Modèles
Avantages
Un modèle dans un traitement de texte est en quelque sorte une « coquille » prête à l'emploi présentant la structure de base d'un type de document et les règles de présentation des éléments qui le composent. Les avantages à utiliser des modèles pour les principaux types de documents utilisés dans une organisation sont nombreux :
D'une part, les modèles vont permettre de s'assurer d'une uniformité dans les contenus présentés ainsi que dans leur structuration. La mémoire organisationnelle qui y sera ainsi consignée sera ainsi plus constante d'une personne à l'autre. Leur consultation en sera ainsi facilitée.
D'autre part, il sera possible d'assurer une uniformité aussi dans le visuel retenu.
Finalement, les modèles facilitent la prise en main des tâches d'édition par des personnes nouvellement arrivées.
Composantes d'un modèle
Prenons, par exemple, le modèle de CV ci-dessous proposé par Word (Microsoft Office) :
On y remarque :
Des titres de section pour structurer le document
Des exemples de contenus pour guider l'utilisateur lors de l'édition du document
Un visuel prédéfini
On retrouve dans les traitements de texte certains modèles de base. Par exemple, dans Word (Microsoft Office), lorsque l'on demande de créer un nouveau document (Fichier > Nouveau), différents modèles apparaissent (Document vierge, Lettre de motivation, Rapport, etc.) ainsi qu'il est possible de chercher de nouveaux modèles en ligne. Du côté de Writer (LibreOffice), c'est par l'option Modèles de Fichier > Nouveau que l'on peut accéder à divers modèles (CV, Résumé, Carte de visite avec logo, etc.).
En sus des modèles existants, il est possible de créer des modèles de document adaptés aux besoins d'une organisation par exemple. Les professionnelles et professionnels de l'information sont bien placés pour créer ces modèles en raison de leur expertise sur le plan de la structuration de l'information et de leur rôle conseil dans la mise en place de bonnes pratiques de création de documents.
Comme vous l'explorerez dans le cadre du TP Structuration dans un traitement de texte, le développement d'un modèle de document dans un traitement de texte implique deux étapes principales :
la modélisation du type de document
l'implantation de la modélisation dans un modèle de document dans un traitement de texte.
Cette deuxième étape amène à exploiter toutes les fonctionnalités d'un traitement de texte nécessaires et utiles pour bien exploiter la structure du document vues précédemment (styles, légendes, table des matières, etc.).