SCI6005 Information numérique et informatique documentaire (A2023)

Après avoir abordé la question des formats de fichiers, nous nous attarderons maintenant à une métadonnée très importante d'un fichier, soit son nom. On ne soupçonne pas toujours l'importance de bien nommer un fichier ou un dossier. Cette importance est bien réelle comme un fichier ou un dossier mal nommé peut causer des problèmes techniques, voire même de repérage.

Trois principaux aspects vont influencer le choix du nom d'un fichier ou d'un dossier :

1. Des contraintes techniques imposées par le système d'exploitation

2. Des bonnes pratiques pour faciliter l'échange de fichiers ou de dossiers

3. Des considérations organisationnelles pour faciliter la gestion des fichiers et des dossiers

Tous les systèmes d'exploitation excluent certains caractères spéciaux des noms de fichiers comme, par exemple, la barre oblique ou le point d'interrogation sous Windows 11. Si vous essayez d'inclure ces caractères dans le nom, le système vous retournera un message d'erreur. Même si on travaille dans un système d'exploitation en particulier, il ne faut pas oublier que nous sommes dans un environnement hyperconnecté. Il est donc prudent d'éviter les caractères spéciaux qui pourraient être problématiques pour d'autres systèmes d'exploitation. Pour éviter tout problème potentiel, il peut être sage de se contenter de lettres, de chiffres et du tiret ou barre de soulignement dans les noms de nos fichiers et dossiers.

Tous les systèmes d'exploitation imposent aussi une limite quant à la longueur, non pas du nom du fichier uniquement, mais de son chemin absolu (c'est-à-dire la mise bout-à-bout de tous les dossiers et sous-dossiers, à partir de l'unité de stockage, pour se rendre au fichier, par ex. C:\documents\cours\sci6005\cours1.pdf; nous reviendrons sur cette notion un peu plus tard). Sous Windows 11, le chemin absolu complet d'un fichier ne doit pas dépasser 260 caractères. Ainsi, bien que nous soyons débarrassés de la limite de 8 caractères qui prévalait à une certaine époque pour les noms des fichiers, il n'en demeure pas moins une bonne pratique d'éviter des noms trop longs. Pour raccourcir un nom de fichier, on peut par exemple utiliser des abréviations (pourvu qu'elles soient bien connues) ainsi qu'enlever les mots vides de sens (par exemple, les articles comme "le" et "la").

En sus des contraintes propres au système d'exploitation de son ordinateur, il faut aussi prendre en considération que nos fichiers pourraient être partagés par exemple avec nos collègues qui, peut-être, n'utilisent pas le même système d'exploitation. Nos fichiers peuvent aussi être déposés sur différentes plateformes de stockage en ligne qui sont sur des systèmes d'exploitation potentiellement différents. Ainsi, afin d'éviter des problèmes lors d'échange ou de transfert de fichiers, il est recommandé :

• D'éviter de mettre des caractères accentués dans les noms de fichiers ou de dossiers

• De remplacer les espaces dans les noms de fichiers ou de dossiers par un tiret (-) ou une barre de soulignement (_)

Certains vont même jusqu'à conseiller d'éviter d'utiliser des lettres majuscules, certains systèmes d'exploitation pouvant être sensibles à la casse (majuscule/minuscule) des lettres.

Finalement, certaines pratiques de nommage de fichiers peuvent être établies au sein des organisations afin d'uniformiser la manière de les nommer et en faciliter la gestion. Cela est particulièrement utile pour les espaces partagés de dépôt de fichiers. Par exemple, une bonne pratique est d'identifier dans le nom d'un fichier la version par une date (en privilégiant une seule forme pour les dates). Cela permettra facilement d'identifier la version la plus à jour d'un fichier.

Il n'est pas rare, et cela est même souhaitable, de consigner dans une convention de nommage l'ensemble des règles de nommage que l'on veut implanter dans notre organisation. Sur certains points, les conventions de nommage d'une organisation à l'autre pourront différer, mais certains principes de base s'y retrouveront assez systématiquement. On peut identifier facilement sur Internet des conventions de nommage. Vous retrouverez un exemple de règles de nommage pour la Ville de Brossard dans l'article de C. Couture (2009-2010)^[1] à l'annexe 1 (section D - Identification des fichiers et des répertoires numériques, p. 86-87). Vous en utiliserez une dans le cadre du TP sur les principes de base en gestion de l'information numérique.