Plan du cours SCI6111 - Politique de gestion des archives (Automne 2018)

3 crédits

Professeur : Yvon Lemay
Courriel : yvon.lemay@umontreal.ca
Téléphone : 514 343 7552
Bureau : C 2042
Disponibilités : le lundi, de 13h30 à 17h30 ou sur rendez-vous

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/


Les cours se donnent le jeudi, de 13h à 16h, C-2043.


Description officielle

Définition, justifications, composantes : législation, ressources, plan d'action. Organisation des archives à des fins administratives et de recherche. Politiques nationales. Typologie des services. Outils de gestion.

Objectifs d'apprentissage

 Le cours vise à rendre les étudiants et les étudiantes aptes à :

  1. intégrer les divers moyens (principes, programmes, outils ou instruments) qui leur permettront de gérer les documents d'archives selon les besoins, obligations et missions des différents milieux.
    1. connaître les différents types de services d'archives et leurs particularités (mission, fonctions, programmes, contexte réglementaire);
    2. comprendre les défis auxquels les archivistes doivent faire face dans l'organisation des archives à des fins administratives et/ou de recherche;
    3. analyser les caractéristiques des différents types d'outils ou d'instruments de gestion des archives afin d'être en mesure d'en élaborer au besoin;
    4. développer une vision synthèse de la gestion du cycle de vie des documents d'archives;
    5. évaluer la dimension sociale qui découle de la gestion des archives.

Méthodes pédagogiques

Dans la planification des activités d’enseignement et d’apprentissage, une large place est accordée à la participation des étudiant(e)s. Discussions à partir de lectures, travaux pratiques, exercices, travail de recherche, exposés, etc., les étudiant(e)s seront ainsi appelés à prendre une part active à leur formation. En conséquence, l’enseignement magistral sera réduit au minimum et le professeur agira davantage à titre de personne-ressource.

Dans le but de permettre aux étudiant(e)s d’approfondir leurs connaissances et de développer leur propre vision, des conférenciers seront appelés au cours de la session à venir faire part de leurs expériences et de leurs préoccupations en matière de gestion des archives. Il s'agit de :

  • Sébastien Brochu, étudiant à la maîtrise (option recherche) à l'EBSI
     (À confirmer)
  • Denis Lessard, artiste en arts visuels et archiviste
  • Diana Walton, étudiante au doctorat à l'EBSI
  • Annaëlle Winand, étudiante au doctorat à l'EBSI
  • William Yoakim, étudiant au doctorat à l'Université Laval

Par ailleurs, afin de permettre aux étudiant(e)s de mieux faire le lien entre la théorie et la pratique, une rencontre aura lieu avec Cynthia Couture, directrice adjointe du Service des archives et de gestion des documents à l'Université du Québec à Montréal (UQAM). La rencontre sera suivie d'une visite du service et de ses installations.

Contenu du cours

Les thématiques abordées dans le cadre du cours SCI6111 Politique de gestion des archives se divisent en trois principaux blocs :

  1. Le milieu des archives :
    • Archives et archivistique
    • Réseau des archives
    • Lois, règlements et normes
    • Études et rapports
    • Rencontre et visite
  2. Les outls ou instruments de gestion :
    • Fonctions archivistiques et programmes de gestion
    • Politique de gestion des archives
    • Outils ou instruments de gestion
    • Niveaux d'application
    • Évaluation de programmes
  3. La dimension sociale :
    • Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives
    • Rôle ou contribution des archivistes

Calendrier des activités

DateActivité(s)Évaluation
2018-09-06

Module 01 Introduction

Présentation du plan de cours, du programme de lectures et des directives générales sur les travaux.

 
2018-09-13

Module 02 L'archivistique : un rappel

Retour sur les fondements de l'archivistique et mise en évidence des différentes approches ou visions de la discipline.

 
2018-09-20

Module 03 Réseau des centres et des services d'archives

Vue d'ensemble du système archivistique canadien et de la classification des centres et services d'archives au Québec.

Remise du TR1 : Sujet

2018-09-27

Module 04 Contexte réglementaire

Aperçu des lois, règlements, normes et autres textes qui ont une incidence directe ou indirecte sur la gestion des archives.

 
2018-10-04

Module 05 Études et rapports

Revue des études et rapports produits au cours des dernières années sur les archives au Canada.

Remise du TP1 : Exemples à suivre

2018-10-11

Module 06 Rencontre et visite

Rencontre avec Cynthia Couture, directrice adjointe, et visite du Service des archives et de gestion des documents à l'Université du Québec à Montréal (UQAM).

