Modélisation pour un tableur
La structure intrinsèque d'un fichier produit par un tableur diffère de celle des fichiers produits par un traitement de texte :
À la base, le contenu d'un fichier d'un traitement de texte est libre, sans contrainte stricte sur sa structure. On peut y représenter différentes structures logiques, voire même des documents non structurés.
Pour un tableur, les contenus sont nécessairement structurés selon une logique stricte : premièrement, en feuilles de données qui regroupent des ensembles cohérents d'informations et, deuxièmement, pour chacune des feuilles de données, en lignes et en colonnes.
Cette structuration stricte des informations dans un tableur est un avantage certain comme elle donne accès à différents moyens de l'exploiter (par exemple, les formules, les tables dynamiques et les diagrammes). C'est un avantage en autant que les informations à exploiter possèdent une telle structure en lignes et en colonnes (ce qui n'est pas toujours le cas)!
Comme illustré dans les sections qui suivent, cette structuration stricte aura bien entendu une incidence lors de la modélisation d'un contexte pour développer un modèle de document de classeur, tout particulièrement pour les deux premières étapes (conceptualisation et représentation).
Modélisation d'un type de document dans un tableur : Conceptualisation (1ère étape)
Il faut à cette première étape observer des exemples des contenus que l'on veut structurer dans un tableur afin de bien en comprendre la structure :
Dans un premier temps, il faut voir si ces informations forment un ou plusieurs ensembles cohérents pour savoir si elles seront contenues dans une ou plusieurs feuilles de données.
Par la suite, pour chacune des feuilles, il faut penser à ce que représenteront les lignes et ce que représenteront les colonnes.
Exemple : Conceptualisation des informations sur les clients
L'observation des données sur les clients dans des fiches clients pourrait permettre d'identifier les caractéristiques suivantes* :
On retrouve un ensemble distinct d'informations, soit les informations sur les clients. Il y aurait ainsi une feuille de données dans le classeur.
Chacune des lignes représenterait un client tandis que les colonnes représenteraient des caractéristiques des clients (No_client, Titre, Prénom, Nom, Employeur, Catégorie d'emploi, Ancienneté, Salaire annuel).
*Note : Ce contexte est un peu différent du contexte du TP Structuration dans un traitement de texte. On y retrouve en effet certaines informations complémentaires!
Modélisation d'un type de document dans un tableur : Représentation de la conceptualisation (2ième étape)
Après avoir conceptualisé la structure du classeur (feuille de données, lignes et colonnes), il faut représenter cette conceptualisation. Pour une feuille de données, cette représentation peut se faire assez naturellement à l'aide d'un tableau où l'on indique, sur la première ligne, les titres des différentes colonnes et, sur une deuxième ligne, un exemple de contenu. L'exemple de contenu permet, entre autres, d'expliciter d'éventuelles règles d'écriture des contenus (par exemple, la manière d'écrire un numéro de téléphone).
Note : Si, lors de cette représentation vous notez des erreurs dans votre conceptualisation, il n'y a qu'à retourner la corriger.
Exemple : Représentation de la conceptualisation des informations sur les clients
Le tableau suivant permet de représenter la conceptualisation des informations sur les clients dans un tableur décrite précédemment :
No_client | Titre | Prénom | Nom | Employeur | Catégorie d'emploi | Ancienneté | Salaire annuel |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Professeure agrégée | Ana | Conda | Université de l'Est-en-ciel | Personnel enseignant | 8 | 90 000$ |
Modélisation d'un type de document dans un tableur : Validation du modèle (3ième étape)
Comme pour tout processus de modélisation, il est important de valider que notre conceptualisation et sa représentation tiennent bien la route en les confrontant à de nouvelles informations ou à l’œil aiguisé d'un ou d'une collègue. S'il s'avère que certains éléments n'ont pas été pris en compte, il faut modifier en conséquence la conceptualisation et sa représentation.