Plan du cours SCI6114 - Diplomatique contemporaine (Hiver 2020)

3 crédits

Professeure agrégée : Sabine Mas
Courriel : sabine.mas@umontreal.ca
Téléphone : 514-343-2245
Bureau : C-2040, Pavillon Lionel-Groulx
Disponibilités : Sur rendez-vous

Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/course/view.php?id=169990

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Les cours se donnent le mardi, de 8h30 à 11h30.

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Description officielle

Typologie des archives contemporaines. Documents et dossiers essentiels. Contexte de création et d'utilisation. Analyse, identification et inventaire. Conditions d'authenticité et de validité dans l'environnement numérique.

Objectifs d'apprentissage

1. Comprendre et appliquer les notions, typologies et méthodes de la diplomatique contemporaine

   Plus précisément :

   1. Développer le cadre intellectuel nécessaire à l’analyse et à l’identification des documents et des dossiers dans n’importe quel milieu organisationnel et quel que soit le stade de vie des documents;
   2. Étudier les archives contemporaines à partir des méthodes propres à la diplomatique;
   3. Reconnaître et s'assurer de la présence de composantes qui garantissent l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité, l’exploitabilité et la validité d’un document.
2. Comprendre et analyser le contexte de création et d'utilisation des documents produits par les organisations

   Plus précisément :

   1. Comprendre le lien organique entre les documents, la notion de dossier et de chaîne documentaire;
   2. Identifier les documents et dossiers essentiels d’une organisation;
   3. Comprendre et modéliser la circulation de l’information dans une organisation.
3. Comprendre les enjeux et les atouts de la science diplomatique dans un contexte numérique

   Plus précisément :

   1. Comprendre les défis à relever dans l'environnement numérique et le rôle clé de l'archiviste et de la diplomatique dans la gestion de l'information numérique.

Méthodes pédagogiques

Le cours prendra la forme d’exposés magistraux, de discussions et d’exercices en classe et au laboratoire d'archivistique.

Contenu du cours

La diplomatique contemporaine propose des méthodes et des concepts pour l'étude critique des documents d’archives contemporains, leur contenu, leur forme et leur contexte, afin d'en établir l'authenticité.

Ce cours est une introduction à l'étude critique des archives contemporaines. Il couvre les aspects suivants:

• Introduction à la diplomatique classique
• Notion de document et de dossier en diplomatique
• Typologie des archives contemporaines
• Analyse diplomatique des documents et des dossiers
• Documents et dossiers essentiels
• Modélisation des processus d'affaires : contexte de création et utilisation du document
• Conditions d'authenticité et de validité dans l'environnement numérique

Calendrier des activités

Date	Activité(s)	Évaluation
2020-01-07	Présentation du plan de cours Introduction à la diplomatique
2020-01-14	Le concept de document d'archives
2020-01-21	L'analyse diplomatique et l'analyse archivistique du document	Énoncé du devoir Énoncé du TP1 Analyse d'un type de document
2020-01-28	Genèse et typologie des documents des organisations (1)	Devoir (10%)
2020-02-04	Identification et préservation de l'authenticité et de l'intégrité des documents numériques (1) : La signature numérique	Exercices sur la signature numérique (10%)
2020-02-11	Genèse et typologie des documents des organisations (2) : Modélisation d'un processus d'affaires	Séance qui aura lieu au C-2043
2020-02-18	Identification et analyse des documents - Applications	Séance réalisée au laboratoire d'archivistique (C-2054, Pavillon Lionel-Groulx)
2020-02-25	Notions générales sur le dossier	Analyse d'un type de document (15%)
2020-03-03	SEMAINE DE LECTURE (Pas de cours)
2020-03-10	Identification et inventaire des dossiers - Applications	Séance réalisée au laboratoire d'archivistique (C-2054, Pavillon Lionel-Groulx)
2020-03-17	Classification fonctionnelle et évaluation des documents	Modélisation d'un processus d'affaires (15%)
2020-03-24	Identification et préservation de l'authenticité et de l'intégrité des documents numériques (2)
2020-03-31	La notion de genre documentaire dans l'environnement numérique
2020-04-07	Présentation en classe des travaux étudiants (1)	Analyse d'un dossier d'exploitation : oral (20%)
2020-04-14	Présentation en classe des travaux étudiants (2)	Analyse d'un dossier d'exploitation : oral (20%)
2020-04-21	Pas de cours (Période d'examens)	Analyse d'un dossier d'exploitation : remise de l'écrit (30%)

Note : La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement en fonction de la progression de l'apprentissage et de la disponibilité des conférenciers.

Évaluation

1. Devoir (10%) 

Devoir à réaliser à la maison sur des questions posées par la professeure une semaine à l'avance. Ce devoir permettra aux étudiant(e)s de faire une synthèse personnelle à partir de notions vues durant le cours et dans les lectures proposées.

Travail individuel 

Date de remise sur StudiUM : 28 janvier 2020

 

2. Exercices sur la signature numérique (10%)

Exercices à réaliser sur StudiUM lors de la séance du 4 février 2020 sur la signature numérique.

Travail individuel.

Date de remise sur StudiUM : 4 février 2020.

 

3. Analyse d'un type de documents (15%)

Travail pratique qui consiste à faire l’analyse diachronique (dans le temps) d’un type de document de gestion simple (rapport, procès-verbal, avis de convocation, etc.). Il s'agit d'appliquer la grille d’analyse vue dans le cadre du cours et, dans la section « Information complémentaire », de comparer les deux documents : identifier les différences et les similitudes dans la structure, les conditions de validité, la forme d’un document dans le temps ainsi que tout autre élément de comparaison jugé digne de mention. Deux documents provenant idéalement du même créateur devront faire l’objet de l’analyse à l’intérieur une période d’environ 150 ans et minimalement de 30 ans (il doit avoir eu au moins un changement de technologie nécessaire à la création du document). Une copie des spécimens étudiés accompagnera le travail.