 
2018-10-18

Module 07 Fonctions archivistiques et programmes de gestion

Tour d'horizon des différentes fonctions archivistiques et des programmes de gestion des archives.

Remise du TR2 : Plan de documentation

2018-10-25

Semaine d'activités libres

 
2018-11-01

Module 08 Politique de gestion des archives

Présentation des principaux éléments d'une politique de gestion des archives.
 

Conférence : Diana Walton (Stratégies pour encourager et soutenir l'exploitation des archives par les artistes).

N. B. : La conférence sera présentée le 15 novembre.

 
2018-11-08

Module 09 Outils ou instruments de gestion

Faire état de la diversité des outils ou instruments de gestion dans le domaine des archives.

Remise du TR3 : Plan de rédaction

2018-11-15

Module 10 Niveaux d’application

Distinguer différents niveaux d'application en matière de gestion des archives.
 

 
2018-11-22

Module 11 Évaluation de programmes

Montrer l'importance de l'évaluation des programmes en matière de gestion des archives.

Conférence : William Yoakim (Enquête sur la gestion des documents produits et/ou reçus par les serviceset les centres d'archives).

 
2018-11-29

Module 12 Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives

Offrir un aperçu des nouveaux lieux (formes ou modes de gestion) d'archives qui sont apparus au cours des dernières décennies.

Conférences : Annaëlle Winand (Prelinger archives); Sébastien Brochu (Films de famille); Denis Lessard (Archives Passe-Mémoire).

 
2018-12-06

Module 13 Rôle ou contribution des archivistes sur le plan social

Faire prendre conscience de la dimension sociale du travail d'archiviste.

 

Remise du TP2 : Archivistes comme agents de changement

 

2018-12-13 

Remise du TR4 : Travail final

 N. B. : Il est possible que des changements soient apportés au calendrier au cours de la session.

Évaluation

L'évaluation des apprentissages comprend trois volets :

  • Travaux en équipe (deux ou trois personnes) : (40%)
    • TP1 : Exemples à suivre (20%)
    • TP2 : Archivistes comme agents de changement (20%)
  • Travail de recherche (individuel) : (50%)
    • TR1 : Sujet (5%)
    • TR2 : Plan de documentation (10%)
    • TR3 : Plan de rédaction (10%)
    • TR4 : Travail final (25%)
  • Participation (10%)
    • Prendre une part active lors des séances en classe

Travaux pratiques (en équipe) :

  • Les travaux pratiques sont des travaux courts, de cinq pages selon le modèle « ebsi-econoecolo », réalisés en équipe. Des directives seront transmises pour chacun d'entre eux. De manière générale, il s'agira de :
    • (TP1) Trouver une réalisation ou une action qui serait un exemple à suivre afin d'améliorer la gestion des archives;
    • (TP2) Exprimer votre vision du rôle de l'archiviste au sein de la société.

Travail de recherche (individuel) :

  • Le travail de recherche, d’une dizaine de pages selon le modèle « ebsi-econoecolo », devra traiter d’un sujet qui est en rapport avec l'une ou l'autre des thématiques abordées dans le cadre du cours. Son orientation pourra être aussi bien pratique que théorique.
  • Des directives plus précises seront fournies pour chacune des étapes:
    • (TR1) Choix du sujet
    • (TR2) Plan de documentation
    • (TR3) Plan de rédaction
    • (TR4) Travail final
  • Voici quelques exemples de sujets (à titre indicatif) :
    • Élaboration (ou analyse) d'un outil de gestion
    • Analyse des besoins (Rapport)
    • Outils de gestion (recherche sur la typologie, sur un type d'outils, sur les outils propres à une fonction archivistique)
    • Programmes de gestion (analyse, comparaison)
    • Évaluation de programmes
    • Normes (en relation avec une fonction archivistique par exemple)  
    • Bonnes pratiques
    • Archives : 3e lieu
    • Types d'archives (ex.: archives photographiques, archives audiovisuelles) ou milieu (ex.: archives religieuses, archives de la danse)
    • Programmes d'aide financière
    • Dépôt numérique fiable
    • Convergence des professions
    • Bibliothèques, musées, archives
    • Web 2.0
    • Gestion des archives, de l'information, des connaissances
    • Stratégie(s) de collaboration et de partenariat (dans un service, entre les services d'archives)
    • Bilan des travaux menés par l'Observatoire de la culture et des communications du Québec sur le domaine des archives
    • Boîte à outils (compilation de ressources sur une question)
    • Logiciel libre
    • License d'utilisation
    • Données ouvertes
    • Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives
    • Archives et pouvoir
    • Archives et justice
    • Archives des communautés (collaboratives)
    • Etc.
  • Les étudiant(e)s qui le souhaitent auront la possibilité de diffuser leurs travaux de recherche dans la section « EBSI - Production étudiante » de Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal. Dans ce cas, il faudra cependant que les corrections jugées nécessaires soient apportées par les étudiant(e)s avant d'obtenir l'autorisation du professeur de déposer leurs travaux.
    • Exemples :
      • Dimitri, J. (2014). Les bonnes pratiques de gestion des archives personnelles à l’ère numérique (Travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/11361
      • Gaiffe, C. (2014). La place de la gestion des connaissances dans les projets archivistiques (Travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/11369   
      • Ste-Croix, E. (2013). Boîte à outils destinée aux chercheurs de documents iconographiques (Travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/10484
      • Bertrand, A. (2012). Élaboration d'une boîte à outils pour les archives audiovisuelles (Travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/8993
      • Auclair, V. (2011). Archivistique et gestion électronique des documents : la convergence des professions par la convergence des systèmes (Travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/4592
      •  De Gagné, J.-F. (2011). L’utilisation des technologies du Web 2.0 par le milieu archivistique (Travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/4796
      • Papineau-Archambault, V. (2011). Les archives religieuses au Québec : gestion, conservation et diffusion du patrimoine culturel (Travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/7033

