Plan du cours ARV1054 - Classification des archives (Automne 2013)

3 crédits

Concomitant : ARV1050

Coordonnatrice de stages : Isabelle Dion
Courriel : isabelle.dion@umontreal.ca
Téléphone : 514 343-2244
Bureau : C-2026
Disponibilités : les mardis de 13h30 à 16h30 ou sur rendez-vous

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=40417

Les cours se donnent le Jeudi 16h00 à 19h00.

Description officielle

Classification et autres métadonnées. Méthodes et modes de classement. Contexte du respect des fonds. Création d’outils de repérage: index, contrôle d’autorité. Application informatique spécifique aux documents analogiques et numériques.

Objectifs d'apprentissage

Ce cours vise :

à initier l’étudiant aux fondements théoriques de la classification, du classement et de l’indexation des archives;
Plus précisément :
1. comprendre les principes de base en matière de classification des archives;
2. différencier les principaux systèmes de classification;
3. expliquer les étapes de l’implantation d’un plan de classification;
4. comprendre l’utilité des métadonnées;
5. démontrer l’importance de la formation et d’un manuel de procédures pour la classification.
à mettre en application les principes de classification, classement et indexation des archives.
Plus précisément :
1. élaborer un plan de classification pour les archives courantes ainsi que pour les archives définitives;
2. évaluer des plans de classification;
3. comprendre les différentes étapes de l’indexation;

Méthodes pédagogiques

Cours magistraux, exercices en classe et aux laboratoires d'informatique, travaux pratiques, lectures.

Calendrier des activités

Date	Activité(s)	Évaluation
2013-09-05	Introduction Présentation du cours Exercice de départ Définitions La fonction de classification dans le cycle de vie des documents La classification dans une politique de gestion des archives Lois et règlements liés à la classification Exercices
2013-09-12	Notion de dossier Analogique / numérique Titre des dossiers analogiques / numériques Dossier/document d'exploitation et dosier/document de gestion Retour sur la lecture obligatoire Explications du TP1 Métadonnées Définition Buts Création de métadonnées Normes et standards
2013-09-19	La classification des archives courantes Pourquoi classifier? Avantages Grands principes Définitions Principaux systèmes de classification : classification hiérarchique Exercices
2013-09-26	La classification des archives courantes (suite) Principaux systèmes de classification : classification hiérarchique avec subdivisions Exercices
2013-10-03	Cotation et classement des archives courantes Considérations théoriques Types de cotation Systèmes de classement Exercices
2013-10-10	Autres systèmes de classification Classification à facettes Classification automatique Folksonomie Exercices
2013-10-17	Élaboration et implantation d’un plan de classification Étapes Exercices Retour sur la lecture obligatoire Application de plans de classification Exercices	Remise du TP1
2013-10-24	Semaine de lecture
2013-10-31	Examen mi-session	Examen en classe : durée 2h50
2013-11-07	Indexation des archives courantes Repérage Étapes de l’analyse de contenu Indexation Langages documentaires Exercices Explications de l'exercice en laboratoire
2013-11-14	Analyse de plans de classification Mise à jour Évaluation Exercices Formation des usagers à la classification
2013-11-21	Classification des archives historiques Pourquoi classifier? Avantages Grands principes Détermination des fonds et des divisions des fonds Bases et niveaux de division Opérations de classification et de classement Traitement d’un fonds d’archives Traitement sommaire Traitement définitif Retour sur la lecture obligatoire Exercices Explications du TP2
2013-11-28	Classification des archives historiques (suite) Classification des documents autres que textuels Retour sur la lecture obligatoire Exercices
2013-12-05	Exercice de classification avec logiciel en gestion documentaire Classer des dossiers dans un plan de classification Inscrire des métadonnées et des mots clés
2013-12-12	Examen final	Examen en classe : durée 2h50
2013-12-19	Pas de cours	Remise du TP2

Veuillez noter que la matière et sa répartition sont sujettes à changement.

Évaluation

La notation des travaux ainsi que des examens se fait en pourcentage. À la fin du cours, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l’Université de Montréal.

Les cours de sigle ARV et INU sont soumis à la politique d’évaluation avec seuil : pour réussir le cours, il faut non seulement atteindre (ou dépasser) la note de passage sur l’ensemble des évaluations du cours, mais également atteindre (ou dépasser) cette même note de passage sur le sous-ensemble (pondéré) des activités évaluées qui sont réalisées individuellement (et non en équipe). (Guide de l’étudiant. http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/ guides-etudiant/guide-1ercycle.pdf).

