SCI6306 Bases de données documentaires

Le manque de qualité dans une base de données peut entraîner des coûts tant directs (perte de temps, d'information, coûts de correction ou remplacement) qu'indirects (p. ex. des dommages à la réputation et à celle des autres). Il n'est pas rare de voir dans l'actualité des exemples des problèmes liés à des BD dont la qualité n'est pas optimale.

La qualité d'une BD est liée, d'une part, au modèle économique du système (clients, lectorat & de qui on parle), et d'autre part, à l'expérience des utilisateurs et des utilisatrices. Il ne faut pas seulement exiger la qualité, il faut aussi la créer et la mettre de l'avant :

• Comme concepteur et conceptrice de BD documentaires, cela implique par exemple l'inclusion de différents mécanismes pour assurer la qualité des données (masques, listes de validation, etc.) et la qualité de l' « expérience-utilisateur » (ergonomie de l'interface).

• Il faut expliciter aux utilisateurs et utilisatrices les moyens pris pour assurer la qualité.

Les erreurs peuvent être introduites tant dans les données qu'on retrouve dans la BD, que par le système utilisé.

Les erreurs d'orthographe peuvent être parfois très fréquentes, que ce soit des omissions, des insertions, des substitutions ou des transpositions de caractères. Le clavier QWERTY (ou AZERTY) peut être la source de plusieurs erreurs, ce dernier ayant été conçu à la base pour des raisons mécaniques et non pour optimiser l'efficacité de la saisie. Le clavier Dvorak permet de réduire le nombre d'erreurs et d'être plus rapide, mais les coûts de son insertion en organisation (tant sur le plan matériel que sur le plan des ressources humaines) font qu'il n'a pas été adopté à grande échelle, aucune étude ne semblant avoir réussi à réellement prouver sa supériorité.

On peut intervenir au niveau de la qualité d'une BD à trois moments : lors de sa création, lors de la saisie des données, lors de l'utilisation de la BD :

• Création de la BD : Il est important de prendre le temps de bien conceptualiser la réalité pour laquelle la BD sera implantée. Il faut aussi exploiter l'ensemble des mécanismes de validation disponibles dans le SGBD (masques, listes de validation, etc.) afin de réduire les erreurs lors de la saisie de données. De plus, il faut prendre soin lors de la conception des interfaces, de développer des interfaces ergonomiques ainsi que d'impliquer les utilisateurs et utilisatrices pour s'assurer que le SGBD développé corresponde bien à leur profil.

• Saisie des données : Il faut implanter des mécanismes afin de vérifier les données qui ne sont pas contrôlées par des mécanismes de validation comme, par exemple, une relecture humaine ou un correcteur orthographique. Il est important de sensibiliser les personnes responsables de la saisie à l'importance de leur qualité ainsi que les former à l'utilisation du dictionnaire de données.

• Utilisation de la BD : Il est possible d'inclure dans les interfaces de saisie ou de recherche des rappels quant à la forme attendue de certains contenus ou à la syntaxe du langage d'interrogation. De plus, le soin pris lors de la création de la BD afin de développer des interfaces ergonomiques et de bien répondre aux besoins des utilisateurs augmentera la qualité de la BD.

Une BD étant en constante évolution, il est utile de prévoir des moyens pour recueillir les commentaires des utilisateurs et utilisatrices, que ce soit par un lien vers une adresse courriel sur le site Web, par un formulaire Web de rétroaction ou par l'utilisation de plateformes collaboratives externes (ex. Facebook) ou internes (c'est-à-dire intégrées au site Web comme, par exemple, la documentation php).