Plan du cours ARV1058 - Administration des archives (Hiver 2017)

3 crédits

Concomitant : ARV1050

Chargé de cours : Germain Bonneau
Courriel : germain.bonneau@umontreal.ca
Bureau : C-2007, Pavillon Lionel-Groulx
Disponibilités : lundi, de 13h30 à 15h30, sur rendez-vous

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=43739


Les cours se donnent le Lundi de 16 h à 19 h, B-4335, pavillon Jean-Brillant, au 3200 Jean-Brillant.


Description officielle

Organisations, processus d'affaires et documents. Éléments de gestion d'un service d'archives et de ses ressources. Politiques et procédures de gestion des archives. Gestion des documents semi-actifs. Analyse des besoins.

Objectifs généraux

Ce cours traite des éléments suivants : organisations, processus d’affaires et documents; éléments de gestion d’un service d’archives et de ses ressources; politiques et procédures de gestion des archives; gestion des documents semi‐actifs; normalisation internationale; analyse des besoins. Ce cours permettra aux étudiants de :

  1. S’initier aux composantes fondamentales des organisations dans lesquelles les archivistes sont appelés à exercer leur profession et aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives, soit la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des ressources humaines, financières, matérielles, etc. Le cours mettra également l’accent sur certaines dimensions de la gestion des archives, notamment la mise en place de politiques et de procédures, l’analyse des besoins et la gestion des documents semi-actifs.

Objectifs spécifiques

Au terme de ce cours, l’étudiant sera en mesure de :

  • Situer le service d’archives dans son contexte organisationnel
  • Comprendre le fonctionnement systémique des organisations.
  • Comprendre le lien entre les processus d’affaires des organisations et les documents de celles-ci.
  • Connaître les principales fonctions de gestion d’un service d’archives.
  • Connaître les principaux types de ressources à gérer dans un service d’archives.
  • Comprendre les rôles et compétences du gestionnaire d’un service d’archives.
  • Comprendre la nature et les caractéristiques d'une politique de gestion des archives et de politiques complémentaires.
  • Comprendre la nature et les composantes des principales procédures de gestion des archives.
  • Appliquer les principales opérations reliées à la gestion des documents semi-actifs.
  • Comprendre les avantages et la rentabilité de la gestion des documents semi-actifs.
  • Comprendre les principales étapes de réalisation d’une analyse de besoins.
  • Connaître et comprendre certaines normes internationales en matière de gestion des documents des organisations, dont ISO 15489 et ISO 14641, ISO 30300 et 30301.

Méthodes pédagogiques

Exposés magistraux, conférences, visite d’un dépôt de documents semi-actifs, exercices en classe, travaux pratiques, activités de réflexion.

Calendrier des activités

DateActivité(s)Évaluation
2017-01-09

Présentation du cours

•     Plan de cours

Fonctionnement systémique des organisations

•     Organisations et archives

•     Rôle de l’information dans le fonctionnement systémique des organisations

•     Processus d’affaires et documents

 
2017-01-16

Fonctionnement systémique des organisations (suite)

§       Le service des archives comme sous-système au sein de l’organisation

§       Notions de gestion d’un service d’archives

La politique de gestion des archives

§       Politiques et procédures

§       Rôle et importance d’une politique de gestion des archives

§       Rôle et importance des procédures

Lectures obligatoires

• Roberge, Michel. 2016. Module 6: La GID et sa place dans une organisation (p. 6.1-6.10)

• Roberge, Michel. 2016. Module 7: Les composantes d’un système de GID (p. 7.1-7.44)

Activité de réflexion (5%)

·   Présentation

2017-01-23

Gestion des documents semi-actifs : introduction

§       Notions introductives : le cycle de vie des documents

§       Rôle et importance du calendrier de conservation

§       Centralisation des documents semi-actifs 

§       Impact du numérique

Lectures obligatoires

• Caya, Marcel. 2004. La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin?

• Kern, Giliane, Sandra Holgado et Michel Cottin. 2015. Cinquante nuances de cycle de vie. Quelles évolutions possibles?. 

