Plan du cours SCI6112 - Évaluation des archives (Hiver 2016)

3 crédits

Professeur : Yvon Lemay
Courriel : yvon.lemay@umontreal.ca
Téléphone : 514 343 7552
Bureau : C 2042
Disponibilités : le mardi, 13h30 - 17h30 ou sur rendez-vous

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/

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Les cours se donnent le jeudi, 16h - 19h.

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Description officielle

L'évaluation intellectuelle : définition, perspectives historiques, problématique. Principes directeurs. Valeurs et fonctions. Processus, critères et outils. Calendrier de conservation. Approches. Évaluation financière.

Objectifs d'apprentissage

développer une vision d'ensemble des fondements théoriques et des pratiques d’évaluation des archives, y compris dans l’environnement numérique.

Plus précisément :

1. comprendre les concepts, les principes et les finalités de l’évaluation;
2. procéder à une analyse critique de la littérature relative aux fondements théoriques et aux applications pratiques de l’évaluation;
3. porter un jugement sur les approches analytiques et les modes d’application en matière d’évaluation des archives, en particulier les valeurs primaire et secondaire et le calendrier de conservation;
4. présenter une synthèse d’un ou de plusieurs aspects de l'évaluation des archives.

Méthodes pédagogiques

Dans la planification des activités d’enseignement et d’apprentissage du cours SCI6112, une large place est accordée à la participation des étudiant(e)s. Discussions à partir de lectures, travaux pratiques, travail de recherche, exposés, etc., les étudiant(e)s seront ainsi appelés à prendre une part active à leur formation. En conséquence, l’enseignement magistral sera réduit au minimum et le professeur agira davantage à titre de personne-ressource.

Dans le but de permettre aux étudiant(e)s d’approfondir leurs connaissances et de développer leur propre vision, des conférenciers seront appelés au cours de la session à venir faire part de leurs expériences et de leurs préoccupations en matière d’évaluation des archives.

Il s'agit de :

• David Rajotte, analyste, Stratégies du patrimoine documentaire, Bibliothèque et Archives Canada
• Taïk Bourhis, responsable des systèmes de gestion, Secrétariat général, Division de la gestion de documents et des archives, Université de Montréal
• Julie Lemieux, directrice, Service de la gestion des documents et des archives, HEC Montréal
• Martine Renaud, bibliothécaire, Relations avec les éditeurs, Publications numériques et collecte des sites Web et Carole Gagné, bibliothécaire, Dépôt des publications numériques et collecte des sites Web, Direction du dépôt légal et de la conservation des collections patrimoniales, Direction générale de la Bibliothèque nationale, Bibliothèque et Archives nationales du Québec

Contenu du cours

Le contenu du cours comprend quatre principaux aspects :

1. Évaluation des archives : concepts, principes et finalités
Qu’est-ce que l’évaluation archivistique? À quoi sert-elle? Sur quel(s) principe(s) et sur quelles notions fondamentales prend-elle appui? Pour répondre à ces questions, les points suivants seront notamment abordés : définitions, genèse (approches), principes directeurs, notion de valeur, cycle de vie, théorie des trois âges.

2. Évaluation des archives : analyse évaluative
Quelles sont les différentes approches de l’évaluation? En fonction de quels critères les processus d’évaluation s’opère-t-il? Pour répondre à ces questions, nous aborderons entre autres les points suivants : micro-évaluation et calendrier de conservation; macro-évaluation et analyse fonctionnelle; analyse de contenu et valeurs / fonctions des archives; valeur primaire et valeur secondaire; critères en fonction de la valeur de l’information, des coûts de conservation et des implications de la décision de sélection; stratégie de documentation archivistique, etc.

3. Évaluation des archives : processus de gestion
À l’aide de quels moyens l’évaluation des archives est-elle mise en œuvre? Les principaux points traités seront les suivants : accroissement (versement, acquisition), politique d’acquisition, acquisition d’archives privées (entente contractuelle), règles de conservation (élimination, versement, transfert), autorisation d’élimination, tri ou échantillonnage, évaluation monétaire, etc.

4. Recherche thématique
En plus d’effectuer des travaux pratiques sur la stratégie de documentation archivistique, le calendrier de conservation et la politique d'acquisition, les étudiant(e)s seront appelés dans le cadre d’un travail de recherche à faire une étude approfondie sur un aspect de l’évaluation en rapport avec l’environnement numérique.

