie n’est pas exhaustive. Elle se veut un outil pour le programme de lectures que chaque étudiant(e) devra faire dans le cadre du cours.

Les documents en ligne sont valides au 30 août 2016.

 

  1. Classification et outils de classification des archives courantes

Casault, D. (1995). Plan de classification type des documents de gestion gouvernementaux. Québec, QC : Direction des communications, Ministère de la culture et des communications. (Laboratoire archivistique)

Casault, D., & Lévesque, M. (1997). Guide de classification et de classement des documents des associations et autres organismes de même nature. Québec, QC : Association des archivistes du Québec. (Laboratoire archivistique)

Foscarini, F. (2006). Records classification and functions: an archival perspective. Knowledge Organization 33, no 4: 188-198. (Collection BSI)

Héon, G. (1999). La classification. In Couture, C., & collaborateurs. Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Sainte-Foy, QC : Presses de l'Université du Québec, 219-254. http://atrium.umontreal.ca/UM:Tout_sauf_articles:UM-ALEPH001312250 (Accès réservé UdeM) (Réserve)

Hudon, M. (1997-1998). Indexation et langages documentaires dans les milieux archivistiques à l’ère des nouvelles technologies de l’information. Archives, 29(1), 75-98. http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol29_1/29-1-hudon.pdf

Mas, S. (2011). Principes classificatoires généraux. In Classification des documents numériques dans les organismes : impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec, 11-33. (Réserve)

Morelli, J. (2005). Business classification schemes: issues and options. Records Management Bulletin 124, no 15: 17-21. (Collection BSI)

Orr, S. (2006). Functions-based classification of records: is it functional? Archives & Manuscripts 34, no 1: 44-96. (Collection BSI)

Roberge, M. (2011). Le schéma de classification hiérarchique des documents administratifs: conception, développement, déploiement et maintenance. Québec: Michel Roberge. (Réserve)

Sabourin, P. (2001). Constructing a function-based records classification system : Business activity structure classification system. Archivaria 51:137-154. (Collection BSI)

 

  1. Classification et outils de classification des archives définitives

Champagne, M. & Chouinard, D. (1987). Le classement d’un fonds. In Le traitement d'un fonds d'archives: ses documents historiques, p. 71-85. La Pocatière, QC : Documentor. (Réserve)

Charbonneau, N. et Antoine Pelletier. (2001). Classification. In  La gestion des archives photographiques, sous la dir. de Normand Charbonneau et Mario Robert, p. 83-97. Sainte-Foy : Presses de l’Université du Québec. http://atrium.umontreal.ca/UM:Tout_sauf_articles:UM-ALEPH001312529 (Accès réservé UdeM)

Duchein, M. (1977). Le respect des fonds en archivistique : principes théoriques et problèmes pratiques. La Gazette des archives, (97), 71-96. (Collection BSI)

Duchein, M. (1998). Le principe de provenance et la pratique du tri, du classement et de la description en archivistique contemporaine. Janus, (1), 87-100. (Collection BSI)

Héon, G. (1995). Les plans de classification en archivistique. Archives, 27, 73-90.  http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol27_1/27-1-heon.pdf

 

  1. Analyse des besoins - Classification dans un environnement numérique

Arès, F. (1999). L'analyse des besoins. In Couture, C. et collaborateurs. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Sainte-Foy, Québec: Presses de l'Université du Québec.

http://atrium.umontreal.ca/UM:Tout_sauf_articles:UM-ALEPH001312250 (Accès réservé UdeM) (Réserve)

Couture, C. (2009-2010). L'élaboration et l'implantation d'un cadre de classification pour la gestion des documents numériques et sur support papier de la Ville de Brossard. Archives 41 (1): 71-91. http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol41_1/41_1_couture.pdf    

Lessard, D. (2011-2012). Classification des documents et conservation des archives en arts visuels: la problématique des centres d'archives autogérés. Archives 43 (1):41-63. (Collection BSI)

Mas, S. (2011). Classification et repérage des documents numériques. In Classification des documents numériques dans les organismes : impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec, 83-133. (Réserve)

Van der Walt, M. S. (2004). A classification scheme for the organization of electronic documents in small, medium and micro enterprises (SMMEs). Knowledge Organization, 31 (1), 26-38. (Collection BSI)

 

  1. Organisation personnelle des documents en milieu de travail – Classification à facettes

Boardman, R., & Sasse, M. A. (2004). Stuff goes into the computer and doesn't come out : A cross-tool study of personal information management. In Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors in computing systems, April 24-29, 2004, Vienna, Austria, 583-590.
http://dx.doi.org/10.1145/985692.985766

Dumais, S. T. et al. (2003). Stuff I've seen : A system for personal information retrieval and re-use. In Proceedings of the 26th annual international ACM SIGIR Conference on Research an Development in Information Retrieval, July 28-August 1, 2003, Toronto, Canada, 72-79.
http://dx.doi.org/10.1145/860435.860451

Henderson, S. (2005). Genre, task, topic and time : Facets of personal digital document management. In Proceedings of the 6th ACM SIGCHI New Zealand chapter's international conference on Computer-human interaction, Auckland, New Zealand, 75-82.   http://dx.doi.org/10.1145/1073943.1073957

Jones, W. P. (2007). Personal information management. Annual Review of Information Science and Technology, 41, 453-504. http://www3.interscience.wiley.com/cgi-bin/issn?DESCRIPTOR=PRINTISSN&VALUE=0066-4200 (Accès réservé UdeM)

Khoo, C. et al. (2007). How users organize electronic files on their workstations in the office environment : A preliminary study of personal information organization behaviour. Information Research, 12 (2). http://InformationR.net/ir/12-2/paper293.html

Mas, S., Bénel, A., Cahier, J.-P., & Zacklad, M. (2008). Classification à facettes et modèles à base de points de vue : Différences et complémentarité. Paper presented at the Actes du 36e congrès annuel de l’Association canadienne des sciences de l’information (ACSI), University of British Columbia, Vancouver, 5 au 7 juin 2008. En ligne : http://www.cais-acsi.ca/ojs/index.php/cais/article/view/450/545

Mas, S. (2011). Organisation personnelle des documents numériques. In Classification des documents numériques dans les organismes : impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec, 35-82. (Réserve)

Mas, S. & Gagnon-Arguin, L. (2007-2008). Problématique de l’organisation et du repérage des documents administratifs électroniques dans un contexte de gestion décentralisée des ressources informationnelles, Archives, 39 (2) : 47-87. http://www.archivistes.qc.ca/cora/afficheFic.php?fic=vol39_2/39_2_mas_gagnon-arguin.pdf&usager_id=73

Autre information

CHARGE DE TRAVAIL

Le Règlement des études de premier cycle (http://secretariatgeneral.umontreal.ca/documents-officiels/reglements-et-politiques/reglement-des-etudes-de-premier-cycle/#c3046 ) indique que :

Le crédit est une unité qui permet à l’Université d’attribuer une valeur numérique à la charge de travail exigée d’un étudiant pour atteindre les objectifs d’une activité d’enseignement ou de recherche. Le crédit représente 45 heures consacrées par l’étudiant à une activité de formation incluant, s’il y a lieu, le nombre d’heures de travail personnel jugé nécessaire.

Ainsi, pour chaque heure de cours, l’étudiant doit consacrer environ deux heures de travail, d’étude ou de lectures.