Table dynamique

Une autre fonctionnalité fort utile des tableurs permettant d'exploiter la structure des données est la possibilité d'insérer des tables (tableaux) dynamiques. Ces tables permettent de facilement synthétiser des données sur la base de certaines de leurs colonnes.

Reprenons l'exemple de la feuille des données des clients d'ABC Courtage informationnel. Imaginez que cette feuille de données comporte plus de 200 clients et que nous désirons connaître rapidement le nombre de clients par catégorie d'emploi ainsi que le salaire annuel moyen par catégorie d'emploi. Il s'agit d'un cas parfait pour l'utilisation d'une table dynamique! Il ne faut surtout pas vous lancer dans un dénombrement manuel : non seulement cela vous ferait perdre du temps, mais il y a des chances que vous fassiez des erreurs de calcul.

Pour créer une table dynamique, il faut suivre ces grandes étapes :

  1. Dans la feuille de données, il faut choisir les données sur lesquelles vous voulez baser votre table dynamique en prenant soin de sélectionner les entêtes de colonne où se trouvent les noms des caractéristiques.

  2. Il faut demander la création de la table dynamique (menu Insertion > Table dynamique) et préciser que l'on utilise la sélection effectuée. Une fenêtre de configuration s'ouvrira.

  3. Il faut remplir les différentes zones de la fenêtre de configuration en fonction de ce que vous désirez en glissant les champs désirés aux bons endroits. Voici quelques informations sur les différentes zones qu'on y retrouve :

    • Champs disponibles : Liste des entêtes des colonnes sélectionnées

    • Champs de ligne : Champs qui serviront comme lignes dans la table dynamique générée

    • Champs de colonne : Champs qui serviront comme colonnes dans la table dynamique générée

    • Champs de données : Champs qui serviront comme données dans la table dynamique générée

    • Filtres : Champs qui serviront comme filtres pour ne présenter qu'une partie des données dans la table dynamique

Note : Il n'est pas nécessaire de toutes les remplir. Selon vos besoins, certaines ne seront pas exploitées.

Si on prend l'exemple mentionné plus haut d'obtenir une liste des catégories d'emploi des clients avec le nombre de clients par catégorie ainsi que la moyenne des salaires par catégorie, voici les étapes à suivre :

  1. Vous commencerez par sélectionner toutes les données de votre feuille de données.

  2. Vous configurerez votre table dynamique ainsi :

    • Ligne : Catégorie d'emploi comme ligne

    • Données : Nombre de client ainsi que Moyenne pour le salaire annuel (Truc : pour changer la fonction utilisée, double-cliquez sur le champ pour choisir une autre fonction)

  3. En cliquant sur OK, votre table dynamique sera ajoutée dans une nouvelle feuille de données.

  4. En observant la table dynamique, vous pourriez vouloir y apporter des modifications comme, par exemple, ajouter le nombre minimal d'années d'ancienneté ainsi que le nombre maximal d'années d'ancienneté. Faites un clic droit à l'intérieur de la table et choisissez l'option Propriétés. La fenêtre de configuration s'ouvrira à nouveau.

  5. Vous pourrez apporter les modifications désirées à la configuration pour ajouter les deux colonnes (minimum et maximum) pour générer à nouveau votre table dynamique.

Cet exemple est reproduit visuellement ci-dessous.

Création d'une table dynamique

Les possibilités de synthèse offertes par les tables dynamiques sont multiples et reposent sur une bonne structuration de vos données en colonne. Sans cette structuration, il ne serait pas possible d'exploiter les données de manière aussi efficace.