Calendrier des activités

Date	Activité(s)	Évaluation
2016-01-07	Module 1 Introduction
2016-01-14	Module 2 Terminologie
2016-01-21	Module 3 Principes et approches	TR1 : Remise du sujet
2016-01-28	Module 4 Stratégie de documentation archivistique (Local C-2151)	TP1 : Présentation et remise du rapport
2016-02-04	Module 5 Macro-évaluation Conférence : David Rajotte
2016-02-11	Module 6 Valeurs
2016-02-18	Module 7 Évaluation selon les domaines ou les types d’archives	TP2 : Présentation et remise du rapport
2016-02-25	Module 8 Accroissement
2016-03-03	Période d'activités libres	TR2 : Remise du plan de documentation
2016-03-10	Module 9 Calendrier de conservation (1) Conférence : Taïk Bourhis
2016-03-17	La séance est déplacée au 7 avril en raison de la tenue du colloque « Les archives à l'Université de Montréal, 50 ans de contribution et de rayonnement archivistique ».
2016-03-24	Module 11 Politique d’acquisition Conférence : Martine Renaud et Carole Gagné	TR3 : Remise du plan de rédaction
2016-03-31	Module 12 Traitement et évaluation monétaire	TP3 : Présentation et remise du rapport
2016-04-07	Module 10 Calendrier de conservation (2) Conférence : Julie Lemieux Visite : Service de la gestion des documents et des archives, HEC Montréal
2016-04-14	Module 13 La place de l'émotion dans l'évaluation et Module 14 Synthèse (Local C-2151)	Avec le déplacement du Module 10, les Modules 13 et 14 seront réunis.
2016-04-28		TR4: Remise du travail de recherche

Évaluation

Moyens d’évaluation, pondération et date de remise :

• Travaux pratiques (en équipe) : (30%)
  • TP1 : Stratégie de documentation (10%)
  • TP2 : Calendrier de conservation type (10%)
  • TP3 : Politique d'acquisition (10%)
     
• Travail de recherche (individuel) : (60%)
  • TR1 : Sujet (5%)
  • TR2 : Plan de documentation (10%)
  • TR3 : Plan de rédaction (15%)
  • TR4 : Travail final (30%)
• Participation : (10%)
  • Présence aux cours
  • Rôle actif lors des rencontres

Travaux pratiques (en équipe) :

• TP1 - Stratégie de documentation : À partir des orientations du GARM, le Groupe des archivistes de la région de Montréal, chacune des équipes devra choisir un domaine d’activités et développer une stratégie de documentation archivistique étant en mesure d’assurer le plein développement des archives dans ce domaine.
• TP2 - Calendrier de conservation type : Les équipes nous feront découvrir les principaux aspects de l’un ou l’autre des calendriers de conservation types qui ont été développés au Québec suite à l’adoption de la Loi sur les archives.
• TP3 - Politique d'acquisition : Les équipes auront à réfléchir à une politique d'acquisition en matière d'archives privées à l'ère du numérique.

Travail de recherche (individuel) :
Ce travail individuel d’une dizaine de pages devra traiter d’un sujet qui est en rapport avec la thématique de l’évaluation des archives à l’ère du numérique. En effet, le contexte du numérique fait apparaître de nouveaux problèmes, de nouveaux objets et de nouveaux défis en matière d’évaluation des archives. Dans le cadre de cette thématique, il sera possible de produire des textes autant de portée théorique que de nature plus pratique. Des exemples? En voici quelques-uns :

• Évaluer de nouveaux objets apparus avec le développement de l’environnement numérique comme les sites Web, les dépôts institutionnels, etc.
• Bilan de la littérature sur l’évaluation des archives et le numérique (ex. : un aspect en particulier)
• Discuter du point de vue largement répandu : « Pourquoi évaluer quand il est plus simple de tout garder? »
• Développement de politique d’acquisition en rapport avec l’environnement numérique
• L’archivage et l’évaluation
• Évaluation : une étape nécessaire à la pérennité
• Lieux d’archivage collaboratifs et l’évaluation
• Les services d’archives à l’ère de l’archivage : adaptation et/ou transformation
• Révision des calendriers et des règles de conservation
• Calendrier de conservation : du papier aux métadonnées
• Pertinence de la théorie de trois âges à l’ère du numérique
• Application du Records continuum
• Critères de sélection et documents d’archives numériques
• Documents personnels en format numérique
• Les étudiant(e)s et le numérique : mieux évaluer afin de mieux préserver
• Etc.

