EBSI - Plan du cours : ARV1058 - Administration des archives (Hiver 2021) Passer au contenu

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Plan du cours ARV1058 - Administration des archives (Hiver 2021)

3 crédits

Concomitant : ARV1050

Chargée de cours : Bélanger, Mylène
Courriel : mylene.belanger.2@umontreal.ca
Disponibilités : Sur rendez-vous par courriel.

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=183879


Les cours se donnent sur la plateforme StudiUM.


Description officielle

Organisations, processus d'affaires et documents. Éléments de gestion d'un service d'archives et de ses ressources. Politiques et procédures de gestion des archives. Gestion des documents semi-actifs. Analyse des besoins.

Objectifs d'apprentissage

Ce cours permettra aux étudiant(e)s de :

  1. S’initier aux composantes fondamentales des organisations dans lesquelles les archivistes sont appelés à exercer leur profession et aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives, soit la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des ressources humaines, financières, matérielles, etc.

    À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :

    1. Situer le service d’archives dans son contexte organisationnel;
    2. Décrire le fonctionnement systémique des organisations;
    3. Associer les processus d’affaires des organisations et les documents de celles‐ci;
    4. Expliquer le cycle de vie des documents et son impact sur la réalisation d’un calendrier de conservation.
  2. S’initier aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives (planification, organisation, direction et contrôle des ressources [humaines, financières, matérielles)

    À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :

    1. Différencier les principales fonctions de gestion d’un service d’archives;
    2. Décrire les principaux types de ressources à gérer dans un service d’archives;
    3. Identifier les rôles et compétences du gestionnaire d’un service d’archives;
    4. Démontrer les avantages et la rentabilité de la gestion des documents semi‐actifs;
    5. Appliquer les principales opérations reliées à la gestion des documents semi‐actifs;
    6. Identifier les concepts de certaines normes internationales
  3. S’initier aux dimensions de la gestion des archives, notamment la mise en place de politiques et de procédures, l’analyse des besoins et la gestion des documents semi‐actifs.

    À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :

    1. Décrire la nature et distinguer les caractéristiques d’une politique de gestion des archives et de politiques complémentaires;
    2. Décrire la nature et distinguer les composantes des principales procédures de gestion des archives;
    3. Rédiger une analyse des besoins;

Méthodes pédagogiques

  • Contenu théorique accessible depuis l'espace StudiUM du cours. La matière sera révélée progressivement, selon le calendrier annoncé dans le plan de cours ;
  • Travaux pratiques ;
  • Participation dans les différents canaux de discussions (forums dans StudiUM). Les questions et interventions des étudiants sont les bienvenues en tout temps ;
  • Lectures ;
  • Exercices à la maison ;
  • Examens et quiz en ligne (dans StudiUM).

Calendrier des activités

DateActivité(s)Évaluation
2021-01-19

Présentation générale du cours

  • Ce cours sera diffusé en synchrone sur la plateforme Zoom (le lien sera envoyé la semaine précédente).
 
2021-01-26

Fonctionnement systémique des organisations

  • Organisations et archives
  • Rôle de l’information dans le fonctionnement systémique des organisations
  • Processus d’affaires et documents
  • Le service des archives comme sous-système au sein de l’organisation 
  • Notions de gestion d’un service d’archives

Mini-quiz 1

2021-02-02

L’analyse de besoins : Introduction, définition et objectifs

  • Quand procéder à une analyse de besoins 
  • Étapes de réalisation
  • Rapport d’analyse de besoins
  • Diagramme de Gantt 

 

Exercice Gantt 

 
2021-02-09

Gestion des documents semi-actifs : Introduction

  • Cycle de vie des documents
  • Rôle et importance du calendrier de conservation
  • Centralisation des documents semi-actifs 

 

