Plan du cours SCI6115 - Classification archivistique (Hiver 2021)
3 crédits
Préalable : SCI6001
Professeure titulaire : Sabine Mas
Courriel : sabine.mas@umontreal.ca
Téléphone : 514-343-2245
Bureau : C-2040, Pavillon Lionel-Groulx
Disponibilités : Sur rendez-vous
Site Web du cours : https://studium.umontreal.ca/
Les cours se donnent sur la plateforme StudiUM (asynchrone) et Zoom (Séances synchrones : jeudis de 8h30 à 11h30).
Description officielle
Classification des archives à des fins administratives et à des fins de recherche. Principes, méthodes et outils de classification et de repérage. Organisation des archives électroniques. Indexation. Métadonnées.
Objectifs d'apprentissage
Ce cours vise à initier les étudiant(e)s à la classification archivistique et à les rendre capable de développer des plans de classification des archives courantes et des archives définitives.
- Étudier les plans de classification à partir des méthodes propres à l’archivistique;
- Développer le cadre intellectuel nécessaire à la conception d’un plan de classification dans n’importe quel milieu organisationnel et quel que soit le stade de vie des documents;
- Comprendre, pour les besoins d’un travail archivistique, le lien organique entre les documents, les dossiers et les fonctions de gestion et d’exploitation d’une organisation;
- Élaborer un inventaire des documents et des dossiers d’une organisation ou d'un individu en vue de concevoir un plan de classification;
- Reconnaître et s’assurer de la présence des composantes qui assurent la cohérence, la pertinence, et l’hospitalité d’un plan de classification, notamment dans un environnement numérique.
Méthodes pédagogiques
Le cours prendra la forme d’exposés magistraux, de conférences de professionnels du milieu des archives, de discussions en classe, et de travaux pratiques réalisés dans un milieu.
À l'hiver 2021, le cours se déroulera entièrement à distance. Il est possible que l'étudiant(e) se déplace de façon ponctuelle pour réaliser des recherches et collecter des informations dans le cadre des travaux pratiques à réaliser (voir ci-dessous : Évaluation des apprentissages).
Contenu du cours
Ce cours, qui comporte une partie théorique et une partie pratique, s’intéresse principalement à quatre éléments : la classification des archives courantes, la classification des archives définitives, la classification des archives dans l’environnement numérique et l’organisation personnelle des documents.
Partie théorique
- Classification des archives courantes
- Classification des archives définitives
- Classification des archives dans l’environnement numérique
- Analyse des besoins
- Constitution et analyse des outils de classification des archives
- Organisation personnelle des archives en milieu de travail
- Classification à facettes des documents d'archives.
Partie pratique
Dans un cadre voulant reproduire le plus exactement possible la réalité archivistique, l’étudiant(e) sera appelé(e) à intervenir à distance dans un milieu en participant à :
- la réalisation d’une analyse de besoins ;
- la création d’un système de classification ;
- la présentation orale d'un système de classification ;
- la rédaction d’un rapport d’intervention.
Calendrier des activités
| Date | Activité(s) | Évaluation |
|---|---|---|
| 2021-01-14 | Présentation du cours Introduction générale | |
| 2021-01-21 | Principes classificatoires généraux
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| 2021-01-28 | Classification des archives courantes | Compte rendu de lectures (5%) |
| 2021-02-04 | Classification personnelle des documents en milieu de travail | |
| 2021-02-11 | Classification à facettes
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| 2021-02-18 | Classification automatique Conférence de Dominic Boisvert, consultant et chargé de cours à l'EBSI | Compte rendu de lectures (5%) |
| 2021-02-25 | Classification des archives définitives Séance animée par Isabelle dion, chargée de cours et coordonnatrice de stages à l'EBSI
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| 2021-03-04 | Pas de cours (Semaine de relâche) | |
| 2021-03-11 | Analyse des besoins (partie théorique) : élaboration en classe d’un questionnaire pour la connaissance du milieu et d’un formulaire d’inventaire Contenu du rapport d’intervention et répartition des tâches Déontologie professionnelle | Compte rendu de lectures (5%)
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| 2021-03-18 | Analyse des besoins (partie pratique) : Collecte des données (1) : utilisation du questionnaire et participation active des étudiant(e)s durant l’entrevue avec le responsable du milieu | Note : séance réalisée avec la participation d'un membre du milieu d'intervention sur Zoom |
| 2021-03-25 | Collecte des données (2) : inventaire
| Remise du devoir (25%) Note : séance réalisée avec la participation d'un membre du milieu d'intervention sur Zoom |
| 2021-04-01 | Collecte des données (3) : inventaire
| Note : séance réalisée avec la participation d'un membre du milieu d'intervention sur Zoom |
| 2021-04-08 | Collecte des données (4) : inventaire | Note : séance réalisée avec la participation d'un membre du milieu d'intervention sur Zoom |
| 2021-04-15 | Formation des usagers à l'utilisation du plan de classification Séance animée par Nathalie Denis, archiviste à la Division de la gestion de documents et des archives de l'Université de Montréal
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| 2021-04-22 | Présentation orale du rapport au responsable du milieu d'intervention
| Présentation orale (20%) IMPORTANT : présentations orales réalisées devant le/la responsable du milieu d'intervention sur Zoom |
| 2021-04-29 | Pas de cours
| Remise du rapport d'intervention (40%) |
La matière et sa répartition entre les cours sont sujettes à changement.
