Plan du cours SCI6111 - Politique de gestion des archives (Automne 2023)

3 crédits

Concomitant : SCI6001

Professeure adjointe : Annaëlle Winand (elle/she/her)
Courriel : annaelle.winand@umontreal.ca

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/

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Les cours se donnent le mercredi de 8h30 à 11h30.

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Description officielle

Définition, justifications, composantes : législation, ressources, plan d'action. Organisation des archives à des fins administratives et de recherche. Politiques nationales. Typologie des services. Outils de gestion.

Objectifs d'apprentissage

intégrer les divers moyens (principes, programmes, outils ou instruments) qui leur permettront de gérer les documents d'archives selon les besoins, obligations et missions des différents milieux.

1. Connaître les différents types de services d'archives et leurs particularités (mission, fonctions, programmes, contexte réglementaire)
2. Développer une compréhension des différents modèles de gestion des archives qui peuvent découler de différents types de services d'archives et de leur contexte de fonctionnement
3. Comprendre les défis auxquels les archivistes doivent faire face dans l'organisation des archives à des fins administratives et/ou de recherche
4. Analyser les caractéristiques des différents types d'outils ou d'instruments de gestion des archives afin d'être en mesure d'en élaborer au besoin
5. Évaluer la dimension sociale qui découle de la gestion des archives

Méthodes pédagogiques

Dans la planification des activités d’enseignement et d’apprentissage, une large place est accordée à la participation des étudiant.e.s. Les étudiant.e.s seront ainsi appelé.e.s à prendre une part active à leur formation à travers des discussions à partir de lectures, travaux pratiques, exercices, travail de recherche, exposés, etc. En conséquence, l’enseignement magistral sera réduit au minimum et la professeure agira davantage à titre de personne-ressource.

Dans le but de permettre aux étudiant.e.s d’approfondir leurs connaissances et de développer leur propre vision, des conférencier.ère.s seront appelé.e.s au cours de la session à vous faire part de leurs expériences et de leurs préoccupations en matière de gestion des archives. Il s'agit de :

• Julie-Lise Simard, étudiante au doctorat à l'EBSI et chargée de projet Nipakanatik
• Les archivistes de la Division des archives et de la gestion de l'information (DAGI), Université de Montréal
• Alexis Lafleur-Paiement et Mélissa Miller, co-responsables des Archives révolutionnaires

Par ailleurs, afin de permettre aux étudiant.e.s de mieux faire le lien entre la théorie et la pratique, nous effectuerons deux visites : au Service des archives et de gestion des documents à l'Université du Québec à Montréal (UQAM) et aux Archives des Jésuites du Canada. 

Contenu du cours

Les thématiques abordées dans le cadre du cours SCI6111 Politique de gestion des archives se divisent en trois principaux blocs :

1. Le milieu des archives :

• Archives et archivistique
• Réseau des archives
• Lois, règlements et normes
• Études et rapports
• Visites et présentations

2. Les outils ou instruments de gestion : 

• Fonctions archivistiques, programmes et politique de gestion
• Outils ou instruments de gestion
• Niveaux d'application
• Évaluation de programmes
• Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives
• Rôle ou contribution des archivistes

3. La dimension sociale : 

• Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives
• Rôle ou contribution des archivistes

 