Gestion des documents semi-actifs : Organisation matérielle

  • Localisation, aménagement, équipement
  • Planification des espaces
  • Conservation (préventive) des documents semi-actifs
  • Système de repérage des documents semi-actifs
  • Sécurité dans un dépôt de documents semi-actifs 

Mini-quiz 2

2021-02-16

Gestion des documents semi-actifs : Organisation matérielle (suite)

 

Les documents semi-actifs : organisation et fonctionnement d’un dépôt

  • Conférence : Nathalie Denis, archiviste, Division de la gestion des documents et des archives, Université de Montréal

 

Gestion des documents semi-actifs : Organisation fonctionnelle

  • Système, méthodes et personnel
  • Dépôt de documents par les unités administratives
  • Rappel, réactivation et ajout de documents

 

Exercice de mise en boîte

 

Exercice de dispositions d’étagères

 

2021-02-23 

Examen de mi-session

2021-03-02

Période d’activités libres

 
2021-03-09

Le programme de gestion des archives

  • Rôle et importance d’un programme de gestion des archives, d’une politique et d’une procédure 

 

Structure d’un programme, d’une politique, d’une procédure 

Remise du TP1

2021-03-16

La rentabilité de la gestion des documents semi-actifs 

  • Nécessité des études de rentabilité en archivistique 
  • Réalisation d’une étude de rentabilité 
  • Calcul des bénéfices, rentabilité et gestion des documents semi-actifs 

 
2021-03-23

La conduite d’un projet de gestion intégrée des documents d'activité

  • Conférence : Charles Cormier, président et conseiller stratégique, CHUCK & CO, Transformation numérique

 

Principes de tenue des « enregistrements » (Generally Accepted Recordkeeping Principles®)

Mini-quiz 3

2021-03-30

Normes internationales touchant la gestion des documents d’activités

 
2021-04-06

Utilisation des normes dans  l’administration des archives

  • Gouvernance
  • Contrôle des documents/contrôle de la 
  • Indicateurs de performance
  • Audit et vérification

 

Aspects législatifs

 
2021-04-13

La gestion de projet

  • Roue de Deming

 

La gestion du changement

Remise du TP2

2021-04-20 

Examen final

La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la vitesse de progression et de la disponibilité des conférenciers.

Évaluation

Notation : La notation des travaux et des examens se fait en chiffres. À la fin du cours – sauf indication contraire –, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l’Université de Montréal (http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-1ercycle.pdf .

La réussite de ce cours est conditionnelle à l’obtention d’une moyenne pondérée d’au moins 50 % pour les travaux et les examens qui font l’objet d’une évaluation individuelle.

 

5%          Mini-quiz 1 sur les lectures obligatoires.

               Date : 19 janvier 2021; Durée : 30 minutes

               Individuel

 

5%          Mini-quiz 2 sur les lectures obligatoires.

               Date : 2 février 2021; Durée : 30 minutes

               Individuel

 

5%          Mini-quiz 3 sur les lectures obligatoires.

               Date : 23 mars 2021; Durée : 30 minutes

               Individuel

 

15%        Travail pratique (TP1) sur l’organisation des documents semi-actifs.

 Date de remise : 9 mars 2021

               Travail individuel ou en équipe (2-4 personnes) au choix

 

20%       Travail pratique (TP2) sur l’analyse des besoins.

              Date de remise : 13 avril 2021

              Travail individuel ou en équipe (2-4 personnes) au choix

 

25%       Examen de mi-session,

              Date : 23 février 2021

              Individuel

 

25%       Examen final.

              Date : 20 avril 2021; Durée : 3 heures

              Individuel

Politiques, règlements et directives

Politiques, règlements et directives

Pour plus d’information, voir le Guide de l’étudiant.

Qualité de la langue : L’Université de Montréal reconnaît la qualité du français comme un critère d’évaluation des travaux et des examens. Les enseignants en tiennent donc compte dans l’évaluation des travaux et des examens, et peuvent enlever jusqu’à 10 % de la note globale.