Les apprentissages et connaissances seront évalués au moyen de deux travaux pratiques et deux examens :

Élaboration et application d’un plan de classification TP1

Travail d’équipe (maximum 4 personnes)
Date de remise : 17 octobre 2013
Notation : 35%

Ce travail consiste à élaborer et appliquer un plan de classification à partir des dossiers numériques actifs d’un organisme.

Élaboration et application d’un plan de classification TP2

Travail d’équipe (maximum 2 personnes)
Date de remise : 12 décembre 2013
Notation : 15%

Ce travail consiste à élaborer un plan de classification pour un fonds d’archives historiques et à appliquer celui-ci aux dossiers du fonds.

Examen mi-session

Individuel
Date : 31 octobre 2013
Notation : 25%

Examen portant sur la matière des cours 1 à 7 et sur les lectures obligatoires.

4. Examen de fin de session

Individuel
Date : 12 décembre 2013
Notation : 25%

Examen portant sur la matière des cours 10 à 14 et sur les lectures obligatoires.

Lien entre les objectifs spécifiques et la validation des apprentissages

	TP1 Élaboration et application d'un plan de classification pour les archives courantes	TP2 Élaboration et application d'un plan de classification pour les archives historiques	Examen mi-session	Examen fin de session
comprendre les principes de base en matière de classification des archives;	X	X	X	X
différencier les principaux systèmes de classification;			X
expliquer les étapes de l’implantation d’un plan de classification;			X
comprendre l’utilité des métadonnées;			X
démontrer l’importance de la formation et d’un manuel de procédures pour la classification.				X
élaborer un plan de classification pour les archives courantes ainsi que pour les archives définitives;	X	X	X	X
évaluer des plans de classification;				X
comprendre les différentes étapes de l’indexation;				X

Politiques, règlements et directives

En cas de retard dans la remise d’un travail, les pénalités prévues dans le règlement pédagogique de l’EBSI seront appliquées :

1^ièresemaine du calendrier : 5 % de la note du travail est retranché par jour de retard, jusqu’à concurrence de 35 %. Le 8^e jour du calendrier :note F (échec).

Pour chacun de ces travaux, un maximum de 10 % de l’évaluation peut être retranché de la note obtenue pour la qualité du français.

En cas de plagiat, copiage ou fraude à l’occasion d’un travail ou d’un examen, le responsable du programme sera avisé et une ou plusieurs sanctions prévues dans le règlement disciplinaire universitaire seront appliquées. L’infraction sera signalée par un écrit versé au dossier de l’étudiant.

Il est attendu que tous les étudiants inscrits au cours respectent le code d’honneur de l’EBSI : http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/code-honneur/

Ressources

Ouvrage fortement suggéré

Casault, Denis et Michel Lévesque. 1997. Guide de classification et de classement des documents des associations et autres organismes de même nature. 2e éd. Sillery : Association des archivistes du Québec.

Disponible à la librairie ou à la bibliothèque

Lectures obligatoires

Sur le site de l’AAQ : http://www.archivistes.qc.ca/cora/recherches.php

Couture, Cynthia. 2009-2010. L’élaboration et l’implantation d’un cadre de classification pour la gestion des documents numériques et sur papier dans une ville : le cas de la ville de Brossard. Archives 41, 1 : 71-91.

Mas, Sabine et Louise Gagnon-Arguin. 2003-2004. Pour un approfondissement de la « notion » de dossier dans la gestion de l’information organique et consignée d’une organisation. Archives 35, 1 et 2 : 29-48.

Krawczyk, Bob. 2001-2002. L’abandon du fonds comme premier niveau de classification et de classement pour les documents du gouvernement ontarien : une solution moderne à un problème complexe. Archives 33, 3 et 4 : 97-119.

Disponible en ligne via le catalogue Atrium des bibliothèques de l’UdeM :

Charbonneau, Normand et Antoine Pelletier. 2001. Classification. In La gestion des archives photographiques, sous la dir. de Normand Charbonneau et Mario Robert, p. 83-97. Sainte-Foy : Presses de l’Université du Québec.

Bibliographie

Disponible sur le site du cours.