Il est à noter que les étudiant(e)s qui le souhaitent auront la possibilité de diffuser leurs travaux de recherche dans la section « EBSI - Étudiant(e)s de 2e et 3e cycles - Travaux et publications » de Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal.  Dans ce cas, il faudra cependant que les corrections jugées nécessaires soient apportées par les étudiant(e)s avant d'obtenir l'autorisation du professeur de déposer leurs travaux.

Exemples de travaux disponibles dans le dépôt numérique Papyrus:

• Auclair, V. (2011). De nouveaux documents à archiver à l'ère électronique : le cas des courriels (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/5075
• Barreau, I. (2011). L’écrit comme meilleure preuve : toujours une vérité à l’ère numérique? (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/5079
• Bourget, K. (2009). L'évaluation des archives audiovisuelles : un aperçu de la pratique au Réseau TVA (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/2865
• Broughton, J. (2014). Le jeu vidéo : élément oublié du patrimoine numérique au Québec (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/11314
• Côté-Lapointe, S. (2013). Évaluation des archives musicales et sonores numériques : un survol (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/9734
• De Gagné, J.-F. (2011). Les documents personnels numérisés (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/5099
• Drobecq, C.-E. (2014). L'évaluation monétaire dans le tournant du numérique : perception et évolution selon Marcel Caya (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/10953
• Klein, A. (2010). La notion d’évaluation et ses applications dans les différentes disciplines des sciences de l’information (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/3846
• Lecomte, B. (2014). La construction des sources historiques de demain : dématérialisation et conservation du contexte (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/10970
• Michel, K. (2009). La notion de genre(s) : un outil transférable pour l'évaluation des documents numériques (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/2938
• Noël, G. (2009). Évaluation des archives architecturales à l’ère du numérique : proposition de critères d’évaluation (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal ). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/2888
• Ricq, O. (2013). Préservation du patrimoine dans un « univers numérique » : les défis de l’évaluation en archivistique, le point de vue de Daniel J. Caron (Travail aux cycles supérieurs, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/9810

N.B. : Des directives plus précises vous seront fournies en temps opportun pour chacune des évaluations prévues au plan de cours.

Lien entre les objectifs spécifiques et la validation des apprentissages

	TP1 Stratégie	TP2 Calendrier	TP3 Politique	TR1 Sujet	TR2 Documentation	TR3 Plan	TR4 Travail
comprendre les concepts, les principes et les finalités de l’évaluation;	X	X	X				X
procéder à une analyse critique de la littérature relative aux fondements théoriques et aux applications pratiques de l’évaluation;		X	X		X	X	X
porter un jugement sur les approches analytiques et les modes d’application en matière d’évaluation des archives, en particulier les valeurs primaire et secondaire et le calendrier de conservation;	X	X	X				X
présenter une synthèse d’un ou de plusieurs aspects de l'évaluation des archives.				X	X	X	X

Politiques, règlements et directives

Notes de cours :
Les notes seront disponibles sur le site  de StudiUM : https://studium.umontreal.ca/

La formule utilisée sera la suivante. 1) Le plan de la rencontre, les références des lectures et les directives pour les travaux s’il y a lieu seront mis à la disposition des étudiant(e)s avant chaque séance en classe. 2) Après chacune des rencontres, une synthèse sera rendue disponible dans les jours suivants.

Politiques, règlements et directives :
Pour ce qui est des politiques, règlements et directives, dont celles sur la présentation des travaux, les travaux en équipe, la qualité de la langue, les délais et dates de remise des travaux, voir le Guide de l'étudiant : Maîtrise en sciences de l'information disponible sur le site de l’EBSI :
http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-msi.pdf

De manière générale, « Il est attendu que tous les étudiant(e)s inscrits au cours respectent le code d'honneur de l'EBSI : http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/code-honneur/ »  Pour en savoir davantage sur l’intégrité intellectuelle à l’Université de Montréal, voir : http://www.integrite.umontreal.ca/

Charge de travail :
Comme il est précisé dans le Guide de l’étudiant, « pour chaque heure de cours, l’étudiant doit consacrer environ deux heures de travail, d’étude ou de lectures ». C’est donc dire que, dans votre planification, vous devrez ajouter aux 45 heures de présence en classe, 90 heures de travail individuel au minimum.

Ressources

Il s’agit d’une bibliographie générale. Des références plus précises seront fournies au besoin lors de chacune des rencontres.