Délais et dates de remise des travaux : En cas de retard dans la remise d’un travail, les pénalités suivantes s’appliquent : 1ère semaine de calendrier : 5 % de la note du travail retranchés par jour de retard, jusqu’à concurrence de 35 %; le 8e jour de calendrier : note F (échec) ou zéro.

Plagiat, copiage ou fraude : En cas de plagiat, copiage ou fraude à l’occasion d’un travail ou d’un examen, le responsable du programme sera avisé et une ou plusieurs sanctions prévues dans le règlement disciplinaire universitaire seront appliquées. L’infraction sera signalée par un écrit versé au dossier de l’étudiant.

Code d’honneur de l’EBSI : Il est attendu que tous les étudiants inscrits au cours respectent le code d’honneur de l’EBSI.

Ressources

LECTURES OBLIGATOIRES

Les lectures obligatoires seront accessibles depuis l'espace StudiUM du cours. Elles seront révélées progressivement, selon le calendrier sur StudiUM.

BELIN, Antony et Jean-Marc RIETSCH. « Archivage électronique et analyse de risque : Les nouveaux défis de l’archiviste », Archives, 46-1, 2016, pp.47-60.

CAYA, Marcel. La théorie des trois âges en archivistique. En avons-nous toujours besoin ?, Conférence donnée à l’École des Chartes (Sorbonne) le 2 décembre 2004.

CHABIN, Marie-Anne. « Le « tableau de gestion d’archives » : un frein à l’archivage », sur Transarchivistique (blogue), 31 juillet 2017.

COUTURE, Carol et al. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Sainte-Foy, Presse de l’Université du Québec, 1999, 559p. 

ROBERGE, Michel. La gestion intégrée des documents d'activités (GID) en format papier et technologiques. 2009, 718p.

 

LECTURES FORTEMENT RECCOMMANDÉES

BAREIL, Céline. « Démystifier la résistance au changement : questions, constats et implications sur l’expérience du changement » dans Télescope, automne 2008, pp.89-105.

ROBERGE, Michel. L'essentiel de la gestion documentaire. Québec : Gestar, 2002, 330p.

 

Et autres lectures pertinentes diffusées au cours de la session.

Autre information

ADAPTATIONS PÉDAGOGIQUES EN RAISON DE LA CRISE DE LA COVID-19

Logistique : Tant pour accommoder les étudiants que l’enseignant dans leur logistique domestique quotidienne (enfants, travail, partage de l’ordinateur avec d’autres membres de la famille, etc.) :

  • Le matériel sera adapté autant que possible pour suivre le cours de façon asynchrone, c’est-à-dire en dehors des périodes officielles.
  • Pour favoriser un esprit d’entraide et le partage d’informations, les étudiants seront encouragés à participer aux différents canaux qui seront mis à leur disposition (forums dans StudiUM).

Évaluations :

  • L’ensemble des évaluations seront individuelles. Il sera tout de même permis de réaliser les travaux pratiques (TP1 et TP2) en équipe.
  • Dans le même souci d’accommoder les étudiants dans leur logistique domestique quotidienne, les examens et mini-quiz prévus au calendrier seront à réaliser en ligne, avec accès aux notes de cours.

Équipements requis :

  • Un poste de travail, portable ou de table, PC ou Mac.
  • Une connexion Internet haute vitesse et stable : au moins 10Mbit/s (ou plus si vous partagez votre connexion), et idéalement en filaire (c’est-à-dire directement relié par câble réseau au modem ou au routeur) pour les deux séances synchrones prévues au calendrier.
  • Idéalement prévoir un micro et une caméra pour les échanges pour la séance synchrone prévue au calendrier.

Soutien à la réussite

De nombreuses activités et ressources sont offertes à l’Université de Montréal pour faire de votre vie étudiante une expérience enrichissante et agréable. La plupart d’entre elles sont gratuites :