Calendrier des activités

Date	Activité(s)	Évaluation
2023-09-06	Module 01 Introduction Présentation du plan du cours, du programme de lectures et des directives générales sur les travaux.
2023-09-13	Module 02 L'archivistique : un rappel Retour sur les fondements de l'archivistique et mise en évidence des différentes approches ou visions de la discipline.
2023-09-20	Module 03 Réseau des centres et des services d'archives Vue d'ensemble du système archivistique canadien et de la classification des centres et services d'archives au Québec.	Remise du TR1 : Sujet
2023-09-27	Module 04 Contexte réglementaire Aperçu des lois, règlements, normes et autres textes qui ont une incidence directe ou indirecte sur la gestion des archives.
2023-10-04	Module 05a Visite d’un service d’archives Visite du Service des archives et de gestion des documents à l'Université du Québec à Montréal (UQAM) et présentation sur la gestion des documents numériques.	Remise du TP1 : Exemples à suivre
2023-10-11	Module 06 Études et rapports Revue des études et rapports produits au cours des dernières années sur les archives au Canada.
2023-10-18	Semaine d'activités libres
2023-10-25	Module 05b Visite d’un service d’archives Visite des Archives des Jésuites au Canada.	Remise du TR2 : Plan de documentation
2023-11-01	Module 07 Fonctions archivistiques, programmes et politique de gestion Tour d'horizon des différentes fonctions archivistiques et des programmes de gestion des archives. Présentation des principaux éléments d'une politique de gestion des archives. Distinguer différents niveaux d'application en matière de gestion des archives.
2023-11-08	Module 08 Outils ou instruments de gestion et évaluation de programmes Faire état de la diversité des outils ou instruments de gestion dans le domaine des archives. Montrer l'importance de l'évaluation des programmes en matière de gestion des archives. Conférence : Division des archives et de la gestion de l’information (DAGI) de l’Université de Montréal
2023-11-15	Module 09 Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives (1/2) Offrir un aperçu des nouveaux lieux (formes ou modes de gestion) d'archives qui sont apparus au cours des dernières décennies. Conférence : Archives révolutionnaires	Remise du TR3 : Plan de rédaction
2023-11-22	Module 10 Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives (2/2) Offrir un aperçu des nouveaux lieux (formes ou modes de gestion) d'archives qui sont apparus au cours des dernières décennies. Conférence : Julie-Lise Simard
2023-11-29	Module 11 Rôle ou contribution des archivistes sur le plan social (1/2) Faire prendre conscience de la dimension sociale du travail d'archiviste.
2023-12-06	Module 12 Rôle ou contribution des archivistes sur le plan social (2/2) Faire prendre conscience de la dimension sociale du travail d'archiviste.	Remise du TP2 : Archivistes comme agents de changement
2023-12-13		Remise du TR4 : Travail final

 N. B. : Il est possible que des changements soient apportés au calendrier au cours de la session.

Évaluation

L'évaluation des apprentissages comprend trois volets:

·     Travail en équipe (deux personnes): (30%) 

·     TP1 : Exemples à suivre (15%)

·     TP2 : Archivistes comme agents de changement (15%)

·     Travail de recherche (individuel): (50%) 

·     TR1 : Sujet (5%) 

·     TR2 : Plan de documentation (10%) 

·     TR3 : Plan de rédaction (10%) 

·     TR4 : Travail final (25%) 

·     Participation (20%)

·     Présence et prendre une part active aux discussions lors des rencontres et dans le forum de discussion

·     Présentation des lectures (en équipe)

 

Travaux pratiques (en équipe) :

Les travaux pratiques sont des travaux courts, de tois à cinq pages, selon le modèle « ebsi-econoecolo », réalisés en équipe. Des directives seront transmises durant le cours. De manière générale, il s'agira de: 

• (TP1) Trouver une réalisation ou une action qui serait un exemple à suivre afin d'améliorer la gestion des archives; 
• (TP2) Exprimer votre vision du rôle de l'archiviste au sein de la société.

 

Participation 

Une partie du cours sera animée par les étudiant.e.s, en équipe. Il s’agira de présenter les lectures suggérées, de prendre une part active aux discussions lors des rencontres et dans le forum de discussion.

 

Travail de recherche (individuel) :

Le travail de recherche, d’une dizaine de pages selon le modèle « ebsi-econoecolo », devra traiter d’un sujet qui est en rapport avec l'une ou l'autre des thématiques abordées dans le cadre du cours. Son orientation pourra être aussi bien pratique que théorique. 

 

Des directives plus précises seront fournies pour chacune des étapes: 

(TR1) Choix du sujet 

(TR2) Plan de documentation

(TR3) Plan de rédaction

(TR4) Travail final

 

Voici quelques exemples de sujets (à titre indicatif) :

Élaboration (ou analyse) d'un outil de gestion 

Analyse des besoins (Rapport) 

Outils de gestion (recherche sur la typologie, sur un type d'outils, sur les outils propres à une fonction archivistique) 

Programmes de gestion (analyse, comparaison) 

Évaluation de programmes 

Normes (en relation avec une fonction archivistique par exemple)  

Bonnes pratiques

Archives : 3^e lieu

Types d'archives (ex.: archives photographiques, archives audiovisuelles) ou milieu (ex.: archives religieuses, archives de la danse)

Programmes d'aide financière

Dépôt numérique fiable 

Convergence des professions 

Bibliothèques, musées, archives 

Médias sociaux

Gestion des archives, de l'information, des connaissances 

Stratégie(s) de collaboration et de partenariat (dans un service, entre les services d'archives) 

Portrait statistique

Boîte à outils (compilation de ressources sur une question) 

Logiciel libre

License d'utilisation

Données ouvertes, de recherche

Nouveaux lieux (nouvelles formes) d'archives

Archives et pouvoir

Archives et justice

Archives des communautés (collaboratives)

La pandémie du coronavirus (COVID‑19)

Communautés autochtones

Numérique et écologie

Etc.

