EBSI - Plan du cours ARV1058 - Administration des archives (Hiver 2022) Passer au contenu

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Plan du cours ARV1058 - Administration des archives (Hiver 2022)

3 crédits

Concomitant : ARV1050

Chargée de cours : Bélanger, Mylène
Courriel : mylene.belanger.2@umontreal.ca
Bureau : C-2007 (local des chargés de cours)
Disponibilités : Sur rendez-vous

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=206974


Les cours se donnent le Mardi de 16 h à 19 h, local à venir.


Description officielle

Organisations, processus d'affaires et documents. Éléments de gestion d'un service d'archives et de ses ressources. Politiques et procédures de gestion des archives. Gestion des documents semi-actifs. Analyse des besoins.

Objectifs d'apprentissage

Ce cours permettra aux étudiant(e)s de :

  1. S’initier aux composantes fondamentales des organisations dans lesquelles les archivistes sont appelés à exercer leur profession et aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives, soit la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des ressources humaines, financières, matérielles, etc.

    À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :

    1. Situer le service d’archives dans son contexte organisationnel;
    2. Décrire le fonctionnement systémique des organisations;
    3. Associer les processus d’affaires des organisations et les documents de celles‐ci;
    4. Expliquer le cycle de vie des documents et son impact sur la réalisation d’un calendrier de conservation.
  2. S’initier aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives (planification, organisation, direction et contrôle des ressources [humaines, financières, matérielles)

    À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :

    1. Différencier les principales fonctions de gestion d’un service d’archives;
    2. Décrire les principaux types de ressources à gérer dans un service d’archives;
    3. Identifier les rôles et compétences du gestionnaire d’un service d’archives;
    4. Démontrer les avantages et la rentabilité de la gestion des documents semi‐actifs;
    5. Appliquer les principales opérations reliées à la gestion des documents semi‐actifs;
    6. Identifier les concepts de certaines normes internationales
  3. S’initier aux dimensions de la gestion des archives, notamment la mise en place de politiques et de procédures, l’analyse des besoins et la gestion des documents semi‐actifs.

    À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :

    1. Décrire la nature et distinguer les caractéristiques d’une politique de gestion des archives et de politiques complémentaires;
    2. Décrire la nature et distinguer les composantes des principales procédures de gestion des archives;
    3. Rédiger une analyse des besoins;

Méthodes pédagogiques

  • Contenu théorique accessible depuis l'espace StudiUM du cours. La matière sera révélée progressivement, selon le calendrier annoncé dans le plan de cours ;
  • Cours magistraux en classe ;
  • Travaux pratiques ;
  • Participation dans les différents canaux de discussions (forums dans StudiUM). Les questions et interventions des étudiants sont les bienvenues en tout temps ;
  • Lectures ;
  • Exercices en classe et à la maison ;
  • Examens en classe ;
  • Quiz en ligne (dans StudiUM).

Calendrier des activités

DateActivité(s)Évaluation
2022-01-11

Présentation générale du cours

Fonctionnement systémique des organisations 

Organisations et archives 

Rôle de l’information dans le fonctionnement systémique des organisations

Processus d’affaires et documents

Le service des archives comme sous-système au sein de l’organisation 

Notions de gestion d’un service d’archives

 
2022-01-18

L’analyse de besoins : Introduction, définition et objectifs

Quand procéder à une analyse de besoins 

Étapes de réalisation 

Rapport d’analyse de besoins 

Diagramme de Gantt 

 

Exercice Gantt

Mini-quiz 1

2022-01-25

Gestion des documents semi-actifs : Introduction

Cycle de vie des documents 

Rôle et importance du calendrier de conservation 

Centralisation des documents semi-actifs 

 

Gestion des documents semi-actifs : Organisation matérielle

Localisation, aménagement, équipement 

Planification des espaces 

Conservation (préventive) des documents semi-actifs 

Système de repérage des documents semi-actifs 

Sécurité dans un dépôt de documents semi-actifs 

 
2022-02-01

Les documents semi-actifs : organisation et fonctionnement d’un dépôt

Conférence : Nathalie Denis, archiviste, Division de la gestion des documents et des archives, Université de Montréal 

 

Gestion des documents semi-actifs : Organisation fonctionnelle

Système, méthodes et personnel 

Dépôt de documents par les unités administratives 

Rappel, réactivation et ajout de documents 

 

Exercice de mise en boîte

Exercice de dispositions d’étagères

Mini-quiz 2

2022-02-08

TP1 au laboratoire d’archivistique

(EBSI, pavillon Lionel-Groulx, local C-2054)

Remise du TP1

2022-02-15

Le programme de gestion des archives

Rôle et importance d’un programme de gestion des archives, d’une politique et d’une procédure 

 

Structure d’un programme, d’une politique, d’une procédure

 
2022-02-22

 

