Plan du cours ARV1057 - Stage (Hiver 2019)

3 crédits

Préalable : 24 crédits de sigle ARV et/ou INU dans le programme

Coordonnatrice de stages : Isabelle Dion
Courriel : isabelle.dion@umontreal.ca
Téléphone : 514 343-2244
Bureau : C-2026

Site Web du cours : http://cours.ebsi.umontreal.ca/arv1057/

Description officielle

D’une durée de 25 jours ouvrables réalisés dans un milieu de travail, le stage est accompagné d’activités pédagogiques à l’Université. Possibilité d’une exemption pour expérience de travail pertinente en archivistique.

Objectifs généraux

L’EBSI s’assure que le stage permette à l’étudiant de :

relier ses connaissances théoriques à une expérience pratique;
développer des habiletés professionnelles;
développer des qualités personnelles
se situer professionnellement;
avoir un aperçu de différents milieux de travail et des programmes archivistiques.

Évaluation

L’évaluation de l’EBSI repose sur trois instruments d’évaluation : le journal de bord, le rapport de stage et une rencontre à l’université. Tel que stipulé dans la section Politiques, règlements et directives du Guide de l’étudiant, la qualité du français est un critère d’évaluation des travaux. L’étudiant peut donc perdre jusqu’à 5% de sa note globale pour le journal de bord et 10% de sa note globale pour le rapport de stage.

Il est important de rappeler que le règlement disciplinaire sur le plagiat et la fraude s’applique aussi dans le contexte des stages.

1. Rencontre de stage

Une rencontre est prévue dans les dernières semaines du stage. L’étudiant participe avec d’autres stagiaires (au maximum huit stagiaires par groupe) à une rencontre de trois heures. Une période de 15 minutes est allouée à la présentation de chaque étudiant, suivie d’une période de questions (5 minutes). Cette rencontre répond à l’objectif général : avoir un aperçu d’autres milieux de travail et d’autres programmes de gestion des archives.

Vous recevrez l’horaire des groupes lors de la rencontre de début de stage.

Contenu de la présentation :

présenter le milieu de stage;
expliquer le programme de gestion des archives du milieu;
présenter les activités de stage.

Un plan de votre présentation doit être remis à la coordonnatrice de stages.

Notation : 10% pour le contenu, la présentation et la participation.

Important : L’étudiant qui fait son stage à l’extérieur de la grande région métropolitaine ou en dehors de la période habituelle de stage, et qui a l’autorisation de la coordonnatrice de ne pas assister à la rencontre, doit remettre un travail écrit, envoyé par courriel au moment des rencontres de stage (maximum 1500 mots).

2. Journal de bord

Objectifs du journal de bord :

décrire les activités réalisées au jour le jour de façon précise ;
réfléchir d’une façon soutenue sur son vécu professionnel (retour sur la théorie, application des grands principes, niveau d’apprentissage) ;
prendre conscience de l’interaction entre ses émotions et sa vie professionnelle.

Le journal de bord se réalise au travail, une ½ heure à la fin de la journée ou selon l’entente de stage.

Contenu du journal de bord :

Volet 1 Activité - À chaque jour :

Identifier et décrire succinctement les activités

Volet 2 – Objectifs et apprentissages du stage - Aux 5 jours :

a) Identifier les apprentissages (professionnels, personnels, relations de travail, relations avec le superviseur, aptitudes au travail de bureau, etc.)

b) Revenir sur un des objectifs généraux : l’identifier et y réfléchir. Vous devez tous les traiter durant le stage :

a. relier ses connaissances théoriques à une expérience pratique

b. développer des habiletés professionnelles

c. développer des qualités personnelles

d. se situer professionnellement

e. avoir un aperçu d’autres milieux de travail et d’autres programmes de gestion des archives (rencontre de groupe à l’EBSI, visites et conférences lors des cours, expériences antérieures)

c) Revenir sur un de vos objectifs de savoir-être : l’identifier et y réfléchir. Il peut s’agir du même objectif tout au long de votre stage ou il peut y en avoir plus d’un.

Volet 3 – Réflexions archivistiques - Aux 5 jours :

Réfléchir sur un aspect archivistique de votre choix (5 réflexions pour tout le stage). Les identifier et y réfléchir :

a) le respect des fonds

b) la théorie des trois âges

c) le principe du général au particulier

d) l’évaluation (macro et micro évaluation, valeur des documents, critères de tri, calendrier de conservation, etc.)

e) les politiques et procédures

f) les documents de gestion / les documents d’exploitation

g) les documents et les dossiers

h) l’inventaire

i) l’analyse de besoins

j) la gestion des documents semi-actifs

k) la classification

l) la cotation

m) l’indexation

n) la description

o) la préservation (évaluation globale, activités de préservation, plan d’inter-vention en cas d’urgence, restauration, etc.)

p) la gestion des documents autres que textuels (photos, cartes, dessins d’archi-tecture, objets, etc.)

q) l’acquisition

r) la diffusion (moyens de diffusion, clientèles, etc.)

s) la gestion électronique des documents

t) les logiciels en gestion des archives

u) l’implantation d’un système de gestion documentaire

v) les métadonnées

w) la gestion des courriels

x) les lois touchant la gestion des archives

y) la formation dans les unités

z) etc.