Activité de réflexion (5%)

·   Remise du travail

2017-01-30

Gestion des documents semi-actifs : organisation matérielle

§      Localisation, aménagement, équipement

§      Planification des espaces

§      Conservation (préventive) des documents semi-actifs

§      Système de repérage des documents semi-actifs

§      Sécurité dans un dépôt de documents semi-actifs

 
2017-02-06

Gestion des documents semi-actifs (suite)

Les documents semi-actifs : organisation et fonctionnement d’un dépôt

• Conférence : Nathalie Denis, archiviste, Division de la gestion des documents et des archives, Université de Montréal

Gestion des documents semi-actifs : organisation fonctionnelle

 

 

§   Système, méthodes et personnel

§   Dépôt de documents par les unités administratives

§   Rappel, réactivation et ajout de documents

 

2017-02-13

Visite d'un dépôt de semi-actifs de l'Université de Montréal

Il faut prévoir environ 2h00 de disponibilité. La visite se fera en petits groupes. Des plages horaires seront proposées pour le lundi 13 (ou le mardi 14) février.

• Réalisation du travail pratique (sur place)

Remise (à la fin de la visite, le 15 ou le 16 février selon la plage horaire qui sera la vôtre) :

TP1 : Organisation des documents semi-actifs (10%)

2017-02-20

Examen de mi-session (25%)

Durée : 2 heure 45 minutes

Examen (25%)

Présentation du Test de lecture

 

2017-02-27

Semaine d’activités libres

 
2017-03-06

L’analyse de besoins

§   Introduction, définition et objectifs

§   Quand procéder à une analyse de besoins

§   Étapes de réalisation

§   Rapport d’analyse de besoins

§  Diagramme de Gantt

Remise du Test de lecture (15%)

Présentation du travail pratique : T.P.2 Analyse de besoins

2017-03-13

La rentabilité de la gestion des documents semi-actifs

§   Nécessité des études de rentabilité en archivistique

§  Réalisation d’une étude de rentabilité

§   Calcul des bénéfices, rentabilité et gestion des documents semi-actifs

Lecture obligatoire

Roberge, Michel. 2004. Module 5: L’évaluation du coût des documents administratifs sur papier (p. 5.1-5.11)

Arseneau, Félix. Mesurer les coûts d’une mauvaise gestion de l’information : est-ce possible ?

 
2017-03-20

De la gestion des documents d’activité à la Gouvernance de l’information…

La conduite d’un projet de gestion intégrée des documents d’activité

§   Conférence de Catherine Nadeau, Manager Information Management & e-Discovery, KPMG Canada ; ARMA. (À CONFIRMER)

Autres principes de gestion d’un service d’archives

Principes de tenue des « enregistrements » (Generally Accepted Recordkeeping Principles®)

 
2017-03-27

Normes internationales touchant la gestion des documents d’activités

ISO 15489 (2016), ISO 14641, ISO 30300 et 30301

Lectures obligatoires

ü  Norme internationale ISO 15489-1:2016 : Information et documentation – Gestion des documents d’activité – Partie 1 : Concepts et principes.

ü  ISO 15489-1  (Projet de révision, 2015). Document élaboré par Germain Bonneau

ü  Couture, Cynthia et Julie Roy. 2006-2007. La norme ISO 15489 : principes et application.

ü  Micaelli, Éric. 2012. Normes de système de management : le chaînon manquant ! ISO 30300

 
2017-04-03

Autres éléments de gestion d’un service d’archives (1)

§   Accès à l’information et sécurité

§   Gestion du changement

Conférence de Linda Beaupré, Chef de division – Gestion documentaire. Pilote d’affaires – Système GESD, Ville de Laval

 
2017-04-10

Autres éléments de gestion d’un service d’archives (2)

§   Survol de quelques lois, dont la LCCJTI

§   Présentation de la Roue de Demings

§   Indicateurs de performance

Présentation récapitulative de la session

•  Remise du travail : T.P.2 Analyse de besoins (20%)

2017-04-17

Congé pascal

 

2017-04-24

Examen de fin de session (25%)

Examen final (25%)

La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la vitesse de progression et de la disponibilité des conférenciers.