Lien entre les objectifs spécifiques et la validation des apprentissages

 TP1 ExemplesTP2 RôleTR1 SujetTR2 DocumentationTR3 PlanTR4 Travail
connaître les différents types de services d'archives et leurs particularités (mission, fonctions, programmes, contexte réglementaire);XX
comprendre les défis auxquels les archivistes doivent faire face dans l'organisation des archives à des fins administratives et/ou de recherche;XXX
analyser les caractéristiques des différents types d'outils ou d'instruments de gestion des archives afin d'être en mesure d'en élaborer au besoin;XX
développer une vision synthèse de la gestion du cycle de vie des documents d'archives;XXXXX
évaluer la dimension sociale qui découle de la gestion des archives.XX

Politiques, règlements et directives

Notes de cours :
Les notes seront disponibles dans Studium https://studium.umontreal.ca/

La formule utilisée sera la suivante : 

  1. Le plan de la rencontre, les références des lectures et les directives pour les travaux s’il y a lieu seront mis à la disposition des étudiant(e)s avant chaque séance en classe.
  2. Après chacune des rencontres, les notes du module seront déposées sur le site du cours dans les jours suivants.

Politiques, règlements et directives :
Pour ce qui est des politiques, règlements et directives, dont celles sur la présentation des travaux, les travaux en équipe, la qualité de la langue, les délais et dates de remise des travaux, voir : Guide de l'étudiant de la maîtrise en sciences de l’information, 2018-2019 https://wiki.umontreal.ca/pages/viewpage.action?pageId=124093925

De manière générale, il est attendu que les étudiant(e)s qui sont inscrits au cours respectent le code d'honneur de l'EBSI http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/code-honneur/

Courriel :
Pour faciliter la gestion des courriels, vous devez indiquer le sigle du cours dans le titre de votre message. Par ailleurs, il est important de préciser que la messagerie électronique ne doit pas être utilisée dans le but d’obtenir des réponses à des questions devant être normalement posées en classe ou lors des périodes de consultation.

Charge de travail :
Comme il est indiqué dans le Guide de l’étudiant, « pour chaque heure de cours, l’étudiant doit consacrer environ deux heures de travail, d’étude ou de lectures ». C’est donc dire que, dans votre planification, vous devrez ajouter aux 45 heures de présence en classe, 90 heures de travail individuel au minimum.

Ressources

Bibliographie :

Il s’agit d’une bibliographie générale. Des références plus précises seront fournies au besoin lors de chacune des rencontres.