 

Les étudiant.e.s qui le souhaitent auront la possibilité de diffuser leurs travaux de recherche dans la section « EBSI – Production étudiante » de Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal. Dans ce cas, il faudra cependant que les corrections jugées nécessaires soient apportées par les étudiant.e.s avant d'obtenir l'autorisation de la professeure de déposer leurs travaux. 

 

Exemples : 

Bellot, H. (2020). Un visage, un nom ou l’art de la rencontre entre les archives et le public (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/23102

Bilodeau-Deschesnes, A. (2020). La quête alchimique de Bill Morrison ou l’exploitation des archives comme renversement de la pensée archivistique (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus.  http://hdl.handle.net/1866/24930

Yoakim, W. (2016). Diffusion des archives et travail de mémoire, le cas libanais (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/16390

Dimitri, J. (2014). Les bonnes pratiques de gestion des archives personnelles à l’ère numérique (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/11361  

Gaiffe, C. (2014). La place de la gestion des connaissances dans les projets archivistiques (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/11369

Ste-Croix, E. (2013). Boîte à outils destinée aux chercheurs de documents iconographiques (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/10484

Bertrand, A. (2012). Élaboration d'une boîte à outils pour les archives audiovisuelles (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/8993

Auclair, V. (2011). Archivistique et gestion électronique des documents : la convergence des professions par la convergence des systèmes (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/4592

De Gagné, J.-F. (2011). L’utilisation des technologies du Web 2.0 par le milieu archivistique (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/4796

Papineau-Archambault, V. (2011). Les archives religieuses au Québec : gestion, conservation et diffusion du patrimoine culturel (travail étudiant aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/7033

Lien entre les objectifs spécifiques et la validation des apprentissages

	TP1 Exemples	TP2 Rôle	TR1 Sujet	TR2 Documentation	TR3 Plan	TR4 Travail
Connaître les différents types de services d'archives et leurs particularités (mission, fonctions, programmes, contexte réglementaire)	X					X
Développer une compréhension des différents modèles de gestion des archives qui peuvent découler de différents types de services d'archives et de leur contexte de fonctionnement	X	X				X
Comprendre les défis auxquels les archivistes doivent faire face dans l'organisation des archives à des fins administratives et/ou de recherche	X					X
Analyser les caractéristiques des différents types d'outils ou d'instruments de gestion des archives afin d'être en mesure d'en élaborer au besoin		X	X	X	X	X
Évaluer la dimension sociale qui découle de la gestion des archives		X				X

Politiques, règlements et directives

Politiques, règlements et directives:

Pour ce qui est des politiques, règlements et directives, dont celles sur la présentation des travaux, les travaux en équipe, la qualité de la langue, les délais et dates de remise des travaux, voir : Guide étudiant de la maîtrise en sciences de l’information 2023-2024 https://wiki.umontreal.ca/pages/viewpage.action?pageId=124093925

De manière générale, il est attendu que les étudiant.e.s qui sont inscrit.e.s au cours respectent le code d'honneur de l'EBSI https://wiki.umontreal.ca/display/EBSI/Guides+%3E+Code+d%27honneur+de+l%27EBSI

Courriel:

Pour faciliter la gestion des courriels, vous devez indiquer le sigle du cours dans le titre de votre message. Par ailleurs, il est important de préciser que la messagerie électronique ne doit pas être utilisée dans le but d’obtenir des réponses à des questions devant être normalement posées en classe ou lors des périodes de consultation.

Charge de travail:

Comme il est indiqué dans le Guide étudiant, « pour chaque heure de cours, l’étudiant doit consacrer environ deux heures de travail, d’étude ou de lectures ». C’est donc dire que, dans votre planification, vous devrez ajouter aux 45 heures de présence en classe, 90 heures de travail individuel au minimum.

Ressources

Bibliographie :

Il s’agit d’une bibliographie générale. Des références plus précises seront fournies au besoin lors de chacune des rencontres.