AABC (Archives Association of British Columbia). (2013). The AABC Archivist's Toolkit: Acquisition, Appraisal and Accessioning. Repéré à http://aabc.ca/resources/archivists-toolkit/acquisition/

AAQ (Association des archivistes du Québec). (2003). Dossier d'archivistique appliquée : À prendre ou à laisser : accroissement et évaluation [CD-Rom]. Sillery : AAQ. (BLSH MEDIA CDROM CD 953 D67 2003)

Abraham, T. (1995, août). Documentation Strategies: A Decade (or More) Later. Communication présentée au congrès annuel de la Society of American Archivists, Washington, D.C. Repéré à http://www.uiweb.uidaho.edu/special-collections/papers/docstr10.htm

Ambacher, B. I. (dir.). (2003). Thirty years of electronic records. Lanham, MD: Scarecrow Press. (BSI CD 3027 E44 T48 2003)

Ando, M. et al. (2000). Ce que les étudiants en archivistique apprennent : une bibliographie pour les enseignants (2e édition). Repéré à http://www.ica-sae.org/bibliography/bibliography.html

Archives nationales du Québec. (1996). Normes et procédures archivistiques des Archives nationales du Québec (6e éd. revue et augmentée). Québec, QC : Ministère de la Culture et des Communications.

BAC (Bibliothèque et Archives Canada). (2014). Programme pour évaluer et disposer des documents gouvernementaux. Repéré à http://www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/007007-1034-f.html

BAC. (2011). Disposition. Repéré à http://www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/disposition/index-f.html

BAC. (2006). Politique de développement des collections numériques. Repéré à http://www.collectionscanada.gc.ca/collection/003-200-f.html

Bailey, C.A. (2013). Past Imperfect? Reflections on the Evolution of Canadian Federal Government Records Appraisal. Archivaria, (75), 5-47.

Baillargeon, D. (2006-2007). Les archives privées des universités québécoises : état de la question et piste de réflexion. Archives, 38(2), 81-107. Repéré à http://www.archivistes.qc.ca/cora/afficheFic.php?fic=vol38_2/38_2_Baillargeon.pdf

BAnQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec). (2015). Guide des archives de la danse au Québec. Repéré à http://www.banq.qc.ca/dotAsset/fdf3b1ca-566c-452f-b638-81c4b312ad13.pdf

BAnQ. (2012). Les services d’archives et l’évaluation monétaire des fonds et des collections d’archives privées (aide-mémoire). Repéré à http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/Services_archives_evaluation_monetaire-Aide-memoire(2012-08).doc

BAnQ. (2010). Politique d'acquisition des archives privées de BAnQ. Repéré à http://www.banq.qc.ca/a_propos_banq/mission_lois_reglements/lois_reglements_politiques/politiques_procedures/politique_acquisition_archives_privees/index.html

BAnQ. (2008). À l’abri de l’oubli : petit guide de conservation des documents personnels et familiaux. Québec : BAnQ. (BLSH TX 326 A253 2008)

BAnQ. (2005). Guide de gestion des archives des maisons d'édition. Repéré à http://www.banq.qc.ca/documents/a_propos_banq/nos_publications/nos_publications_a_z/guide_gestion_archives.pdf

BAnQ. (s. d.). Recueils et guides. Repéré à http://www.banq.qc.ca/archives/archivistique_gestion/ressources/publications/recueils_guides/index.html

Beaven, B. P.N. (1999). Macro-Appraisal: From Theory to Practice. Archivaria, (48), 154-198. Repéré à http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/12721/13900

Bégin, M. et al. (2005). Normes et procédures archivistiques – Chapitre sur le tri d'archives. Repéré à http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/Chapitre_tri_archives_version_2005.doc

Bernier, H. (1995). Le tri archivistique: les dossiers d’élèves à la Commission scolaire des Chutes-de-la-Chaudière. Archives, 27(1), 3-43. Repéré à http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol27_1/27-1-bernier.pdf

Bert, J.-F. (2014). Qu'est-ce qu'une archive de chercheur? Marseille, France : OpenEdition Press. Repéré à http://books.openedition.org/oep/438

Blouin, F. X. et Rosenberg,W. G. (2011). Processing the past: contesting authority in history and the archives. Oxford, New York : Oxford University Press. Repéré dans myilibrary (Université de Montréal, accès réservé) http://lib.myilibrary.com?id=297862

Boatman, R. (2002). New Archival Model? An Examination of Documentation Strategy via The Fales Library & Special Collections Downtown New York Collection. Journal of Archival Organization, 1(2),  41-51.

