Conservation des fichiers
Comme pour l'organisation des fichiers, on peut aborder leur conservation sous deux angles : (1) la dimension technique de la conservation (conservation physique), et (2) la dimension archivistique de la conservation. En effet, pour toute information numérique que vous créez, il faut réfléchir aux conditions de sa conservation physique sur un support, ainsi qu'il faut se demander combien de temps il est nécessaire de la conserver. Cette réflexion sera d'autant plus critique si l'information est très importante. Il s'agit de gestion de risques : à quel point peut-on prendre la chance de perdre cette information? Par exemple :
Le fichier Word d'un travail de session important en cours de rédaction : à moins d'être prêt(e) à refaire tout le travail, il est crucial de vous assurer d'en avoir une copie de sauvegarde idéalement sur un espace de stockage qui ne se retrouve pas dans la même pièce que votre ordinateur. Un serveur comme OneDrive Entreprise représente un environnement de sauvegarde sécuritaire; il faut toutefois réaliser que vous ne pourrez y conserver vos fichiers éternellement. Il faut aussi vous demander combien de temps il est nécessaire et utile de le conserver!
La facture pour l'achat d'un ordinateur : si vous n'avez qu'une version numérique de la facture, il est très important de vous assurer de bien la conserver si on veut, par exemple, avoir recours à la garantie. Il est ainsi risqué de la conserver uniquement dans le dossier "téléchargement" de votre ordinateur ou de la conserver sur un serveur à distance plus ou moins fiable. S'il s'agissait de la facture pour l'achat d'une plante verte, vous assumeriez plus facilement ce risque!
Le fichier d'installation d'un logiciel : si vous pouvez sans difficulté récupérer ce fichier sur le site du producteur du logiciel, il n'est pas nécessaire d'en garder une copie.
Conservation physique des fichiers
La durée de vie d'un fichier numérique repose sur plusieurs facteurs, les plus importants étant les suivants :
D'une part, il y a la pérennité du format du fichier comme tel.
D'autre part, il y a la pérennité du support sur lequel il réside.
Pérennité du format de fichiers
Certains formats peuvent avoir la vie plus longue que d'autres, c'est-à-dire qu'il y aura dans les années à venir des logiciels en mesure d'en comprendre la sémantique. Comme nous l'avons vu précédemment, les formats normalisés, du fait d'être chapeautés par des instances de normalisation, ainsi que les formats ouverts, comme leurs spécifications sont publiques et accessibles, offrent une meilleure garantie de pérennité. Un format fermé et propriétaire est en effet dépendant d'un producteur commercial qui pourrait disparaître ou décider de ne plus le maintenir.
Pérennité du support de stockage
En sus de la pérennité du format, il faut aussi prendre en considération la pérennité du support sur lequel les fichiers sont enregistrés.
Cette pérennité peut se comprendre sur le plan physique des supports de stockage : Combien de temps un disque dur demeure-t-il lisible et fonctionnel? Combien de temps une clé USB peut conserver des fichiers? Qu'en est-il des supports de stockage comme les disquettes, les CD, les DVD?
Leur durée de vie est tributaire des matériaux qui les composent, mais aussi de leurs conditions d'utilisation et de conservation. Des stratégies de migration doivent être envisagées pour les contenus qui doivent être conservés sur de longues durées afin de s'assurer de ne pas les perdre en raison d'un support de stockage qui a dépassé sa durée de vie. Nous n'entrerons pas dans les détails techniques de la conservation des supports numériques, comme il s'agit d'un domaine d'expertise très vaste qui dépasse les objectifs de ce cours. Vous retrouverez sur le Web des ressources intéressantes en la matière, comme par exemple sur le site de l'Institut canadien de conservation du Gouvernement du Canada : https://www.canada.ca/fr/institut-conservation/services/soin-objets/supports-electroniques.html. Pour celles et ceux qui s'intéressent à ces questions, le cours SCI6358 Préservation audiovisuelle et numérique permet d'aller plus loin sur ces notions.
Il faut aussi penser à l'accès à l'information contenue sur ces supports. Même si un support a une durée de vie de 200 ans, il devient inutilisable si les lecteurs pour accéder à son contenu n'existent plus ou si l'accès à la plateforme en infonuagique sur laquelle l'information est conservée n'est plus possible (par exemple, si vous n'avez plus de compte actif sur leurs serveurs).
Conservation des fichiers du point de vue archivistique
Nous n'entrerons pas en détail dans les considérations archivistiques de la conservation des fichiers, qui relèvent plutôt d'un cours d'archivistique. Il importe toutefois d'être conscient(e) que tous les documents (et donc les fichiers numériques qui les composent) n'ont pas les mêmes besoins en termes de conservation en fonction de leur nature et du contexte. Par exemple, les organismes publics ont l'obligation de mettre en place un calendrier de conservation de leurs documents qui doit être approuvé par Bibliothèque et archives nationales du Québec (BAnQ). Il s'agit d'une obligation légale liée à la Loi sur les archives :
Tout organisme public doit établir et tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine les périodes d'utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés.
(Loi sur les archives, Article 7, http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/A-21.1)
Ce calendrier de conservation précisera pour différents types de documents ce qu'il faut légalement en faire dans des règles de conservation. Certains courriels, en fonction de la nature de l'information qu'on y retrouve, doivent ainsi être conservés pendant un certain temps, selon la règle de conservation qui leur est assignée. Il faut donc être très critique, à cet égard, lorsque l'on utilise un nouvel environnement numérique, d'une part sur les règles de conservation qui régissent les documents qu'on y crée et, d'autre part, sur le choix des formats et des supports afin de s'assurer de pouvoir respecter les délais de conservation impartis. Vous retrouverez en annexe du TP sur les principes de base en gestion de l'information numérique des exemples de règles de conservation pour certains documents qui peuvent se retrouver dans le plan de classification des activités académiques et professionnelles.