Examen de mi-session

2022-03-01

Période d’activités libres

 
2022-03-08

Visite d’un dépôt de semi-actifs

Centre de services scolaire Marguerite-Bourgeoys

 
2022-03-15

La rentabilité de la gestion des documents semi-actifs

Nécessité des études de rentabilité en archivistique

Réalisation d’une étude de rentabilité 

Calcul des bénéfices, rentabilité et gestion des documents semi-actifs 

 
2022-03-22

La conduite d’un projet de gestion intégrée des documents d’activité 

Conférence : Charles Cormier, président et conseiller stratégique, CHUCK & CO, Transformation numérique

 

Principes de tenue des « enregistrements » (Generally Accepted Recordkeeping Principles®)

 

Mini-quiz 3

2022-03-29

Normes internationales touchant la gestion des documents d’activités

Remise du rapport de visite

2022-04-05

Utilisation des normes dans  l’administration des archives

Gouvernance

Contrôle des documents/contrôle de la qualité

Indicateurs de performance

Audit et vérification

 

Aspects législatifs

 
2022-04-12

La gestion de projet

Roue de Deming

 

La gestion du changement

Remise du TP2

2022-04-19 

Examen final

La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la vitesse de progression et de la disponibilité des conférenciers.

Évaluation

Notation : La notation des travaux et des examens se fait en chiffres. À la fin du cours – sauf indication contraire –, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l’Université de Montréal (http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-1ercycle.pdf .

La réussite de ce cours est conditionnelle à l’obtention d’une moyenne pondérée d’au moins 50 % pour les travaux et les examens qui font l’objet d’une évaluation individuelle.

 

10%      Mini-quiz sur les lectures obligatoires.

             Dates :

  • 18 janvier 2022; Durée : 30 minutes
  • 1er février 2022; Durée : 30 minutes
  • 22 mars 2022; Durée : 30 minutes

             Individuel, en ligne (StudiUM)

 

5%        Rapport de visite

             Date : 29 mars 2022

             Individuel

 

15%      Travail pratique (TP1) sur l’organisation des documents semi-actifs.

              Date de remise : 15 février 2022

              Travail en équipe (2-4 personnes) obligatoire

 

20%      Travail pratique (TP2) sur l’analyse des besoins.

             Date de remise : 12 avril 2022

             Travail en équipe (2-4 personnes) obligatoire

 

25%      Examen de mi-session.

             Date : 22 février 2022; Durée : 3 heures

             Individuel, sans notes de cours

 

25%      Examen final.

             Date : 19 avril 2022; Durée : 3 heures

             Individuel, sans notes de cours

Politiques, règlements et directives

Politiques, règlements et directives

Pour plus d’information, voir le Guide de l’étudiant.

Qualité de la langue : L’Université de Montréal reconnaît la qualité du français comme un critère d’évaluation des travaux et des examens. Les enseignants en tiennent donc compte dans l’évaluation des travaux et des examens, et peuvent enlever jusqu’à 10 % de la note globale.

Délais et dates de remise des travaux : En cas de retard dans la remise d’un travail, les pénalités suivantes s’appliquent : 1ère semaine de calendrier : 5 % de la note du travail retranchés par jour de retard, jusqu’à concurrence de 35 %; le 8e jour de calendrier : note F (échec) ou zéro.

Plagiat, copiage ou fraude : En cas de plagiat, copiage ou fraude à l’occasion d’un travail ou d’un examen, le responsable du programme sera avisé et une ou plusieurs sanctions prévues dans le règlement disciplinaire universitaire seront appliquées. L’infraction sera signalée par un écrit versé au dossier de l’étudiant.

Code d’honneur de l’EBSI : Il est attendu que tous les étudiants inscrits au cours respectent le code d’honneur de l’EBSI.

Ressources

LECTURES OBLIGATOIRES

Les lectures obligatoires seront accessibles depuis l'espace StudiUM du cours. Elles seront révélées progressivement, selon le calendrier sur StudiUM.

BELIN, Antony et Jean-Marc RIETSCH. « Archivage électronique et analyse de risque : Les nouveaux défis de l’archiviste », Archives, 46-1, 2016, pp.47-60.

CAYA, Marcel. La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin ?, Conférence donnée à l’École des Chartes (Sorbonne) le 2 décembre 2004.

CHABIN, Marie-Anne. « Le « tableau de gestion d’archives » : un frein à l’archivage », sur Transarchivistique (blogue), 31 juillet 2017.

COUTURE, Carol et al. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Sainte-Foy, Presse de l’Université du Québec, 1999, 559p. 

ROBERGE, Michel. La gestion intégrée des documents d'activités (GID) en format papier et technologiques. 2009, 718p.

 

LECTURES FORTEMENT RECCOMMANDÉES

BAREIL, Céline. « Démystifier la résistance au changement : questions, constats et implications sur l’expérience du changement » dans Télescope, automne 2008, pp.89-105.

ROBERGE, Michel. L'essentiel de la gestion documentaire. Québec : Gestar, 2002, 330p.

 

Et autres lectures pertinentes diffusées au cours de la session.

 

Autre information

Soutien à la réussite

De nombreuses activités et ressources sont offertes à l’Université de Montréal pour faire de votre vie étudiante une expérience enrichissante et agréable. La plupart d’entre elles sont gratuites :