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Boles, F. et Young, J. M. (1991). Archival Appraisal. New York: Neal-Schuman Publishers. (BSI CD 971 B65 1991)

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Booms, H. (2003-2004). La constitution du patrimoine archivistique. L’archivage comme activité sociale et politique. Archives, 35(1-2), 19-28.  Repéré à http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol35_1_2/35-1-2-booms.pdf

Booms, H. (2001-2002). Ordre social et constitution du patrimoine archivistique. À propos de l’évaluation des sources d’archives. Archives, 33(3-4), 7-44. Repéré à http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol33_3-4/33-3-4-booms.pdf

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Cardinal, L. et al. (2000). Manuel de traitement des archives d'architecture, XIXe-XXe siècles. Paris, France : Conseil international des archives. Repéré à www.ica.org/download.php?id=1644

CCA (Conseil canadien des archives). (1995). Vers l'élaboration d'une stratégie nationale d'acquisition : recommandations concernant la planification des acquisitions. Ottawa, ON : Le Conseil. (BSI CD 971 C637 1995)

Charbonneau, N. (1998-1999). Le tri des photographies. Archives, 30(2), 29-42. Repéré à http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol30_2/30-2-charbonneau.pdf

Charbonneau, N. (1994, avril). La pratique de l'évaluation de l'information organique et consignée. Communication présentée au 2e symposium en archivistique, Montréal (p. 149-160). Repéré à http://gira-archives.org/files/2014/11/gira_1994.pdf

Chebbi, A. (2013). Archivage du Web organisationnel dans une perspective archivistique (Thèse de doctorat, Université de Montréal). Repéré à http://hdl.handle.net/1866/9203

Chebbi, A. (2011, février). Préservation des blogues: état de la question. Communication présentée au 24e séminaire annuel du GARM : Les archives de l'intimité: des journaux intimes aux blogues, Université Concordia, Montréal. Repéré à http://ville.montreal.qc.ca/pls/portal/url/ITEM/9F8DFBCD011C50F4E0430A93013250F4

Chebbi, A. (2007-2008). Archivage du Web : quelques leçons à retenir. Archives, 39(2), 19-46. Repéré à http://www.archivistes.qc.ca/cora/afficheFic.php?fic=vol39_2/39_2_chebbi.pdf

CNÉA (Conseil national d'évaluation des archives). (2007). Évaluation monétaire - Bibliographie. Repéré à http://www.naab.ca/Files/BibliographieJuill07.doc

CNÉA. (2007, octobre). L'avenir de l'évaluation monétaire au Canada. Actes de la conférence, Ottawa. Repéré à http://www.naab.ca/Files/2007proceedings-f.pdf

Cook, T. (2005). Macroappraisal in theory and practice: Origins, characteristics, and implementation in Canada, 1950–2000. Archival Science, 5(2-4), 101-161.

Cook, T. (2001). Méthodologie d'évaluation : macro-évaluation et analyse fonctionnelle, Partie A : concepts et théorie. Repéré à http://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/disposition/programme-evaluer-disposer-documents-gouvernementaux/Pages/methodologie-evaluation-partie-a.aspx

Cook, T. (2001). Méthodologie d'évaluation : macro-évaluation et analyse fonctionnelle, Partie B : lignes directrices pour l'évaluation archivistique des documents gouvernementaux. Repéré à http://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/gestion-ressources-documentaires-gouvernement/disposition/programme-evaluer-disposer-documents-gouvernementaux/Pages/methodologie-evaluation-partie-b-lignes-directrices.aspx

Couture, C. (1999). L’évaluation. Dans C. Couture et al., Les fonctions de l’archivistique contemporaine (p.103-143). Sainte-Foy, QC : Presses de l’Université du Québec. (BSI ResBSI CD 953 F66 1999). Repéré dans ebrary (Université de Montréal, accès réservé) http://site.ebrary.com/lib/umontreal/Doc?id=10225707

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Couture, C. et Lajeunesse, M. (2014). L'archivistique à l'ère du numérique : les éléments fondamentaux de la discipline. Québec, QC : Presses de l'Université du Québec.

Couture, C, Rousseau, J.-Y. et al. (1982). Les archives au XXe siècle : une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche (8e impression). [Montréal, QC] : Université de Montréal, Secrétariat général. (BSI ResBSI CD 953 C68)

Cox, R. J. (2004). No innocent deposits: forming archives by rethinking appraisal. Lanham, MD: Scarecrow Press. (BSI CD 973 A77 C69 2004)

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