AABC (Archives Association of British Columbia). (1999). A Manual for Small Archives (1^e édition, 1988; révision partielle, 1994) https://aabc.ca/media/6069/manualforsmallarchives.pdf

AABC. (2021, janvier). The AABC Archivist's Toolkit. https://aabc.ca/resources/archivists-toolkit/

AAF (Association des archivistes français). (2016). Référentiel métiers. La profession d’archiviste ou les métiers des archives (2^e édition, revue et augmentée). https://fill-livrelecture.org/wp-content/uploads/2017/09/referentiel_mep_vdef-2.pdf

AAF. (2020). Abrégé d'archivistique : principes et pratiques du métier d'archiviste (4^e édition refondue et augmentée). (BSI CD 953 A27 2020)

AAQ (Association des archivistes du Québec). (s. d.). Glossaire. https://archivistesqc.wordpress.com/glossaire-2/

Accart, J.-P. (2014). Regards croisés sur les métiers des sciences de l'information : bibliothèques, archives, documentation, musées. Éditions Klog. (BSI Z 682 A23 2014)

ACFAS (Association francophone pour le savoir). (2017, mars). Données ouvertes - Document de réflexion. https://www.acfas.ca/sites/default/files/documents_utiles/DonneesOuvertes_DocReflexion.pdf

Archives Canada. (2011). Liens. http://www.archivescanada.ca/LinksFR

Archives de l'État du Valais. (2016, janvier). Guide de gestion des documents pour l'administration cantonale (version 2.0). https://www.vs.ch/web/culture/guide-de-gestion-des-documents-et-des-archives-pour-l-administration-cantonale?inheritRedirect=true

Archives et enjeux de société. (2013-2014). Culture et Recherche, (129). https://www.culture.gouv.fr/Espace-documentation/Publications-revues/Culture-et-Recherche-n-129

Archives et peuples autochtones. (2019). Dossier spécial. Archives, 48(2), 137-170. https://www.erudit.org/fr/revues/archives/2019-v48-n2-archives05126/

Archives nationales du Québec. (1996). Normes et procédures archivistiques (6^e édition). Publications du Québec, Ministère de la culture et des communications. (BSI CD 953 A695 1996)

Archives provinciales du Nouveau-Brunswick. (s. d.). Gestion de l’information de l'entreprise. https://archives.gnb.ca/CIM/Default/fr-CA

Auguié, K. et Vialle, C. (2017). La gestion des archives : maîtriser les documents et les données. Territorial éditions. (BSI CD 953 A94 2017)

Aurore, F., Roekens, A., Fillieux, V. et Derauw, C. (dir.). (2018). Pérenniser l'éphémère : archivage et médias sociaux. Académia-L'Harmattan. (BSI CD 974.4 P47 2018)

BAC (Bibliothèque et Archives Canada). (2018, 23 mai). Cadre de gestion des politiques. https://www.bac-lac.gc.ca/fra/a-notre-sujet/politiques/Pages/cadre-gestion-politiques.aspx

BAC. (2018, 23 juillet). Gestion du cycle de vie des documents et de l'information. https://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/gestion-cycle-de-vie/Pages/gestion-du-cycle-de-vie.aspx

BAC. (2019, 10 janvier). Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire. https://www.bac-lac.gc.ca/fra/a-notre-sujet/Pages/strategie-canadienne-numerisation.aspx

Bailey, S. (2008). Managing the crowd : rethinking records management for the Web 2.0 world. Facet Publishing. (BSI QA 76.9 D3 B349 2008)

Baillargeon, D. (2017). Les prochains défis de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal. Archives, 46(2), 163-175. https://doi.org/10.7202/1040389ar

Baillargeon, D. (2021, 17 mai). La révision de la Loi sur les archives: entretien avec Carol Couture (1). Convergence. https://archivistesqc.wordpress.com/2021/05/17/loi_archives-2/

BAnQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec). (2021). Interactions. Actualités de la gestion intégrée des documents et des archives. https://blogues.banq.qc.ca/interactions/

BAnQ Archives. (2017). Portrait statistique des centres et services d'archives du Québec 2017. https://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/ressources/portrait2017/

BAnQ Archives. (2021). Archivistique et gestion documentaire. https://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/index.html

BAnQ et RAQ (Réseau des services d'archives du Québec). (2009). Le guide de gestion des archives d'entreprises (édition précédente par A. Gareau). BAnQ. (BSI HF 5736 G37 2009)

Bastian, J. et Alexander, B. (dir.). (2009). Community archives : the shaping of memory. Facet. (BSI CD 971 C625 2009)

Bastian, J. A. et Flinn, A. (dir.). (2018). Community archives, community spaces : heritage, memory and identity. Facet Publishing. (Université de Montréal, accès réservé)

BCI (Bureau de coopération interuniversitaire). (2014, juillet). Guide de gestion d’un projet de numérisation. https://www.bci-qc.ca/wp-content/uploads/2016/10/Guide_Gestion_Projet_Numerisation_VF_Depot-intranet_nov-14.pdf