Travail individuel

Date de remise sur StudiUM : 25 février 2020

 

4. Modélisation d'un processus d'affaires (15%)

Travail pratique qui consiste à réaliser l'analyse et la cartographie de la séquence des activités relatives à un processus d'affaires (proposé ou validé par la professeure), des acteurs impliqués dans le processus et des documents produits, reçus ou consultés dans le cadre de ce processus.

Travail individuel ou en équipe (2 personnes)

Date de remise : 17 mars 2020

 

5. Analyse d'un dossier d'exploitation 50% (dont 20% pour la présentation orale)

Analyse diplomatique et archivistique d’un dossier d’exploitation, au choix, dans le domaine universitaire (par exemple, dossier étudiant, dossier de création de programme, etc.), du droit (par exemple, dossier d'avocat, dossier de litige, dossier de cour), de la santé, de l'architecture, des affaires, etc. Il s'agit d'identifier, valider et colliger le cas échéant des données relatives à la forme, au contexte de création et d'utilisation (analyse du processus d'affaire, le cas échéant), au contenu, aux conditions de validité de ce dossier d'exploitation. Quelques sources de données : 1) Consultation des textes législatifs ou du règlement sur la tenue des dossiers des ordres professionnels (le cas échéant), 2) Consultation d’un dossier actif, semi-actif ou inactif conservé dans l'organisme ou un service d’archives, 3) Entrevue téléphonique ou en personne avec un créateur ou utilisateur de ce dossier, un archiviste ou tout autre professionnel pouvant être une source d'information sur ce dossier, 4) Consultation de la règle de conservation du dossier dans différents organismes, etc.

Travail de 10-15 pages incluant la bibliographie et les annexes (format econo-ecolo) et présentation orale du travail auprès des étudiants les mardis 7 avril et 14 avril. Un document-synthèse doit être remis aux autres étudiants. 

Travail individuel ou en équipe (2 personnes)

Dates des présentations orales : 7 avril et 14 avril 2020

Date de remise du rapport écrit (sur StudiUM) : 21 avril 2020

 

Note : ce cours ne comporte pas d'évaluation par examens

Lien entre les objectifs spécifiques et la validation des apprentissages

	Devoir	Exercices sur la signature numérique	Analyse d'un type de document	Modélisation d'un processus d'affaires	Analyse d'un dossier d'exploitation
Développer le cadre intellectuel nécessaire à l’analyse et à l’identification des documents et des dossiers dans n’importe quel milieu organisationnel et quel que soit le stade de vie des documents;	X		X	X	X
Étudier les archives contemporaines à partir des méthodes propres à la diplomatique;			X		X
Reconnaître et s'assurer de la présence de composantes qui garantissent l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité, l’exploitabilité et la validité d’un document.		X
Comprendre le lien organique entre les documents, la notion de dossier et de chaîne documentaire;					X
Identifier les documents et dossiers essentiels d’une organisation;	X		X		X
Comprendre et modéliser la circulation de l’information dans une organisation.				X
Comprendre les défis à relever dans l'environnement numérique et le rôle clé de l'archiviste et de la diplomatique dans la gestion de l'information numérique.		X		X

Politiques, règlements et directives

L’ensemble des politiques, règlements et directives énoncés dans le guide étudiant (http://www.ebsi.umontreal.ca/ressources-services/guides-etudiant/guide-msi.pdf) s’applique. Une attention particulière est à porter aux éléments suivants:

• Règlement disciplinaire sur le plagiat ou la fraude concernant les étudiants. Toute infraction au règlement sur le plagiat ou la fraude sera traitée suivant la procédure indiquée dans le règlement.
• Délais et dates de remise des travaux. Tout retard non justifié dans la remise d'un travail sera sanctionné : 5% de la note est retranché par jour de calendrier de retard jusqu'à un maximum de 35%; à la 8ième journée de calendrier, la note F (échec) ou zéro est accordée.
• Qualité de la langue. Un maximum de 10% de la note globale d’un travail pourra être retranché pour la qualité de la langue.
• Il est attendu que tous les étudiants inscrits au cours respectent le code d’honneur de l’EBSI.

Ressources

Gagnon-Arguin, Louise, Mas, Sabine et Maurel, Dominique (2019). Typologie des documents des organisations. De la création à la conservation. 2e édition. Sainte-Foy, Québec: Presses de l'Université du Québec. 455 pages.

Gagnon-Arguin, Louise et Mas, Sabine (2011). Typologie des dossiers des organisations : analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique. Sainte-Foy (Québec) : Presses de l’Université du Québec (Collection Gestion de l’information). 232 pages. [En ligne] http://site.ebrary.com/lib/umontreal/detail.action?docID=10513035

Ces deux ouvrages sont en vente à la librairie de l'Université de Montréal (Pavillon Jean-Brillant) et disponible à la B.L.S.H.

Autre information

Les étudiant(e)s sont également invité(e)s à consulter le site web du cours SCI6114 offert sur StudiUM (https://studium.umontreal.ca) sur lequel ils/elles trouveront notamment :

- une bibliographie détaillée du cours

- les supports de cours et autre documentation

- les protocoles des TP (au fur et à mesure de la session)