Évaluation

  • Activité de réflexion (5%)
  • Test sur les lectures obligatoires (10%)
  • Travail pratique sur l’organisation des documents semi-actifs (15%)
  • Analyse des besoins (20%)
  • Examen mi-session (25%)
  • Examen final (25%)

Notation : La notation des exercices, des travaux, du test sur les lectures obligatoires et de l’examen se fait en chiffres. À la fin du cours, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l’Université de Montréal (http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-1ercycle.pdf).

Politiques, règlements et directives

ÉLÉMENTS À RETENIR :

Pour plus d’information, voir le Guide de l’étudiant des certificats (http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-1ercycle.pdf).

Assistance aux cours :Toute l’information présentée en classe, qu’elle fasse ou non partie des notes de cours écrites distribuées aux étudiants, de même que toutes les lectures obligatoires et le contenu des travaux pratiques, sont sujets à examen.

Qualité de la langue : L’Université de Montréal reconnaît la qualité du français comme un critère d’évaluation des travaux et des examens. Les enseignants en tiennent donc compte dans l’évaluation des travaux et des examens, et peuvent enlever jusqu’à 10 % de la note globale.

Délais et dates de remise des travaux : En cas de retard dans la remise d’un travail, les pénalités suivantes s’appliquent : 1ère semaine de calendrier : 5 % de la note du travail retranchés par jour de retard, jusqu’à concurrence de 35 %; le 8e jour de calendrier : note F (échec) ou zéro.

Plagiat, copiage ou fraude : En cas de plagiat, copiage ou fraude à l’occasion d’un travail ou d’un examen, le responsable du programme sera avisé et une ou plusieurs sanctions prévues dans le règlement disciplinaire universitaire seront appliquées. L’infraction sera signalée par un écrit versé au dossier de l’étudiant.

Code d’honneur de l’EBSI : Il est attendu que tous les étudiants inscrits au cours respectent le code d’honneur de l’EBSI (http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/code-honneur/).

Ressources

Une bibliographie exhaustive sera remise avec le plan de cours.

Bibliographie et ressources

Les lectures obligatoires seront rendues disponibles à la réserve de cours à la BLSH ou sur le site Web du cours.

Blogues et groupes de discussion :

AAQ - Convergence :

[http://archivistesqc.wordpress.com/]

ARCHIVEILLEURS, Les (différentes plateformes) : [http://www.souslapoussiere.org/archiveilleurs/]

BANQ – Interactions :

[http://blogues.banq.qc.ca/interactions/]

BISSONNETTE, Nathalie : Journal de Mille-feuilles : Blogue sur la gestion des connaissances et de l'information

[http://nataliebissonnette.blogspot.ca/]

CAMICAOS : Ce blog, tenu par l’archiviste Camille Causse, veut tordre le cou aux idées préconçues sur les archives et faire découvrir un univers plus attractif que vous ne l'imaginez.

[http://caos.blogs.liberation.fr/]

CHABIN, Marie-Anne :

[http://www.marieannechabin.fr/archiver-et-apres/]

[http://transarchivistique.fr/]

DUCHARME, Daniel :

[http://www.danielducharme.blogspot.com/feeds/posts/default?orderby=updated]

ROBERGE, Michel : Les carnets de Michel Roberge

[http://gestarcarnets.blogspot.ca/]

Le blog des experts de la GED :

[http://www.gestion-documents.fr/ged-email/]

SHEPLEY, Joe / Agile Ramblings

[http://joeshepley.wordpress.com/]

ET

LORY, Adeline : Le top des blogs en infocom. Partie 1 : sélection de blogs traitant du yhèmedes archives : http://www.poledocumentation.fr/top-blogs-partie-1-archives/

Groupes de discussion via LinkedIn

ARMA – section de Montréal :

[http://www.linkedin.com/groups?home=&gid=2368275/]

Communauté Records Management de l’AAF (ass. des archivistes français) et de l’ABDS (ass. des professionnels de l’information et de la documentation) :

[http://www.linkedin.com/groups/Communaut%C3%A9-Records-Management-lAAF-lADBS-4344984/]

Archives Professionals :

[https://www.linkedin.com/grp/home?gid=76812]

Generally Accepted Recordkeeping Principles :

[https://www.linkedin.com/grp/home?gid=2048649]

[