Benedon, W. (2017, novembre). History of Records and Information Management. Dans J. D. McDonald et M. Levine-Clark (dir.), Encyclopedia of Library and Information Sciences (4^e édition, p. 1850-1858). CRC Press. (Université de Montréal, accès réservé)

Benoit, E. et Eveleigh, A. (dir.). (2019). Participatory archives: theory and practice. Facet Publishing. (Université de Montréal, accès réservé)

Bergeron, Y., Dusseault-Letocha, L. et Grimard, J. (2006). Cadre juridique de l’univers du patrimoine, des institutions muséales et des archives. Dans État des lieux du patrimoine, des institutions muséales et des archives : Cahier 1 : Premier regard (p. 29-32). Institut de la statistique du Québec. https://statistique.quebec.ca/fr/fichier/cahier-1-premier-regard.pdf

Bettington, J. (dir.). (2008). Keeping archives (3^e édition). Australian Society of Archivists. (BSI CD 950 K44 2008 + CDROM)

Boel, J., Canavaggio, P., et González Quintana A. (dir.). (2021). Archives and human rights. Routledge. (Université de Montréal, accès réservé)

Bountouri, L. (2017). Archives in the digital age : standards, policies and tools. Chandos Publishing (Université de Montréal, accès réservé)

Bourhis, T. (2020). Le projet 1142 : mise en place de nouveaux espaces numériques de travail à l’Université de Montréal. Archives, 49(1-2), 197–242. https://doi.org/10.7202/1075712ar

Bourhis, T. et Denis, N. (2017). La gestion des archives courantes et intermédiaires : la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal au rythme de sa clientèle. Archives, 46(2), 35-60. https://doi.org/10.7202/1040379ar

Brochu, S. (2018, décembre). Archivage et transmission des films de famille dans l'environnement numérique (mémoire de maîtrise, Université de Montréal). Papyrus. http://hdl.handle.net/1866/21911

Brown, C. (dir.). (2018). Archival futures. Facet Publishing. (Université de Montréal, accès réservé)

Brown, D. C. G. et Toze, S. (2017). Information governance in digitized public administration. Canadian Public Administration, 60(4), 581-604. https://doi.org/10.1111/capa.12227

Buenestado Pilon, C. (2020, 15 juin). Pour une stratégie nationale de sensibilisation aux archives. Convergence. https://archivistesqc.wordpress.com/2020/06/15/congres_2020_sensibilisation/

Bütikofer, N., Hofman, H. et Ross, S. (dir.). (2006). Managing and archiving records in the digital era : changing professional orientations. Hier + Jetzt. (BSI CD 974.4 M36 2006)

Carmicheal, D. W. (2012). Organizing archival records : a practical method of arrangement and description for small archives. AltaMira Press. (BSI CD950 C37 2012)

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Chabin, M.-A. (1999). Je pense donc j’archive. L’archive dans la société de l’information. L’Harmattan. (BSI CD 953 C526 1999)

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Chabin, M.-A. (2007). Archiver, et après? Djakarta. (BSI CD 953 C524 2007)

Chabin, M.-A. (2018). Des documents d'archives aux traces numériques : identifier et conserver ce qui engage l'entreprise : la méthode arcateg. Éditions Klog. (BSI HF 5738 C43 2018)

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Craven, L. (dir.). (2008). What are archives?: cultural and theoretical perspectives : a reader. Routledge. (Université de Montréal, accès réservé)

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Autre information

Notation :

À la maîtrise en sciences de l’information, les professeur.e.s et chargé.e.s de cours « utilisent le système de notation du Règlement pédagogique de la Faculté des études supérieures et postdoctorales ». La table de concordance est disponible dans la section « 11.6 Notation » du Guide étudiant de la maîtrise en sciences de l’information 2023-2024 https://wiki.umontreal.ca/pages/viewpage.action?pageId=124093925

 

Utilisation de l’IA générative  

Selon le Règlement disciplinaire sur le plagiat et la fraude concernant les étudiants des cycles supérieurs de l’Université de Montréal : 

« 1.2. Constitue notamment un plagiat ou une fraude : [...] o) l’utilisation totale ou partielle, littérale ou déguisée d’un texte, d’un tableau, d’une image, d’un exposé, d’un enregistrement ou de toute autre création, généré[s] par un système d’intelligence artificielle, à moins d’autorisation explicite à l’occasion d’une évaluation ». 

Voir : https://secretariatgeneral.umontreal.ca/public/secretariatgeneral/documents/doc_officiels/reglements/enseignement/ens30_12-reglement-disciplinaire-plagiat-fraude-etudiants-cycles-superieurs.pdf