Publipostage
Une dernière manière d'exploiter la structure d'un classeur d'une table de données qu'il est important de connaître sera abordée. Il s'agit de la possibilité d'utiliser un classeur comme source de données pour générer automatiquement des documents type dans un traitement de texte. C'est ce que l'on appelle du publipostage.
Il y a ainsi deux ingrédients pour le publipostage :
Un classeur de tableur qui contient des données;
Un document type dans un traitement de texte où injecter les données du tableur.
L'exemple classique de publipostage est le cas d'une entreprise qui veut envoyer une lettre type à ses clients. Elle ne veut pas avoir à créer manuellement chacune des lettres, mais aimerait bien qu'elle soit minimalement personnalisée avec, par exemple, le nom des clients.
Reprenons l'exemple de la firme ABC Courtage informationnel. Elle aimerait bien envoyer une lettre à ses clients pour les aviser de l'arrivée du nouveau site Web que vous avez préparé. Comme elle a déjà les données de ses clients dans un classeur, il ne lui reste qu'à préparer la lettre et à y insérer les données du classeur.
Comme vous n'aurez pas à faire ces manipulations dans le cadre du TP Structuration dans un tableur, nous n'allons pas entrer dans le détail technique de la procédure, mais simplement illustrer le principe du publipostage. L'objectif, encore ici, est de bien comprendre les bénéfices de cette structuration de l'information dans un tableur.
Lorsque l'on fait du publipostage, il faut créer la lettre dans le traitement de texte et, en l'associant au classeur, y placer les champs d'information qui sont pertinents. Dans l'exemple ci-dessous, les champs du classeur servent à générer le bloc d'adresse du client en haut de la lettre.
Une fois cette lettre pour le publipostage prête, il s'agit tout simplement de demander au traitement de texte de générer une lettre pour chacun des clients. En voici un exemple :
On peut ainsi, par publipostage, générer par exemple des lettres, des enveloppes, des courriels. C'est, d'une part, la structuration des données en colonne dans une feuille de données d'un tableur qui permet cette opération, mais c'est aussi possible du fait de l'interopérabilité des traitements de texte et des tableurs au sein des suites bureautiques.