Plan du cours ARV1058 - Administration des archives (Automne 2017)
3 crédits
Concomitant : ARV1050
Chargé de cours : Dominic Boisvert
Courriel : dominic.boisvert.1@umontreal.ca
Bureau : Pavillon Lionel-Groulx, C-2007
Disponibilités : le mercredi, de 13 h 30 à 15 h 30.
Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=43739
Les cours se donnent le Mercredi de 16 h à 19 h.
Description officielle
Organisations, processus d'affaires et documents. Éléments de gestion d'un service d'archives et de ses ressources. Politiques et procédures de gestion des archives. Gestion des documents semi-actifs. Analyse des besoins.
Objectifs généraux
Ce cours traite des éléments suivants : organisations, processus d’affaires et documents; éléments de gestion d’un service d’archives et de ses ressources; politiques et procédures de gestion des archives; gestion des documents semi‐actifs; normalisation internationale; analyse des besoins. Ce cours permettra aux étudiants de :
1. S’initier aux composantes fondamentales des organisations dans lesquelles les archivistes sont appelés à exercer leur profession et aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives, soit la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des ressources humaines, financières, matérielles, etc. 2. Le cours mettra également l’accent sur certaines dimensions de la gestion des archives, notamment la mise en place de politiques et de procédures, l’analyse des besoins et la gestion des documents semi-actifs.
Objectifs spécifiques
Au terme de ce cours, l’étudiant sera en mesure de :
- Situer le service d’archives dans son contexte organisationnel
- Comprendre le fonctionnement systémique des organisations.
- Comprendre le lien entre les processus d’affaires des organisations et les documents de celles-ci.
- Connaître les principales fonctions de gestion d’un service d’archives.
- Connaître les principaux types de ressources à gérer dans un service d’archives.
- Comprendre les rôles et compétences du gestionnaire d’un service d’archives.
- Comprendre la nature et les caractéristiques d'une politique de gestion des archives et de politiques complémentaires.
- Comprendre la nature et les composantes des principales procédures de gestion des archives.
- Appliquer les principales opérations reliées à la gestion des documents semi-actifs.
- Comprendre les avantages et la rentabilité de la gestion des documents semi-actifs.
- Comprendre les principales étapes de réalisation d’une analyse de besoins.
- Connaître et comprendre certaines normes internationales en matière de gestion des documents des organisations, dont ISO 15489 et ISO 14641, ISO 30300 et 30301.
Méthodes pédagogiques
- Exposés magistraux, conférences
- Visite d’un dépôt de documents semi-actifs
- Exercices en classe, travaux pratiques, activités de réflexion
Calendrier des activités
| Date | Activité(s) | Évaluation |
|---|---|---|
| 2017-09-06 |
Présentation du cours
Plan de cours
Fonctionnement systémique des organisations
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| 2017-09-13 |
Fonctionnement systémique des organisations (suite)
La politique de gestion des archives
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| 2017-09-20 |
Gestion des documents semi-actifs : introduction
| Quiz de lecture 1 |
| 2017-09-27 |
Gestion des documents semi-actifs : organisation matérielle
Les documents semi-actifs : organisation et fonctionnement d’un dépôt • Conférence : Nathalie Denis, archiviste, Division de la gestion des documents et des archives, Université de Montréal | |
| 2017-10-04 |
Visite d'un dépôt de semi-actifs de l'Université de Montréal
Il faut prévoir environ 2h00 de disponibilité. La visite se fera en petits groupes. Des plages horaires seront proposées.
Réalisation du travail pratique (sur place)
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Remise (à la fin de la visite: : TP1 : Organisation des documents semi-actifs |
| 2017-10-11 |
Gestion des documents semi-actifs (suite)
Gestion des documents semi-actifs : organisation fonctionnelle
| Quiz de lecture 2 |
| 2017-10-18 | Examen de mi-session | Examen |
| 2017-10-25 | Semaine d’activités libres
| |
| 2017-11-01 |
L’analyse de besoins
| Quiz de lecture 3 |
| 2017-11-08 |
La rentabilité de la gestion des documents semi-actifs
| |
| 2017-11-15 | De la gestion des documents d’activité à la Gouvernance de l’information… La conduite d’un projet de gestion intégrée des documents d’activité Conférence (À CONFIRMER) Autres principes de gestion d’un service d’archives Principes de tenue des « enregistrements » (Generally Accepted Recordkeeping Principles®) | Quiz de lecture 4 |
| 2017-11-22 |
Normes internationales touchant la gestion des documents d’activités ISO 15489 (2016), ISO 14641, ISO 30300 et 30301 | |
| 2017-11-29 | Autres éléments de gestion d’un service d’archives (1)
Conférence (À déterminer) | Quiz de lecture 5 |
| 2017-12-06 |
Autres éléments de gestion d’un service d’archives (2)
Présentation récapitulative de la session
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| 2017-12-13 | Examen de fin de session | Examen final |
La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la vitesse de progression et de la disponibilité des conférenciers.
Évaluation
- Tests sur les lectures obligatoires (15%)
- Travail pratique sur l’organisation des documents semi-actifs (15%)
- Analyse des besoins (20%)
- Examen mi-session (25%)
- Examen final (25%)