  • AAF (Association des archivistes français). (2016). Référentiel métiers. La profession d’archiviste ou les métiers des archives (2e édition, revue et augmentée). Paris, France : AAF. Repéré à https://www.archivistes.org/IMG/pdf/referentiel_metiers_v6print.pdf
  • AAF. (2012). Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste (3e édition revue et augmentée). Paris, France : Association des archivistes français. (BSI CD 953 A27 2012) 
  • AAQ (Association des archivistes du Québec). (s. d.). Glossaire. Repéré à http://archivistesqc.wordpress.com/glossaire-2/
  • Accart, J.-P. (2014). Regards croisés sur les métiers des sciences de l'information : bibliothèques, archives, documentation, musées. Mont Saint-Aignan, France : Éditions Klog. (BSI Z 682 A23 2014)
  • Archives Association of British Columbia. (2018). The AABC Archivist's Toolkit. Repéré à http://aabc.ca/resources/archivists-toolkit/
  • Archives Association of British Columbia. (1999). A Manual for Small Archives. Repéré à http://aabc.ca/media/6069/manualforsmallarchives.pdf
  • Archives Canada. (2011). Liens.Repéré à http://www.archivescanada.ca/LinksFR
  • Archives de l'État du Valais. (2016). Guide de gestion des documents pour l'administration cantonale (Version 2.0). Repéré à https://www.vs.ch/web/culture/guide-de-gestion-des-documents-et-des-archives-pour-l-administration-cantonale?inheritRedirect=true
  • Archives et enjeux de société. (2013-2014). Culture et Recherche, (129). Repéré à http://www.culturecommunication.gouv.fr/content/download/89855/672556/file/CR129_web.pdf
  • Archival Metrics, Promoting a Culture of Assessment in Archives and Special Collections. (s. d.). Repéré à http://www.archivalmetrics.org/
  • Archives nationales du Québec. (1996). Normes et procédures archivistiques (6e édition). Québec, QC : Publications du Québec, ministère de la Culture et des Communications. (BSI REF CD 953 A695 1996)
  • Archives provinciales du Nouveau-Brunswick. (2018). Gestion de l’information de l'entreprise. Repéré à http://archives.gnb.ca/Archives/RecMan.aspx?Section=1&culture=fr-CA
  • ARLIS/UK & Ireland Visual Archives Committee. (2003). First Steps in Archives. A practical guide. Bromsgrove, UK : UK & Ireland Art Libraries Society. (BSI CD 950 F57 2004)
  • BAC (Bibliothèque et Archives Canada). (2018). Gestion du cycle de vie des documents et de l'information. Repéré à http://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/gestion-cycle-de-vie/Pages/gestion-du-cycle-de-vie.aspx
  • BAC. (2016). Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire. Repéré à http://www.bac-lac.gc.ca/fra/a-notre-sujet/Pages/strategie-canadienne-numerisation.aspx
  • Bailey, S. (2008). Managing the crowd : rethinking records management for the Web 2.0 world. Londres, UK : Facet Publishing. (BSI QA 76.9 D3 B349 2008)
  • Baillargeon, D. (2017).Les prochains défis de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal. Archives, 46(2), 163-175.
  • BAnQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec). (2018). Interactions. Actualités de la gestion intégrée des documents et des archives. Repéré à http://blogues.banq.qc.ca/interactions/
  • BAnQ . (s. d.). Archivistique et gestion documentaire. Repéré à http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/index.html
  • BAnQ et Réseau des services d'archives du Québec. (2009). Le guide de gestion des archives d'entreprises (éd. précédente par A. Gareau). Montréal, QC : BAnQ. (BSI HF 5736 G37 2009)
  • Bantin, P. C. (2008). Understanding data and information systems for recordkeeping. New York, NY : Neal-Schuman Publishers. (BSI HF 5736 B36 2008)
  • Bastian, J., et Alexander, B. (dir.). (2009). Community archives : the shaping of memory. Londres, UK : Facet. (BSI CD 971 C625 2009)
  • BCI (Bureau de coopération interuniversitaire). (2014). Guide de gestion d’un projet de numérisation. Repéré à http://www.bci-qc.ca/wp-content/uploads/2016/10/Guide_Gestion_Projet_Numerisation_VF_Depot-intranet_nov-14.pdf
  • Benedon, W. (2010). History of Records and Information Management. Dans Encyclopedia of Library and Information Sciences (3e édition, Vol. 1, no 1, p. 2133-2141). Boca Raton, FL : Taylor and Francis. Repéré dans Taylor & Francis (Université de Montréal, accès réservé) https://www.taylorfrancis.com/books/e/9780849397110
  • Bergeron, Y., Dusseault-Letocha, L. et Grimard, J. (2006). Cadre juridique de l’univers du patrimoine, des institutions muséales et des archives. Dans État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives : Cahier 1 : Premier regard (p. 29-32). Repéré à http://www.stat.gouv.qc.ca/statistiques/culture/patrimoine-musees-archives/cahier-01-etatdeslieux.pdf
