Plan du cours ARV1058 - Administration des archives (Hiver 2023)
3 crédits
Concomitant : ARV1050
Chargée de cours : Bélanger, Mylène (elle/la)
Courriel : mylene.belanger.2@umontreal.ca
Bureau : C-2007 (local des chargés de cours)
Disponibilités : Sur rendez-vous
Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=229115
Les cours se donnent le Mardi de 16 h à 19 h.
Description officielle
Organisations, processus d'affaires et documents. Éléments de gestion d'un service d'archives et de ses ressources. Politiques et procédures de gestion des archives. Gestion des documents semi-actifs. Analyse des besoins.
Objectifs d'apprentissage
Ce cours permettra aux étudiant(e)s de :
- S’initier aux composantes fondamentales des organisations dans lesquelles les archivistes sont appelés à exercer leur profession et aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives, soit la planification, l’organisation, la direction et le contrôle des ressources humaines, financières, matérielles, etc.
À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :
- Situer le service d’archives dans son contexte organisationnel;
- Décrire le fonctionnement systémique des organisations;
- Associer les processus d’affaires des organisations et les documents de celles‐ci;
- Expliquer le cycle de vie des documents et son impact sur la réalisation d’un calendrier de conservation.
- S’initier aux principales fonctions de gestion d’un service d’archives (planification, organisation, direction et contrôle des ressources [humaines, financières, matérielles)
À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :
- Différencier les principales fonctions de gestion d’un service d’archives;
- Décrire les principaux types de ressources à gérer dans un service d’archives;
- Identifier les rôles et compétences du gestionnaire d’un service d’archives;
- Démontrer les avantages et la rentabilité de la gestion des documents semi‐actifs;
- Appliquer les principales opérations reliées à la gestion des documents semi‐actifs;
- Identifier les concepts de certaines normes internationales
- S’initier aux dimensions de la gestion des archives, notamment la mise en place de politiques et de procédures, l’analyse des besoins et la gestion des documents semi‐actifs.
À la fin du cours, l’étudiant(e) devra être en mesure de :
- Décrire la nature et distinguer les caractéristiques d’une politique de gestion des archives et de politiques complémentaires;
- Décrire la nature et distinguer les composantes des principales procédures de gestion des archives;
- Rédiger une analyse des besoins;
Méthodes pédagogiques
- Contenu théorique accessible depuis l'espace StudiUM du cours. La matière sera révélée progressivement, selon le calendrier annoncé dans le plan de cours ;
- Cours magistraux en classe ;
- Travaux pratiques ;
- Conférence de divers professionnels ;
- Visite d'un dépôt de documents semi-actifs ;
- Participation dans les différents canaux de discussions (forums dans StudiUM). Les questions et interventions des étudiants sont les bienvenues en tout temps ;
- Lectures ;
- Exercices en classe et à la maison ;
- Examens en classe ;
- Quiz en ligne (dans StudiUM).
Calendrier des activités
| Date | Activité(s) | Évaluation |
|---|---|---|
| 2023-01-10 | Présentation générale du cours Fonctionnement systémique des organisations Organisations et archives Rôle de l’information dans le fonctionnement systémique des organisations Processus d’affaires et documents Le service des archives comme sous-système au sein de l’organisation Notions de gestion d’un service d’archives | |
| 2023-01-17 | L’analyse de besoins : Introduction, définition et objectifs Quand procéder à une analyse de besoins Étapes de réalisation Rapport d’analyse de besoins Diagramme de Gantt
Exercice Gantt | Mini-quiz 1 |
| 2023-01-24 |
Gestion des documents semi-actifs : Introduction Cycle de vie des documents Rôle et importance du calendrier de conservation Centralisation des documents semi-actifs
Gestion des documents semi-actifs : Organisation matérielle Localisation, aménagement, équipement Planification des espaces Conservation (préventive) des documents semi-actifs Système de repérage des documents semi-actifs Sécurité dans un dépôt de documents semi-actifs
Conférence : Myriam Gélinas-Vallières, analyste-archiviste au Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM)
| |
| 2023-01-31 | Les documents semi-actifs : organisation et fonctionnement d’un dépôt Conférence : Nathalie Denis, archiviste, Division de la gestion des documents et des archives, Université de Montréal
Gestion des documents semi-actifs : Organisation fonctionnelle Système, méthodes et personnel Dépôt de documents par les unités administratives Rappel, réactivation et ajout de documents
Exercice de mise en boîte Exercice de dispositions d’étagères | Mini-quiz 2 |
| 2023-02-07 |