Il est recommandé d’utiliser le modèle de journal de bord (format Word) disponible sur le site web du stage : http://cours.ebsi.umontreal.ca/arv1057/.

Notation : 25%

Activités quotidiennes (identification et description)	5%
Apprentissages	2%
Objectifs généraux	5%
Objectif(s) personnel(s)	3%
Réflexions	10%

Important : Le journal de bord est remis seulement à la coordonnatrice de stages.

3. Rapport de stage

Objectif du rapport de stage :

faire la synthèse de ses apprentissages, des connaissances acquises, des habiletés développées, des réflexions survenues durant le stage.

Contenu du rapport de stage :

Table des matières

Introduction (sujet amené, posé et divisé incluant l’identification du milieu, du superviseur, les dates de stage et le programme d’études relié au stage)

Présentation du milieu de stage

Mission, statut juridique, historique, situation géographique, organisation administrative, ressources à la disposition de l’organisme

Programme de gestion des archives/documents : fonctions archivistiques réalisées par le service d’archives ou de gestion documentaire, outils archivistiques, systèmes existants (logiciels, bases de données, progiciel de gestion intégrée, GED, etc.), ressources humaines, matérielles et immobilières, forces et défis.

Synthèse des activités de stage

Études préliminaires (recherche ou contacts extérieurs, lectures, etc.)

Travail accompli (déroulement ou étapes de chacune des activités, lectures, outils et systèmes utilisés, problèmes rencontrés et solutions trouvées).

Bilan du stage

Apprentissages professionnels, apprentissages personnels, préparation théorique, contribution de l’étudiant au milieu de stage.

Conclusion (brève synthèse, perspectives)

Au besoin des annexes numérotées et portant un titre. Il est suggéré de mettre en annexe les documents produits durant votre stage. Cependant, en raison de la confidentialité de certaines informations administratives, vous devez obtenir l’autorisation du milieu pour les diffuser.

Sans les annexes, le rapport de stage contient environ 3500 mots. Il est recommandé d’utiliser le modèle de rapport de stage (format Word) disponible sur le site web du stage : http://cours.ebsi.umontreal.ca/arv1057/.

Notation : 25%

Présentation de l'organisme	3%
Présentation du programme de gestion des archives	5%
Synthèse des activités	5%
Bilan du stage	8%
Présentation	4%

Important : Vous devez également remettre une copie de votre rapport de stage à votre responsable en milieu de travail. Une lettre de remerciement est toujours appréciée.

4. Évaluation par le milieu de stage

L'étudiant remet le formulaire Évaluation du stagiaire par le superviseur en milieu de travail à son responsable dès le début du stage.

Pour vous aider dans votre apprentissage, vous pouvez demander à votre superviseur de réaliser une évaluation mi-stage. Celle-ci est formative et n’est donc pas notée. Elle se fait oralement avec l’aide de la grille Évaluation du stagiaire par le responsable en milieu de travail.

Le superviseur évalue le stagiaire à la fin du stage. Il évalue le rendement du stagiaire grâce à la grille Évaluation du stagiaire par le responsable en milieu de travail. Cette grille permet d’évaluer les compétences professionnelles et les qualités personnelles du stagiaire. Le stagiaire a la responsabilité d’en prendre connaissance et de signer l’évaluation avant de remettre ce formulaire à la coordonnatrice de stages.

Notation : 40%

Date de remise

Les travaux (journal de bord et rapport de stage) et le formulaire Évaluation du stagiaire par le superviseur en milieu de travail devront être remis en version imprimée. L'étudiant doit remettre, à la même date, une copie de son rapport de stage à son superviseur avec une lettre de remerciement.

Dates de remise au secrétariat de l’EBSI avant 17h :

Automne 2018 : 3 décembre 2018

Hiver 2019 : 25 mars 2019

Été 2019 : 25 juin 2019

Dans le cas où un stage débute après les périodes habituelles de stage, la remise se fait deux semaines après la fin du stage.

En cas de retard dans la remise d’un travail, les pénalités suivantes s’appliquent :

1^ère semaine de calendrier : 5% de la note du travail retranchée par jour de retard, jusqu’à concurrence de 35%;

le 8^e jour de calendrier : note F (échec) ou zéro.

