Légendes et renvois
Avantages
L'ajout de légendes pour identifier certains types d'objet dans un document (comme des images ou des tableaux) ainsi que de renvois dynamiques à ces légendes représente des avantages sur deux plans :
Sur le plan de la rédaction : L'ajout de légendes et de renvois systématise la bonne pratique, d'une part, de toujours intituler un objet inséré dans un texte et, d'autre part, de prendre soin de faire un renvoi dans le texte aux objets insérés.
Sur le plan de l'efficacité : Leur caractère dynamique (par exemple, les légendes sont numérotées automatiquement et le renvoi à la page d'une légende se met à jour automatiquement si celle-ci change de place) représente un gain net en efficacité. Il n'est en effet plus nécessaire, si on déplace une figure, de mettre à jour manuellement sa numérotation ou le numéro de sa page dans un renvoi.
Légendes
Il est possible d'associer à différents types d'objet (des images, des dessins, des tableaux par exemple) une légende permettant :
D'identifier le type d'objet (par exemple, illustration, figure, tableau)
De numéroter automatiquement ce type d'objet
De décrire l'objet
Dans l'exemple ci-dessous, la légende "Illustration 1 : Georges lisant les notes de cours" a été ajoutée à l'image pour préciser qu'il s'agit d'une illustration. Comme il s'agit de la première illustration dans le document, le numéro 1 lui a été associé.
Ces légendes représentent de bonnes pratiques sur le plan de la rédaction, comme il est toujours souhaitable de clairement identifier les objets insérés dans un document en en précisant le type (illustration, figure, tableau, ...) ainsi que la nature du contenu (titre). Il s'agit aussi d'une bonne pratique sur le plan de l'efficacité du fait d'une numérotation automatique; dès qu'un document est volumineux et comporte plusieurs tableaux et figures, le gain en efficacité est rapidement visible comme vous n'avez pas vous-mêmes à la numéroter! De plus, comme nous le verrons dans une section subséquente, c'est le fait d'insérer des légendes qui permet d'ajouter automatiquement une liste des illustrations dans un document.
Lorsque l'on procède à l'ajout d'une légende, les traitements de texte permettent habituellement de choisir parmi des catégories existantes (par exemple, Figure, Tableau) et même d'en créer de nouvelles. Comme illustré ci-dessous, dans Writer, il est aussi possible de choisir le type de numérotation désiré ainsi que de positionner la légende par rapport à l'objet auquel elle est associée.
Renvois
Un avantage supplémentaire des légendes vient du fait qu'en marquant ainsi un objet dans un document, il est possible d'en exploiter la position dans un renvoi. Les légendes sont en quelque sorte des signets! On peut les exploiter en insérant un renvoi dynamique dans le texte comme, par exemple "(voir l'illustration 1 en page 2)".
Les renvois sont ainsi de bonnes pratiques de rédaction. Un objet inséré dans un document doit habituellement être explicitement rattaché au texte en lui faisant référence par exemple par son numéro (Illustration 1) et/ou sa page (p. 2). L'insertion de renvois dynamiques rejoint ainsi ces bonnes pratiques, mais aussi en augmente l'efficacité comme le numéro de l'objet et sa page sont dynamiques (c'est-à-dire que si on déplace une illustration et que son numéro et sa page changent, le renvoi sera mis à jour dynamiquement).
Lors de l'insertion d'un renvoi, il faut, d'une part, choisir l'élément que l'on veut pointer. Comme on peut le remarquer dans la copie d'écran ci-dessous, non seulement il est possible de sélectionner des légendes (illustration et dessin), mais aussi d'autres types d'éléments dans un document (titres et paragraphes numérotés par exemple). L'idée à retenir est que du fait d'avoir "marqué" de différentes manières des éléments d'un document, par exemple avec une légende ou avec un style de titre, ces éléments deviennent "repérables" et peuvent être exploités entre autres pour faire des renvois.
Une fois l'élément choisi, plusieurs types d'information peuvent être inclus dans la mention de renvoi comme la page ou la catégorie et le numéro.