TP1 au laboratoire d’archivistique (EBSI, pavillon Lionel-Groulx, local C-2054) |
Remise du TP1 |
| 2023-02-14 | Le programme de gestion des archives Rôle et importance d’un programme de gestion des archives, d’une politique et d’une procédure
Structure d’un programme, d’une politique, d’une procédure | |
| 2023-02-21 |
| Examen de mi-session |
| 2023-02-28 | Période d’activités libres | |
| 2023-03-07 | Visite d’un dépôt de semi-actifs Centre de services scolaire Marguerite-Bourgeoys
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| 2023-03-14 | La rentabilité de la gestion des documents semi-actifs Nécessité des études de rentabilité en archivistique Réalisation d’une étude de rentabilité Calcul des bénéfices, rentabilité et gestion des documents semi-actifs | |
| 2023-03-21 |
La conduite d’un projet de gestion intégrée des documents d’activité Conférence : Charles Cormier, président et conseiller stratégique, CHUCK & CO, Transformation numérique
Principes de tenue des « enregistrements » (Generally Accepted Recordkeeping Principles®)
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| 2023-03-28 |
Normes internationales touchant la gestion des documents d’activités | Remise du rapport de visite |
| 2023-04-04 | Utilisation des normes dans l’administration des archives Gouvernance Contrôle des documents/contrôle de la qualité Indicateurs de performance Audit et vérification
Aspects législatifs | |
| 2023-04-11 | La gestion de projet Roue de Deming
La gestion du changement
Conférence : Daniel Gendron, archiviste chez HB archivistes, s.e.n.c., et analyste à la Ville de Longueuil |
Remise du TP2 |
| 2023-04-18 | Examen final |
La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la vitesse de progression et de la disponibilité des conférenciers.
Évaluation
Notation : La notation des travaux et des examens se fait en chiffres. À la fin du cours – sauf indication contraire –, la note globale obtenue est convertie au système littéral de l’Université de Montréal (http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-1ercycle.pdf .
La réussite de ce cours est conditionnelle à l’obtention d’une moyenne pondérée d’au moins 50 % pour les travaux et les examens qui font l’objet d’une évaluation individuelle.
10% Mini-quiz sur les lectures obligatoires.
Dates :
- 17 janvier 2023; Durée : 30 minutes
- 31 janvier 2023; Durée : 30 minutes
Individuel, en ligne (StudiUM)
5% Rapport de visite
Date : 28 mars 2023
Individuel
15% Travail pratique (TP1) sur l’organisation des documents semi-actifs.
Date de remise : 7 février 2023
Travail en équipe (2-4 personnes) obligatoire
20% Travail pratique (TP2) sur l’analyse des besoins.
Date de remise : 11 avril 2023
Travail en équipe (2-4 personnes) obligatoire
25% Examen de mi-session.
Date : 21 février 2023; Durée : 3 heures
Individuel, sans notes de cours
25% Examen final.
Date : 18 avril 2023; Durée : 3 heures
Individuel, sans notes de cours
Politiques, règlements et directives
Politiques, règlements et directives
Pour plus d’information, voir le Guide de l’étudiant.
Qualité de la langue : L’Université de Montréal reconnaît la qualité du français comme un critère d’évaluation des travaux et des examens. Les enseignants en tiennent donc compte dans l’évaluation des travaux et des examens, et peuvent enlever jusqu’à 10 % de la note globale.
Délais et dates de remise des travaux : En cas de retard dans la remise d’un travail, les pénalités suivantes s’appliquent : 1ère semaine de calendrier : 5 % de la note du travail retranchés par jour de retard, jusqu’à concurrence de 35 %; le 8e jour de calendrier : note F (échec) ou zéro.
Plagiat, copiage ou fraude : En cas de plagiat, copiage ou fraude à l’occasion d’un travail ou d’un examen, le responsable du programme sera avisé et une ou plusieurs sanctions prévues dans le règlement disciplinaire universitaire seront appliquées. L’infraction sera signalée par un écrit versé au dossier de l’étudiant.
Code d’honneur de l’EBSI : Il est attendu que tous les étudiants inscrits au cours respectent le code d’honneur de l’EBSI.
Ressources
LECTURES OBLIGATOIRES
Les lectures obligatoires seront accessibles depuis l'espace StudiUM du cours. Elles seront révélées progressivement, selon le calendrier sur StudiUM.
COUTURE, Carol et al. Les fonctions de l’archivistique contemporaine. Sainte-Foy, Presse de l’Université du Québec, 1999, 559p.
ROBERGE, Michel. La gestion intégrée des documents d'activités (GID) en format papier et technologiques. 2009, 718p.
LECTURES FORTEMENT RECCOMMANDÉES
ROBERGE, Michel. L'essentiel de la gestion documentaire. Québec : Gestar, 2002, 330p.
Et autres lectures pertinentes diffusées au cours de la session.
Autre information
Soutien à la réussite
De nombreuses activités et ressources sont offertes à l’Université de Montréal pour faire de votre vie étudiante une expérience enrichissante et agréable. La plupart d’entre elles sont gratuites :