L’étudiant qui peut donner une raison valable pour remettre un travail en retard doit en demander la permission par écrit à la coordonnatrice de stages. Cette dernière doit décider si elle accepte ou non le retard de l’étudiant et l’en avise par écrit. En cas de conflit, le litige sera tranché par le directeur.

Ressources

Bibliographie

Arès, F. (1989). Le stage et la formation universitaire. Archives, 20(3), 53-60.

Champagne, M. (2010-2011). Le rôle stratégique du stage dans la formation en archivistique : réflexions d’un superviseur de stages. Archives, 40(2), 107-116.

Dion, I. (2017). De la théorie à la pratique : l’exemple des stages de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal. Archives, 46(2), 91-112.

Rousseau, J.-Y. (1997). Étude descriptive de la contribution du stage à la formation professionnelle initiale des archivistes du Québec de 1983 à 1994. Montréal, Québec : Université de Montréal.

Villeneuve, L. (1995). Cahier d’encadrement du stage supervisé. Montréal, Québec : Éditions Saint-Martin.

Villeneuve, L. (1991). Des outils pour apprendre: Reconnaître et développer ses connaissances, ses habiletés et ses attitudes. Montréal, Québec : Éditions Saint-Martin.

Villeneuve, L. (1994). L'encadrement du stage supervisé. Montréal, Québec : Éditions Saint-Martin.

Autres informations

Activité optionnelle

Le stage est optionnel (3 crédits) pour les étudiants.

Critères d’admissibilité au stage

Pour avoir l’autorisation de s’inscrire au stage, l’étudiant doit :

avoir complété 24 crédits de sigle ARV et/ou INU (8 cours suivis et réussis) dans le programme de certificat en archivistique incluant le trimestre précédent le stage ;
conserver une moyenne de 3,0 ou plus sur 4,3 (B) pour un minimum de quatre cours du programme ;
réussir le test de français d’admission UdeM s’il y a lieu ;
n’avoir aucune mention de plagiat à son dossier.

Durée et rythme

Le stage a une durée de 25 jours ouvrables incluant une rencontre de stage à l’université d’une durée de trois heures (1/2 journée). Le déroulement du stage doit correspondre au calendrier universitaire.

L’étudiant peut faire son stage au trimestre d’automne (septembre à décembre) ou au trimestre d’hiver (janvier à avril) à un rythme minimum de trois jours consécutifs par semaine ou trimestre d’été (mai et juin) à un rythme de 5 jours par semaine, minimum 4 jours.

Horaire et absences

L’étudiant doit se conformer à l’horaire de travail du milieu de stage. Toute absence non prévue au calendrier de stage doit être motivée et signalée la journée même au superviseur et à la coordonnatrice de stages. Le temps d’absence doit être repris à la fin du stage ou en allongeant les journées en accord avec le superviseur. Le stagiaire peut réaliser des activités à l’extérieur du milieu, par exemple à l’université, sur ses heures de stage à la condition d’avoir l’accord du superviseur.

Les congés fériés ne sont pas comptabilisés dans les jours de stage. L’EBSI encourage ses étudiants à assister à des colloques ou à des congrès même s’ils se déroulent durant le stage. Toutefois, ces absences ne sont pas comptabilisées dans les jours de stage.

Rémunération

Le stage n’est pas rémunéré, à moins que le milieu l’exige en raison d’une politique interne. Toutes les conditions de la politique des stages de l’EBSI s’appliquent aux stages rémunérés (par exemple la nature des tâches et la supervision), sauf la couverture d’assurance.

En aucun cas la rémunération ne sera considérée comme critère dans la recherche d’un stage par la coordonnatrice.

Couverture d’assurance pour les stagiaires

L'Université de Montréal protège, par une police d'assurance responsabilité civile générale, ses étudiants lorsqu'ils sont en stage dans un milieu de travail.

Cette couverture d’assurance s’applique seulement pour la durée du stage (25 jours ouvrables maximum). Au-delà de cette durée, la présence de l’étudiant dans le milieu sera considérée comme du bénévolat et la couverture ne s’appliquera plus.

Si l’étudiant est rémunéré durant le stage (Per diem, allocations et forfaits ne sont pas considérés de la rémunération), la couverture d’assurance de l’Université de Montréal ne s’applique pas.

Confidentialité des informations

L’étudiant doit se conformer à la politique de confidentialité du milieu de stage, incluant si nécessaire la signature d’une entente de confidentialité.

Les documents créés par l’étudiant dans le cadre de ses activités de stage appartiennent au milieu de stage qui pourra continuer de les utiliser et de les modifier après le départ de l’étudiant. L’EBSI recommande cependant aux milieux de stage de reconnaître la contribution des étudiants dans l’élaboration de ces documents et de mentionner que cette contribution s’est faite dans le cadre d’un stage du programme de certificat en archivistique de l’EBSI.