  • Bettington, J. et al. (2008). Keeping archives (3e édition). Dickson, A.C.T., Australie : Australian Society of Archivists. (BSI CD 950 K44 2008 + CDROM)
  • Beyea, M. et Caya, M. (2014). L’évolution de la profession d’archiviste et du système d’archives au Canada. Repéré à http://docplayer.fr/23177761-L-evolution-de-la-profession-d-archiviste-et-du-systeme-d-archives-au-canada.html
  • Bourhis,T. et Denis, N. (2017). La gestion des archives courantes et intermédiaires : la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal au rythme de sa clientèle. Archives, 46(2), 35-60.
  • Bradsher, J. G. (dir.). (1988). Managing Archives and Archival Institutions. Chicago, IL : The University of Chicago Press. (BSI CD 950 M35 1988)
  • Brown, D. C. G. et Toze, S. (2017). Information governance in digitized public administration. Canadian Public Administration, 60(4), 581-604. https://doi.org/10.1111/capa.12227
  • Bütikofer, N., Hofman, H. et Ross, S. (dir.). (2006). Managing and archiving records in the digital era : changing professional orientations. Baden, Suisse : Hier + Jetzt. (BSI CD 974.4 M36 2006)
  • Carmicheal, D. W. (2012). Organizing archival records : a practical method of arrangement and description for small archives. Lanham, MA : AltaMira Press. (BSI CD950 C37 2012)
  • CCA (Conseil canadien des archives). (1995). 2 Recommandations concernant l'élaboration d'une politique d'acquisition d'archives. Dans Vers l'élaboration d'une stratégie nationale d'acquisition : recommandations concernant la planification des acquisitions (p. 21-28). Ottawa, ON : CCA. (BSI CD 971 C637 1995)
  • CCA. (s. d.). Répertoire des centres d'archives. Repéré à http://www.cdncouncilarchives.ca/f-directory.html
  • Chabin, M.-A. (2007). Archiver, et après? Paris, France : Djakarta. (BSI CD 953 C524 2007)
  • Chabin, M.-A. (2000). Le management de l'archive. Paris, France : Hermès Sciences Publications. (BSI CD 953 C528 2000)
  • Chabin, M.-A. (1999). Je pense donc j’archive. L’archive dans la société de l’information. Paris, France : L’Harmattan. (BSI CD 953 C526 1999)
  • Champagne, M. (2017). Les archives définitives à la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal : accroissement, traitement, diffusion. Archives, 46(2), 61-80.
  • Clérembaux, J., et Juge, C. 2012. La gestion des archives. Voiron, France : Territorial éditions. (BSI CD 976.5 C54 2012)
  • Comité directeur sur les archives canadiennes. (2018). Accueil. Repéré à https://lesarchives2026.com/
  • Comité interministériel aux Archives de France. (2013). Référentiel général de gestion des Archives. Repéré à http://www.gouvernement.fr/sites/default/files/contenu/piece-jointe/2014/07/r2ga_document_complet_201310.pdf
  • Conseil des académies canadiennes. (2015). À la fine pointe du monde numérique : possibilités pour les institutions de la mémoire collective au Canada. Ottawa, ON : Le comité d’experts sur les institutions de la mémoire collective et la révolution numérique, Conseil des académies canadiennes. Repéré à http://www.scienceadvice.ca/fr/assessments/completed/memory-institutions.aspx
  • Cook, M. (1999). The Management of Information from Archives (2e édition). Aldershot, UK : Gower Publishing. (BSI CD 971 C66 1999)
  • Cook, T. (2001). Archival science and postmodernism: new formulations for old concepts. Archival Science 1(1), 3-24. Disponible dans les Périodiques électroniques des Bibliothèques de l'Université de Montréal.
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  • Couture, C. (dir.). (1999). Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec. (BSI ResBSI CD 953 F66 1999).Repéré dans dèsLibris (Université de Montréal, accès réservé) http://www.deslibris.ca/ID/422616
  • Couture, C. et Lajeunesse, M. (2014). L'archivistique à l'ère du numérique : les éléments fondamentaux de la discipline. Québec, QC : Presses de l'Université du Québec. (BSI CD 953 C684 2014)
  • Couture, C. et Rousseau, J.-Y. (dir.). (1982). Les archives au XXe siècle : une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche (8e impression). Montréal, QC : Université de Montréal, Secrétariat général. (BSI ResBSI CD 953 C68)
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N.B. : Pour connaître la liste des ouvrages à la réserve de la BLSH (Bibliothèque des lettres et sciences humaines) et le programme de lectures, voir la section « Documents » dans Studium.

Autre information

Notation:
À la maîtrise en sciences de l’information, les professeurs et chargés de cours « utilisent le système de notation du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales ». La table de concordance est disponible dans la section « Notation » du Guide de l'étudiant de la maîtrise en sciences de l’information, 2018-2019 https://wiki.umontreal.ca/pages/viewpage.action?pageId=124093925