Évaluation
1. Comptes rendus de lecture (15%)
Trois comptes rendus de lecture de 1-2 pages pour les lectures suggérées pour chaque thème. Ce compte rendu comprend la référence bibliographique des lectures, un bref résumé et, point le plus important, les conclusions personnelles du lecteur/de la lectrice.
Travail individuel.
Date de remise sur StudiUM : le 28 janvier, 18 février, et 11 mars, avant 23h59.
2. Devoir (25%)
Ce devoir comporte des questions à choix multiple et à court développement posées par l'enseignante trois semaines à l'avance. Il permettra aux étudiant(e)s d'évaluer leur compréhension des notions vues en classe ou abordées dans les lectures obligatoires.
Travail individuel
Date de remise sur StudiUM : le 25 mars, avant 23h59.
3. Présentation orale du rapport d’intervention (20%)
Comme dans une véritable intervention, les étudiant.e.s présenteront oralement au responsable du milieu d’intervention le contenu du rapport d’intervention, et plus particulièrement le plan de classification proposé.
Travail en équipe.
Date des présentations orales : le 22 avril entre 8h30 et 11h30, devant le/la responsable du milieu d'intervention.
4. Rapport d’intervention (40%)
Ce rapport sera rédigé par les étudiant.e.s à partir de la mi-session selon une répartition du travail qui devra être faite le 11 mars. Le contenu du rapport décrit ici ne l’est qu’à titre indicatif. Le 11 mars et tout au long de la deuxième partie de la session, comme dans une véritable intervention, ce contenu devra être précisé en tenant compte du milieu, des besoins qui auront été identifiés et de toutes autres nouvelles considérations.
Aperçu du contenu du rapport d’intervention :
- Introduction (Explication du mandat)
- Connaissance du milieu (Présentation de l’organisme)
- Constat (Description de la situation, compilation des données recueillies)
- Description de l’intervention (Description du système de classification à mettre en place)
- Conclusion (Réflexion de l’équipe sur le travail)
Travail en équipe (4 étudiants maximum).
Date de remise sur StudiUM : le 29 avril.
Lien entre les objectifs spécifiques et la validation des apprentissages
| Comptes rendus de lecture (15%) | Devoir (25%) | Présentation orale du rapport d’intervention (20%) | Rapport d’intervention (40%) | |
|---|---|---|---|---|
| Étudier les plans de classification à partir des méthodes propres à l’archivistique; | X | X | X | |
| Développer le cadre intellectuel nécessaire à la conception d’un plan de classification dans n’importe quel milieu organisationnel et quel que soit le stade de vie des documents; | X | X | X | X |
| Comprendre, pour les besoins d’un travail archivistique, le lien organique entre les documents, les dossiers et les fonctions de gestion et d’exploitation d’une organisation; | X | X | X | |
| Élaborer un inventaire des documents et des dossiers d’une organisation ou d'un individu en vue de concevoir un plan de classification; | X | |||
| Reconnaître et s’assurer de la présence des composantes qui assurent la cohérence, la pertinence, et l’hospitalité d’un plan de classification, notamment dans un environnement numérique. | X | X | X |
Politiques, règlements et directives
Captation audio et vidéo du cours
Il est interdit de faire une captation audio ou vidéo du cours, en tout ou en partie, sans le consentement écrit de la professeure. Le non-respect de cette règle peut mener à des sanctions disciplinaires en vertu de l’Article 3 du Règlement disciplinaire concernant les étudiants.
L'étudiant(e) qui souhaite enregistrer le cours doit obtenir au préalable l'autorisation écrite de la professeure en lui remettant le formulaire Demande d’autorisation pour l’enregistrement d’un coursqu'il ou elle aura complété.
Par ailleurs, l'ensemble des politiques, règlements et directives énoncés dans le guide de l'étudiant s'appliquent. Une attention particulière doit être portée aux éléments suivants :
Travaux en équipe
Pour les travaux réalisés en équipe, la professeure se réserve le droit d’évaluer séparément chaque membre d’une équipe.
Règlement disciplinaire sur le plagiat ou sur la fraude concernant les étudiants
Il est attendu que tous les étudiant(e)s inscrits au cours respectent le code d'honneur de l'EBSI (http://www.ebsi.umontreal.ca/sout/code-honneur.html).
Toute infraction au règlement sur le plagiat ou la fraude sera traitée suivant la procédure indiquée dans le règlement.
Délais et dates de remise des travaux
Tout retard non justifié dans la remise d’un travail sera sanctionné : 5 % de la note est retranchée par jour de calendrier de retard jusqu’à un maximum de 35 % ; à la 8e journée de calendrier, la note F ou zéro (0) est attribuée.
Qualité de la langue
La professeure tiendra compte de la qualité du français dans l'évaluation des travaux et peut enlever jusqu’à 10 % de la note.
Ressources
Les lectures obligatoires seront annoncées en cours de session et affichées sur StudiUM.
Des lectures complémentaires seront proposées lors des cours pour permettre aux étudiant(e)s d’approfondir certains aspects de la matière présentée en classe et pour les soutenir dans la réalisation de leurs travaux.
Ouvrage obligatoire
Mas, S. (2011). Classification des documents numériques dans les organismes. Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage. Collection Gestion de l’information. Québec : Presses de l’Université du Québec (En vente à la librairie Pavillon Jean-Brillant et disponible à B.L.S.H. pour emprunt ou consultation sur place : https://umontreal.on.worldcat.org/oclc/702800274)