Table dynamique
Une autre fonctionnalité fort utile des tableurs permettant d'exploiter la structure des données est la possibilité d'insérer des tables (tableaux) dynamiques. Ces tables permettent de facilement synthétiser des données sur la base de certaines de leurs colonnes.
Reprenons l'exemple de la feuille des données des clients d'ABC Courtage informationnel. Imaginez que cette feuille de données comporte plus de 200 clients et que nous désirons connaître rapidement le nombre de clients par catégorie d'emploi ainsi que le salaire annuel moyen par catégorie d'emploi. Il s'agit d'un cas parfait pour l'utilisation d'une table dynamique! Il ne faut surtout pas vous lancer dans un dénombrement manuel : non seulement cela vous ferait perdre du temps, mais il y a des chances que vous fassiez des erreurs de calcul.
La première étape pour créer une table dynamique consiste à choisir les données sur lesquels vous voulez baser votre table dynamique en prenant soin de sélectionner les entêtes de colonne où se trouvent les noms des caractéristiques :
Par la suite, il faut demander la création de la table dynamique (menu Insertion > Table dynamique) et préciser que l'on utilise la sélection effectuée. Une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de configurer la table dynamique :
Remarquez premièrement à la droite, dans la zone Champs disponibles, la liste des entêtes de vos données. C'est le fait de les avoir structurées en colonne qui permet de construire cette liste. On remarque aussi d'autres zones :
Champs de ligne : Champs qui serviront comme lignes dans la table dynamique
Champs de colonne : Champs qui serviront comme colonnes dans la table dynamique
Champs de données : Champs qui serviront comme données dans la table dynamique
Filtres : Champs qui serviront comme filtres pour ne présenter qu'une partie des données dans la table dynamique
Ces zones sont à compléter en fonction de ce que l'on veut faire. Il n'est pas nécessaire de toutes les remplir. Si on reprend l'exemple mentionné plus haut d'obtenir une liste des catégories d'emploi des clients avec le nombre de clients par catégorie, la table dynamique sera configurée ainsi :
Plus précisément :
On veut utiliser Catégorie d'emploi comme ligne.
On veut inscrire le nombre de client comme données ainsi que la moyenne pour le salaire annuel.
Pour remplir les zones, il suffit de cliquer sur le champ désiré dans la liste des champs disponibles pour le glisser par la suite dans la zone désirée. Pour les données, c'est en double-cliquant sur le champ que l'on peut changer la fonction qui est appliquée à ces données (pour des données numériques, on pourrait vouloir la moyenne par exemple).
Après avoir cliqué sur OK, le tableur ajoutera une nouvelle feuille de données avec la table dynamique :
Si vous réalisez que la table dynamique n'est pas tout à fait ce que vous vouliez, un clic-droit sur cette dernière vous permet d'ouvrir à nouveau la fenêtre de paramètres pour la reconfigurer. Et vous aurez deviné que si on parle d'une table dynamique, c'est parce qu'il est possible de la mettre à jour si les données changent (option Actualiser de son menu contextuel si la plage de données n'a pas changé ou option Propriétés pour changer la source de données si des lignes et/ou des colonnes se sont ajoutées).
Les possibilités de synthèse offertes par les tables dynamiques sont multiples et reposent sur une bonne structuration de vos données en colonne. Sans cette structuration, il ne serait pas possible d'exploiter les données de manière aussi efficace.